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浅谈公文撰写工作应把握的几个问题

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范文轩 发表于 2012-4-5 11:09:50 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
     公文是党政机关、社会团体、企事业单位管理政务、办理公务、处理事务的重要手段与工具,是用以发布政令、颁布法规、制定计划、总结工作、报告情况、请示问题、通知事项、联系事宜的书面文字。笔者结合近年来从事公文撰写工作的具体实践,从文秘工作者的角度,就公文撰写的一般规律谈一些个人看法。2 m* L. x& l* ]5 ~( Y8 ]7 V
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  一、端正态度,认识公文撰写工作的重要性" ?5 c, {+ s6 ^! M+ H8 I4 m

( ]3 q7 U( y, y6 j  态度决定一切,态度端正才能提高工作质量,收到事半功倍的效果。公文往来是宣传政策、布置工作、联系业务、上传下达、掌握舆情、通报信息的主要手段。从商品意义上讲,商品是企业的产品,公文就是党政机关的主要“产品”。公文质量的高低直接反映一个部门、单位的整体工作水平。因此,各级各部门尤其是从事文字工作的同志要自觉站在讲政治、顾大局、树形象的高度,充分认识公文撰写工作的重要性和自身所担负的重要职责,始终保持积极的态度、饱满的精力,全身心地投入到公文撰写工作之中。8 {! t9 B9 z# Y

/ U: Y& H% g0 G& }4 c, e  二、突出“四性”,把握公文撰写的基本原则
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+ l4 X" [8 q' Y; {; P  一是政策性。政策性是公文撰写的最基本要求,从大的方面讲,就是不反党、不反社会主义;从单位业务来讲,就是符合上级政策要求、与上级文件精神保持一致;从小的方面讲,就是不发表消极言论,不无病呻吟,不发牢骚,不掺杂个人偏激观点。
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  二是针对性。公文的行文目的是解决工作中的具体问题,它的撰写必须使受文一方迅速明确要解决什么问题,为什么要解决这个问题,是对上级专项问题的请示,是对下级部署工作,本文由老秘网推荐,还是同级之间的经验交流,都必须心中有数,做到言之有物,观点鲜明。提倡什么,反对什么,清楚明了,不能含含糊糊、模棱两可。. o: s! ?8 M- l) D; B1 z/ f& i
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  三是全局性。不谋全局者,不足谋一域。全局即高度,一般而言,领导不直接从事第一手公文撰写,从事材料写作的同志大多在非领导岗位上。但在材料撰写过程中,应该站在领导者的角度、单位工作全局的高度来谈思路、提对策。从一定意义上讲,干事要站在分管领导的角度看问题,副职要替主要领导分忧,部门要为政府解愁,政府要替党委担责,也可称作换位思考,这样才能站得高、看得远。( f2 ^: P# \; E% h
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  四是可操作性。要在把握上情的同时,吃透下情,将上级精神与本地区、本部门实际有机结合起来,不说放之四海而皆准的套话,不说言之无物的空话,不说言过其实的假话。比如,为什么要开展某项工作,其重要性、必要性通过简要阐述,普通受众便能明了;提出的措施经过相关部门沟通协调,就能够落实;确立的目标通过一定努力,就能够实现。7 P/ Y* |7 E1 e% ~- I  X4 g* p
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  三、注重积累,解决好无从下笔的问题+ U- n& R5 |) R6 q- y  d
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, a$ C( J7 u4 M+ v, Y5 ^  4.搭配不当。撰写标题要注意前后词语的搭配,如《关于将计划生育工作列入各县区年终考核的通知》,“列入”和“考核”就不搭配,应将“考核”改为“考核范围”;《关于调整局领导分管业务的函》,“调整”与“分管业务”就不搭配,应将“分管业务”改为“分管工作”或简洁为“分工”。
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7 ]* e) e8 Y+ l! u  E; B  5.表述不准。如××市气象局《关于做好世园会闭幕式人工消雨作业的通知》,“世园会闭幕式”应为“世园会闭幕式期间”或“世园会闭园活动”;《关于促进老秘网规范经营落实扶持政策的意见》,应为《关于规范老秘网经营活动的通知》或《关于扶持老秘网业发展的意见》。
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  五、谋篇布局,解决好框架结构的问题 . Z" n7 o5 [$ O  w+ |3 {
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  谋篇布局主要是使公文结构明了、层次分明。公文一般按照提出问题、分析问题、解决问题的共同结构规律来布局。通常情况下,第一部分讲为什么做某事,第二部分讲怎么做,第三部分讲做到什么程度;也可以理解为第一部分说明工作重要性,第二部分阐明目标任务、工作重点,第三部分表述工作方法、加强组织领导、落实保障措施等。# a8 T2 V1 L& u: m
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  较长的公文,提出问题部分可以用一段或数段文字;分析问题部分可以用若干段,列出若干小标题;解决问题部分也可以有若干条、若干款。对问题比较复杂,头绪繁多的公文,可通过分章、分节的方法使其结构层次分明。
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  较短的公文,以上部分可作为几个小层次合在一起,用一段文字表达就行了,其中提出和分析问题有时还可以合并成一句话来表达;如果提出的问题在标题中已明确显示过了,开篇即可进入对问题的分析。还有少数公文,只写出结论性意见即可,如命令、指示、批复等。
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  六、 条理清晰,解决好逻辑关系的问题9 _) |) t7 D/ f- l. E4 ]
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  一切文章都要有条理性,公文的实用性决定了其条理性应更强。
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  1. 交代要清楚。公文中涉及的人名、地名、机关名称、事件、时间、数字等,都必须规范表述。引用其他文件时,应写明文件标题、发文机关、日期、文号等;县以下不为人所熟知的地名,前面应冠以所属的省、市、县名;某事物的全称较长,第一次出现时可用括号标出其简称,后文就统一用简称。
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' }; T& [" i. z2 Q* m  2. 叙述要连贯。如由开头到结尾,由原因到结果,由正面到反面,由主体到从属,要做到有条不紊。层次之间无论是衔接关系、转折关系,还是并列关系、从属关系、因果关系,都要脉络连贯,环环相扣,不要颠来倒去,重复累赘,缠杂搅扰。分类是保证条理清晰的重要方法,是按不同质的特性区分事物,相同者集中,相异者分离。表述应前后一致,不自相矛盾,不顾此失彼。
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  3. 详略要得当。要善于运用概括叙述和详尽叙述的不同方式。该说的要说到,不该说的一句也不说;无需多说而又不能不说的,择其要害予以说明;需要详尽叙述的,要提前对所有过程梳理分析,使其要点得到充分说明。0 z0 d; T7 j! l# N& e0 r: T
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  七、简洁恰当,解决好遣词造句的问题
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  遣词造句是所有材料撰写都必须高度重视的主要问题,就公文而言,其特点如下:
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  1.朴实。公文不同于文学作品,公文具有严肃性、指令性,体现质朴文风,要求通俗地把客观事物说清楚,不追求艺术魅力,不堆砌华丽辞藻。但这并不意味着所有公文语言都必须呆板单调,千篇一律。相反,它应根据各个文种和具体内容的需要,注重修辞,讲究辞章,做到笔下生辉。如嘉奖令、慰问函、表彰性通报等,就应该生动活泼,富有鼓动性和感染力。$ {9 j+ M$ w5 ~: G9 P& S5 B
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  2.准确。公文一般宜用事务语体、书面语体,而不用口头语体、会话语体。公文用词多用特定的习惯用语,如贵单位、兹有、收悉、近悉、即请、接洽、函复、为盼等。业务部门公文多用一些专业词语。公文用语不夹杂主观臆断、好恶、情绪,不用容易产生歧义的多义词语,少叠用同义或近义修饰词,少用同义的对仗句和不符合语言习惯的倒装句,不引用古诗词、俗语,不滥用文言词、生僻字,不生造词语。. }* O* [+ M, S3 B/ k1 L6 t+ \

  e6 G- `. k& r) i5 ]* R1 d# _  3.得体。指用词用语要切合分寸,即说什么,不说什么,多说什么,少说什么,用什么语气、措辞说,都要与特定目的、对象和谐一致。如贺电、贺信要求热烈而欢快;唁电、悼词要求沉痛而哀伤;颁布政令要求庄重严肃;批驳错误要求有理有力;提出申请要求平顺委婉。如果该说的没有说透彻,或说了却因用词不当而影响发文效果,就属不得体。如在强制性的文书中,词语应用“务必”、“必须”;在指示及规定性文书中,词语应用“应该”,不能用“拟请”、“提请”等。8 b6 G0 F% z# t: W7 W# s* Q

/ H) I8 w, q* X7 o; x8 R  4.凝练。公文语言务求简洁扼要,以少胜多,用最简洁的语言表达最全面的内容。公文初稿形成后,要字斟句酌,反复推敲,把可有可无的标点、字、句、段删除,做到有话则长,无话则短,详略有致,意尽言止。在当前倡导说短话、写短文的新时期,更应该话语凝练、干净利落。" P: ~' J/ e8 i0 S+ P% h

4 B# ]% i9 `% K3 X" M& ]7 i! J  S  另外,公文撰写要按照国家通用汉字的要求,正确使用汉字,不写不规范的字、已经废除的繁体字、未被采用的简体字,更不能造字、拼字,并着力消除错别字,避免闹笑话、影响工作。□聂学祥 来源:应用写作杂志社
 

精彩评论1

正序浏览
大秘书 发表于 2012-4-5 12:26:51 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
  事业单位的公文撰写是上下级单位之间联系工作的必要手段,做好这项工作,有利于单位之间信息的准确传达,以及工作任务职责的明确和落实。本文综合石安处公文写作和管理工作的经验,就公文撰写的几个要点谈谈看法。 ' r; x# a2 P  l3 I

8 H# Q3 u+ ^5 q0 {( s    一、正确理解意图和会议精神,是提高公文写作质量的"定位键" 8 C' _5 Q' p  ?. F1 H5 U( @: `

/ j/ V! q$ h4 a2 L$ N2 s    正确理解意图,包括了解熟悉上级领导机关意图,准确把握本级领导意图。上级领导机关和本级领导意图,是指上级机关和本级领导关于某项工作的指导方针、总体部署、基本要求和大致思路,是各级机关履行职能、开展工作的基本依据。起草公文要完整准确地体现领导意图,必须注意以下三点:一是要完整准确地把握领导意图。要做到这一点,平时就要注意学习领会上级机关的有关指示精神,熟悉有关工作部署和要求,善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。二是要创造性地体现领导意图。由于上级机关的指示精神有时是指导性、原则性的,加之领导在考虑成熟某个问题前,其意见想法有时还不连贯、不集中、不清晰,因此,起草公文时要善于把握领导意图的精神实质,进行必要的提炼、概括、完善、拓展、创新,做到融会贯通。三是要善于拾遗补缺。"拾遗补缺"是指在起草公文和整理领导讲话时,要完整准确地归纳整理领导意图。尤其是整理领导的即席讲话,有的没有明确的标题,有的只是要点,这类讲话往往有的是"半截子话"。这就需要整理者提炼标题,调整结构,补充内容,修正语句,规范口语,做到既不偏离领导讲话的主旨,又要"高于"领导即席讲话的"水平",这才是公文写作者要达到的目的。
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    二、合理加工材料。
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  V! P+ d. l' o7 \    选定的材料经过核实之后。还应该对材料进行必要的加工整理,然后再用到文稿里去。可以对材料进行三个方面的加工:一是适体剪裁加工。通读材料,删削冗赘,化长为短,变详为略,将交待过多、议论过多的无关的描述、哕嗦的废话去掉,套话、空话一律删除。变换体裁角度,将描写、抒情及不必要的议论改写为叙述或说明。在表达方式上变"曲笔"为"直笔",直述不曲才适合公文体式。二是合并提高加工。同一问题,散见于若干材料中,可以摘取概括,变为概述,或者保留一个"点"的材料,把其他相似材料综合成"面",点面结合。同类数字,可以相加,抽取合并后变成一个综合数字。变换角度"提高"原材料的可用性。三是文字润色加工。适体剪裁、合并提高之后,再审读材料,进行文字润色,从而进一步提高材料的质量。
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    三、语词严谨,简明扼要 ) L! r; q& _4 t( B
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    公文撰写要做到语词严谨、语句平稳、语调平和。避免官僚腔调,高高在上,要确保公文的严肃性。公文是部门与部门之间、单位与单位之间、上级与下级之间互通信息、落实工作和牲务的桥梁,具有很高的政治性,不应成为官僚作风的载体。公文要求条理清晰、文理通顺,避免借题发挥、叙述离题、拖泥带水、絮叨不绝,应做到简洁精练、简踞扼要。所谓"七分材料三分写",指的就是材料的质量对于整篇公文质量的重要作用和影响。筛选材料,主要是根据三个标准:一是材料的相关性。与公文主旨有关联的材料则取,无关的材料则舍。在已经选取的材料中进一步筛选。主张实则详、虚则略,新则详、旧则略,特则详、一般则略,重则详、轻则略,近则详、远则略,点则详、面则略。二是材料的典型性。如果材料在自身所属的某一类事物中。最能体现该类事物的本质特征,并且预示着该类公文的发展方向,那么这份材料典型性就强、最具代表性。只有筛选出典型性的材料,使用最有代表性的材料,才能使公文的观点鲜明、主旨突出,增强内在的说服力。互是材料的新颖性。注重选用郝些在现实发展中出现的新情况、新问题、新矛盾,也可以是亟待重视的新典型、新经验或者需要摄取的新视角、新观念、新思路、新见解。
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    四、善于归纳和补充 ) F+ E: Z0 ]0 @/ m4 X. H/ G. t* w4 p1 @

% I# z  |9 E% q6 O: j: R    对于领导的意见要善于整理归纳和大胆地添补充实,敢于开掘和延伸。过于忠实的记录,往往会降低公文思想的高度和深度,阐述表达不够准确。究其原因,就是作者缺乏创造性,缺乏一个"敢"字,这样就会使公文出现平淡乏味、有肉无骨的境况。文字工作是看不见、摸不着、无名无利的苦差使,在从事公文撰写工作过程中,除以上几点以外,我们还应有肯吃苦、肯奉献的精神,有一个不怕麻烦、不怕反复的好姿态,有一个不灰心、不泄气的工作态度。
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