办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

2 f. r: R  F3 I/ D% d) u加强办公室建设与管理

. x! }+ A0 s0 a8 {" W' A一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范
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% `' j7 y/ O$ h4 ~四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

: c# n% T6 S" c4 L; T/ @（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

' n4 }. V+ E6 ~- S# F职能定位：

6 ^5 ~& N/ e- W% j" ~1 K% o9 O; Z, t行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

6 M. F9 J* r, ^4 _（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：
0 b) n6 ^: V1 V3 e7 @
0 j7 q3 }4 z1 m程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
: L# w% @( g/ w4 f5 G& Q0 m
按内容分：
3 k3 [& t& y6 Y& |
办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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: E8 r$ e; P' [. P  L4 `综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

6 H: l" E% [. l+ Y/ t" j( x一、办公室人员岗位认知与基本职责（
- i4 B2 y3 ]5 |( z" d; k) N
- T/ y* y4 u8 x$ _1 g, a: E三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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4 u6 E0 a7 ]0 P% j. c# L' z9 [（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；

4 f& i7 n1 v# U+ b2 l二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。
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' l# Y$ H8 t+ u& C（四）办公室工作对人员的要求
7 N, v( ~% G3 e- `
1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

; s' n: Q8 d. s6 x8 u责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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- ]/ h1 \0 M' @/ \5 }' K踏实肯干。舍得为工作投入。
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: @) _9 F9 e$ G  B6 I（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

* b$ L- R2 k1 M& G" v; c5 H) `思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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/ `( [- U0 z9 C( X8 h4 f（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养
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) ^( m& p% [7 t& V' Y心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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. u3 t8 j8 h6 ]3 ^注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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# D2 _/ j+ ~$ s- ~) F调控力(控制情绪的能力)。
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% _  ]2 Y# v5 S/ a/ e意志力。

( L0 O( X8 B- p8 f3 O# B) Q（四）办公室工作对人员的要求

) P2 N4 `& Q6 L6 w( o4、角色意识

# i5 O" [$ a2 X8 y' {做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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$ V9 Z- d8 \2 k% x$ R3 K全局意识

  h! b# o; n# R( @2 m; U责任意识

创新意识

4 k# z7 M, F) @奉献意识

信息意识
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0 C; _' N" ~" C程序意识
6 N1 n; Y9 M% R! e7 a1 p5 W
- I# i- E  H3 _; |+ ^% x学习意识

# v3 l5 @* {0 I# F4 S（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目

* Y" _' n+ g6 c4 e. t) w6 s1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?
  l% p/ g- `- _) O6 ^. h! T% {
& V1 y3 w, e  L" Q+ ^. j( o6 \他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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9 T$ T6 N! z; w% p3 f9 i3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?

4 r+ [8 B1 [. C; p1 _; p* @4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目
- y* X; V& `- \8 t
5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

2 m" X) R$ \# O; L! q能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

) B6 X$ E$ |  ?6 T# h2 ^0 N6 ?( F6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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, j3 U5 }; a! n能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?
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* u* m& A, W, q5 t" v4 X他的工作有条理吗?

  u1 _9 n2 ~/ ^( ?3 N& I7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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. j# X% S' F: t! Y) p8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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/ w( L7 J. Q9 Z- n+ j5 p2 K: t领导测评办公室人员的20道题目
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1 B$ _+ e! s; I9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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! Z6 {( y8 X% y2 l/ z1 l0 G11．他对你的忠诚值得信赖吗?

! }) C; ^9 F  m3 b你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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" O& f7 z. W/ Y4 n12．他是否有较广的阅读面和知识面?

' T$ A* \' T& {; `% V1 |是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目

: P3 _5 e7 r* w) y6 |4 ]3 K  X13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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3 k0 w* ?) k# O0 Q4 @6 b而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

. z/ O6 I7 j7 I8 |: P/ M14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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2 _( y+ g4 {- \  K# ~+ d15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?

+ T$ I, X9 n/ I/ A0 S' C6 z4 f2 @+ W能否准确地传达你的指示?

( h( X" K/ v3 T1 Y9 g2 s能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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% P2 J; ]/ I* L: D& U* c16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?

5 f; v6 ?& q. F5 c; W能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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9 A" z. p3 @& l20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

7 U+ X- ?1 x( Z启示……

9 H, d9 k7 ^( X! P' ]1 @# i6 O二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
% D; L8 J0 D  s- a  X& {, x3 [. G
0 _5 ^+ V! I7 F  F良好的礼仪形象
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- |0 s1 t" t# K" U6 h良好的电话形象

良好的文字形象

良好的语言形象
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: x6 T$ v& V3 }" w: w0 Q! `" n二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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3 f# {/ P# Z& ^0 b: ^1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

. k9 k0 R4 d+ p/ H3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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4 M3 p3 @# f* z# l0 b4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

; I- p4 b+ H# |+ B5、随时让同事知道你对他的感激；

+ |9 ]9 B5 ]' d) l/ ?1 G! ]6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

2 A; G$ |/ C( F+ \9 Q; \' Z/ I8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范

' z* {0 ^# p1 ]4 |（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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# E! J. c3 P& d, y2 O$ }1、设立会议承办部门和服务机构

! Q5 c4 ?. e1 S9 b: s, t2、协助领导确定会议目标和议题
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' F4 j. x: e# H) n: s（1）确定会议目标

  P- \& u/ R- g, X9 n（2）拟订会议议题

& r4 ]+ a9 X  J4 ]3、拟订会议财务预算和会议方案

! f4 {8 H# Z. ?（1）拟订会议财务预算
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' r4 R% {8 ~2 x8 t9 E1 Y/ s（2）拟定办会方案

5 x6 Y+ K" M" E- b（一）会议服务的基本内容

会前准备工作

$ s: K& ^- D' [4、确定会议的议程、日程和程序
+ ~. I# L/ A# |' r! r
% z3 @  B- q: i, s* I9 F5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案

5 ^5 X% p5 P8 N' B, A% a7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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% b  V, v# W+ M% e% N% ^2 y主讲：姬瑞环
5 ?  Q( v& r8 T

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~