办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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加强办公室建设与管理
( F7 n+ s/ R; D( S& K. P) O+ u
6 }: z4 i+ Z9 f, ?1 o一、办公室人员岗位认知与基本职责
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* }- B1 U$ J, y: L/ d5 u* y2 Y二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范

3 I0 C, i+ F/ Q" q2 O: e四、加强办公室的日常管理

8 Z+ g  J# E! Z一、办公室人员岗位认知与基本职责

（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

# X% d& k% V  o0 W" j联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

8 u2 ]$ e9 r7 D" `; u$ Z' g/ V职能定位：
' r* n: V  S# M( Q) x7 i
行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

一、办公室人员岗位认知与基本职责
4 E  O  X! o/ }/ E6 ]7 H
（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：
# P* B+ Q, t! g& E+ c6 C
' G# i7 z7 q/ `) n办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

( p' F6 B& C. Z/ K  F综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

5 k2 ~5 @% j, a* A* J' X" }一、办公室人员岗位认知与基本职责（
8 B4 n* n1 }4 |, E
三）办公室人员角色定位
' ]& z7 e1 b% H; [8 z
0 [# {* k: O$ R' u办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
: {- s7 H6 ^' d0 }1 |1 Z
（四）办公室工作对人员的要求

2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

0 m& i7 t: G. D+ Y8 X6 S一、要讲事业心和责任感；
* M( _- s; i* E6 `; y6 V+ Y4 I
/ F2 Y9 n4 {' p) ~二、要认真细致；
# O; Q' Q- S; m' a: K8 j# N9 L
- C) _# A' o4 Y1 ~2 W$ J三、要讲究程序(不要打乱仗)；

  U3 Z2 Y* o; A# I四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求
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' k* r& p# _+ {1、思想素养
- E- v! G( p% g6 \+ D  `# s1 S4 g( o
% |  c! s3 v* X% l/ O) @4 W# a热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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9 m7 U& Y' G& x4 U政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

3 \0 W$ U& d6 g, r踏实肯干。舍得为工作投入。
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/ m" e- x/ q( Z3 G, i0 a（四）办公室工作对人员的要求
, J/ J3 S5 u; A. Z' f- |
2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求
7 m  O) r  ]/ A3 A1 @
3、心理素养
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: e  j/ y5 t  I2 i  k+ d心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

2 a; X' w+ U8 M" p) E# a4 v注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。
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4 l) d& p$ N% P5 A9 S意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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* [; y# k9 u* w4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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4 F* S2 e- q9 C# y. c! O; p全局意识
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责任意识

6 C6 T' _# P! j8 f6 O' ]. f, R, f创新意识
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4 C' o$ G( V. i- r& _" H, _奉献意识
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信息意识

程序意识
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学习意识

（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目
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5 V. z7 f" g+ C/ k# K" g. e1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?
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& g6 x9 a3 a* T4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

) C# P- Z- ~6 O  F0 b/ I. a2 h领导测评办公室人员的20道题目
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

4 w( }8 e1 y& ^; W" V9 h6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

" C% n% P9 R) c5 n能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?
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# G6 `% L; M4 [( R1 B3 @$ Q他的工作有条理吗?
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6 V. I% n' _0 t3 L6 X5 ^7 Y- k7．他是一个机智的人吗?

能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?

  V0 d% [. }5 x: h; q+ @能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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! S" B$ v0 i+ N6 K, K! k能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目
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4 j! Z1 F6 x2 m0 _  e: [9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?

$ v( r/ s' p' `% F2 O( }5 C+ g, w当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

0 `1 H' G, X9 @) J11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?

4 t5 v9 A2 \( R) i7 d是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目
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6 ?3 b7 U) L) E7 z/ N13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

+ ]( z. W' d. S$ L. M而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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# F' S7 L6 r6 [9 {+ p14．他是否有个人学习计划?
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( K' V8 g: P5 m5 \4 Y! a* j$ V是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?
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) }! w5 F' ~& c# N) l能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?
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4 \9 M9 e/ n  y+ |是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目
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9 A# t: O: W7 l  J/ E: P& x6 I. i17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

: t* W4 u# v* C: G/ S19．在调研工作中他是否称职?
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: m& p/ O8 ]6 I9 _7 \7 ?# J4 Z能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……
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二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作

5 Z6 e$ |6 k2 h3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神

" T( a. G! q- S, O- \; Q: I  r; j  I（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象

; L1 e) H4 E! t( K. z良好的电话形象

良好的文字形象

4 g) a" }/ V- i; X  K良好的语言形象
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% s  G9 P1 z0 T* ?, \二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

- y8 U% W. M$ C0 L0 ^3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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- ~0 a" B- i& ?6 w' G5、随时让同事知道你对他的感激；

6、尊重个人隐私，公私之间分明；

4 L4 L1 G1 }8 p9 j/ ~) a7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

8、不居功自傲，有容人雅量。

2 ]6 N# m/ V' G' _( @三、办公室办会工作基本规范

, t7 R3 w' t( @. x+ H  K（一）会议服务的基本内容会前准备工作
5 {* \& i! y  @
3 _2 E( q) u, r) m6 x1、设立会议承办部门和服务机构

4 k, k. E: }) y4 X  [2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题

9 F9 O+ E4 R9 C' H2 R: f. [. |3、拟订会议财务预算和会议方案

( t6 m; p4 _3 m2 `5 c+ W" T7 _& ?（1）拟订会议财务预算

8 p- H- T1 N* ?4 w$ m2 B5 A（2）拟定办会方案
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" d5 _/ s4 O) K: f2 C（一）会议服务的基本内容
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会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序
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3 C+ x. W, o) b5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作

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% O3 \! K1 A0 c- J. l衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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; y7 G: L' W, k0 o4 B主讲：姬瑞环
6 b0 Y0 M. _4 s- Q5 O- R

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~