第三专题
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加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责 C. D) B6 B. |& M' p! ?3 r+ L) ~
2 `3 Y- g$ X! ]! y/ J8 L二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。" s4 N5 A. N" M t6 s
1 |# o5 q$ v; c. f) h职能定位：
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: @6 e5 w1 t" q0 h, k+ e, ?行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（二）办公室工作内容与特点工作内容： O2 V4 [- V8 a; Y2 Y2 x
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按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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Z3 y9 \" g# P# i+ M三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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+ O8 S7 l5 U4 {（四）办公室工作对人员的要求
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( X; _/ d5 U4 z2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：, Q+ k- s0 O$ A& i# v
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一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；4 m7 S7 {9 {. M0 C# E, E2 M
, d$ t- \+ h% p1 C三、要讲究程序(不要打乱仗)；, k2 [; ~3 l% \ z) e/ c4 L$ [7 n
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四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求) O0 l2 P; ` ]* ]1 Y% B
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1、思想素养
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0 ?; q$ V) T( i5 Q热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。& I! h& R" ^, u) e9 E/ M3 `+ i
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。6 P$ N, L& e, h" C% H0 w
4 `+ o( M5 ^" q踏实肯干。舍得为工作投入。1 ]7 R/ _: A6 S4 }
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（四）办公室工作对人员的要求. G9 ~0 x* P/ E7 |& {
% C6 |+ [4 U6 s; O* C- n2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。; u! t! b" W8 D1 l& s
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。( m4 H( k& f) R7 D
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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( P% ?* C& Z3 s% }. Z* v表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。4 M5 m2 M3 [7 \
) ^8 ^! Q; |8 r: t& C（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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) o H- k& _7 m. P+ E. j* q调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。7 f$ |* o1 @6 {4 P5 l) n
K: c9 _( A2 E2 e4 a/ p* I, Y（四）办公室工作对人员的要求
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0 J i, P$ p8 n4 i G2 L; V2 M7 N$ B4、角色意识
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Z( U5 H. z; [% J做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识. Z; X# K {. n7 B8 M
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全局意识( ]; r( P7 K! _4 U, Q, Z D( D% u
6 H' d \$ _# y6 }7 }. I责任意识
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创新意识& B2 p& U8 F0 x4 s5 w
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奉献意识8 T% t8 d# y# E) U- Z0 t3 V
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信息意识
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6 `8 u+ Z2 W# L% F9 x% C; m5 M9 ^学习意识5 @% u9 ^, k1 Z7 a
& w5 i9 s. b5 F/ x（五）领导对办公室人员的期待( d6 l3 z1 w, m: A) q- C
4 X- q" o& W* V- _* p$ x7 ?5 c5 e领导测评办公室人员的20道题目
* p z, c! `* [0 b* t8 `
1 n8 {. n9 `$ j. }1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?- X+ b1 s& M7 w5 _+ Y7 _* r
& S* p4 z. J; ?7 }他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?/ y+ m3 c }) y( Y$ a
. R; l8 x% L& K5 ?9 R2 U2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?& v+ y5 {' `* ?
% S" q7 o7 g. \6 r
3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促? p* f4 Y6 ]# C$ |5 `1 W: |
* m H. f* z' H2 @
他是否很会安排时间?
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. P; f ]* Q# _0 Y( z. ?5 K2 s& a4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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8 r4 D6 Z K! n1 a领导测评办公室人员的20道题目1 P9 M- Y6 ? w
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?/ D( M0 U8 U, h! M3 \. O% q
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?- ^; c# S4 b1 t5 w- F7 v- B' ?
3 Z' k0 b( |+ D能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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: d3 T, X* M9 o+ R8 q能否制订新的工作制度或工作程序?
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' L# n; z/ `/ s3 K/ r他的工作有条理吗?
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2 a% N8 w- ^9 S% M" U; y7．他是一个机智的人吗?
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$ S) _% ~+ {5 g0 H9 w能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?7 k& o+ p* K: k/ N( h1 w
6 u4 Y, t; U$ H( K9 K8 s7 r, ?8 K能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目% C3 |9 o" i. o" n% n4 L/ }
- m/ D P( O& \2 @9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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# i- ]4 i$ y9 R# [8 w0 S10．他在危急关头是否沉着冷静?* X( U4 d+ f7 n' f- b& B+ b
+ w8 Q M i# i4 |, P当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
& O! e# S# F$ m5 |8 z; K' S
% N n+ Z2 ^* U" b3 U11．他对你的忠诚值得信赖吗?0 x8 W" S! Y* e9 o
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?3 j. S. t( a$ x" ^
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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' a. W5 M9 d ~ d5 e0 y; @. E是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?8 J& Y5 o4 V8 ]8 A( ~
3 X& c- ~ h1 T5 \! d领导测评办公室人员的20道题目
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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3 a. q: A1 r6 n) m而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?/ D5 K0 p/ t7 S; x
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14．他是否有个人学习计划?9 c" j' x! g6 k5 G/ F( y2 ?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?+ b) @) h3 v* J, v8 i; z+ G% |# Q
4 b! g' |7 x# ^# U5 A% p是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?* d9 `: I I. H0 X6 z& Z* V
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15．他语言表达是否清晰?
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: J' F/ u! j. N: z( [3 [能否以书面或口头方式简要汇报情况?* f) b# ~ k, m' }
0 j+ x6 ?5 l+ [# y能否准确地传达你的指示?" {" D" l9 a8 ~/ q( q! a
: w# Y: ^% L l2 M! e0 Q; F能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?0 T- ], c/ S: H; c/ s
) c0 m0 B! \9 P' y16．他是否按时完成每天的工作?! y7 y& c( Q8 ?* F
! ~$ v( u0 S0 W! A; _- ?3 q. V/ H, O
是否根据需要自愿在休息时间加班?! }, S" C; W5 N8 o4 j
( N% k) B' _! A1 ~( j
领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
& d* B5 G1 ]1 q( G0 _+ X1 o" U: U# p: ^ e2 E! c* ?
18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?( j* Q( }! m3 \4 F
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19．在调研工作中他是否称职?% n' ^6 {+ M- z/ [
" L' L0 m6 S( l) ?
能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?7 D! ]% M- \$ }; f2 h
# s" x( y2 b q" q x. r5 e20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
) |/ `$ @- _) g1 v" |1 o+ L. X6 n# v# s8 g
启示……5 [" }$ s: p: g, M k! I8 U
- Z5 S7 u0 j& X7 [二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向! C0 b; x/ J. i( @1 R" ^. ~
. P& ^0 `5 l2 u1、不断优化硬件和工作环境
w' e) u' H6 y+ A; f. ^( N: k
$ ~* r5 ?9 Y" W2 x$ \& ?/ p" y2、积极推进建章立制工作4 Q& m. j4 U8 H+ c8 E' u# x
- K/ l3 U5 T/ x8 J7 F) J1 O7 \
3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神
( C" n% {& l7 u4 H4 Q4 F: ~
/ z; C' g G. w+ w; [+ z& W（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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0 g8 o% D- T, b% k良好的礼仪形象
. h! ]' y; s* g+ l
0 A( x7 Y7 H& [3 _. j良好的电话形象
& m# v: ^7 [6 z; j
8 d$ Z% y3 |8 i" b, w; h良好的文字形象
7 u+ N1 y! O0 ?: ]# H- d" u8 D+ x3 j' C. q+ w& R9 j
良好的语言形象
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/ @' a' d2 A; E U# N& w二、加强办公室建设
7 N$ \) c6 l' k6 ]5 L7 B1 g% ]; `( l& G* _
（三）人人争作办公室受欢迎的人员
$ n) D* q |6 q4 p# H+ u. @1 P2 n) ]- |4 e3 {, X# F* b5 ]7 Y6 b3 U% {
1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；; S9 r$ h; T+ o
6 ]; b; h( N; R/ x3 n. \
2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
' A) ^9 H, e6 m% G7 ~
& q4 R# F+ c g4 U1 l% ]' `% \3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
' ]8 J$ E4 V" K- o0 Y: j
h7 s- Q% ?7 Q4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；' [, N5 P* o+ O5 ]+ [
% S0 b+ X* ~/ Y1 k2 h. X9 n
5、随时让同事知道你对他的感激；
' \" e' e6 E8 a1 d3 ~* e9 n
6 z8 h8 |/ R% k+ M$ R$ Q6、尊重个人隐私，公私之间分明；
% S, t! N& \3 y" L! E
; T4 G% s) N1 z; T7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；4 \; o; k6 {$ ]2 T$ _# v' L* x
6 r* N8 V. e$ ^9 u
8、不居功自傲，有容人雅量。. Q: V! D, y6 j$ R
. o( A( f+ a. D* U, [
三、办公室办会工作基本规范' ~) [0 w1 d$ b* ^- x
: V/ V$ I. d9 I# r$ l# Z# a（一）会议服务的基本内容会前准备工作; b0 a1 n* i! C" H
) [2 P, y, h# V; f7 U& v. i
1、设立会议承办部门和服务机构
T3 T! r) G9 d* d" q+ i) F5 ?1 ^+ B: H
2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标
/ {* J4 t* H0 F: p& V" G
- T/ }. B E K# o- M2 W. z（2）拟订会议议题
* f9 n4 d/ t% z5 z, M
& S7 L6 W& T+ W/ k0 a3、拟订会议财务预算和会议方案7 c0 Q6 W, h( x/ j9 r4 j) _
$ V$ o3 [+ A' z2 q9 f; N( r
（1）拟订会议财务预算1 i6 }! H: [( K2 q3 f" j8 s
$ X8 ^- z, Q- K- O' {
（2）拟定办会方案
! R# i5 G5 n( v5 o8 m; u
# _2 U7 u% m% M' @1 T; S! Z' k# M（一）会议服务的基本内容
0 r' M: z( G, z: N# @
1 a7 V: b- R6 C. i0 m) d0 t) ^会前准备工作
8 A: @5 a4 B) ~! C
* Q8 E- r- g3 j4 ~- \% y4、确定会议的议程、日程和程序
$ ? L6 h+ D* i# c
A7 E9 q, n5 E& F3 y( M( _( D5、分工撰写会议文件
! w, ~7 ]7 w: ^! [# B* X1 O8 r
# z7 e0 q; b+ P m* W$ ^) G6、确定与会人员名单以及会议编组方案" w7 w9 ^+ V/ R# V N& E6 u) c
' i4 D3 q8 C, F
7、会场的布置工作
6 T3 v+ \# f1 Q- T3 u4 [) [" i) A- P
! p$ l* H0 z* Q& l: I衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
7 g6 T1 y# B9 |9 t3 C2 Q4 M& f$ q
& P$ @6 q: p( U; m主讲：姬瑞环
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