第三专题
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0 o6 `$ i- ^5 A- s& F3 I" x加强办公室建设与管理+ M+ d1 x K/ W7 q/ d t1 P
' }& x0 o0 S& s1 _! v
一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设& a$ e% H I4 o7 p
2 Q# ]5 y) {% H0 T' Q( f
三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理; U3 J/ ?7 J6 y, ?2 X) |' Q% H
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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; j: z ]; l' E4 w" q \. j（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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) _( }" U+ O t# o联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：
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( j% G( G6 ?) [. @, }' ?7 R7 e: [行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。+ H- a2 z0 `! Z* L, Z* ^9 E
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一、办公室人员岗位认知与基本职责; L4 L+ ?6 Z; U. _) l6 a
/ R% R; R; p$ h% r* x4 N- E（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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, c$ |' |$ a# G7 ?# x0 m) s按性质分：$ v( l' }0 a2 I0 M* V1 [+ t* ~
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。8 N& r% ~# }0 }* L
( r4 p9 u" V' ]" O4 p. d按内容分：4 G; y" ?8 ^" q
8 F* _$ \3 a; H! z4 M办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：/ p( q# v Q* p- j/ ~6 o; v
3 c7 o: R, j$ C2 O综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（2 ^6 d% a6 w! p Z: \
( h0 y; x( `4 [. N" @+ s
三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊, Z( a8 T/ }+ }! l
7 ]- @+ d! X1 m5 q（四）办公室工作对人员的要求) ]7 a3 g8 B5 `- u
& U$ @. D/ v$ @2 l% |1 `2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；- K/ t! J( M" b7 f# s
+ @/ a' v5 i* z; n+ H. |" U
三、要讲究程序(不要打乱仗)；& P2 Z9 n8 m Y- Z, M
+ v& v1 K S) R, V- R: U7 @& \6 {; ?7 u1 O
四、要讲工作效率。 g, a) l& a" I
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（四）办公室工作对人员的要求
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) m7 @8 C# f' W# p2 o; K3 `6 p8 `1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。8 e; m+ C. U& {+ h3 A. ]- g8 g
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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! r; b" Z& Z; [0 m% x踏实肯干。舍得为工作投入。6 b& {# _3 N6 x$ L; C. a
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（四）办公室工作对人员的要求7 p, w" J& y- G6 l
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。6 w7 l. F- z0 o; R4 _$ `
* b9 O9 Y: o1 U# |" R( z+ n2 P调研能力。善于通过调研掌握大量情况。8 d, D5 i; }0 m/ B
2 N: a% Z; h- Y思维能力。善于思考问题，抓住关键。8 n) p! s/ O- m1 Z0 K* o6 u" i. l
7 |: m6 p, Q- N# p5 R1 h表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。 ^; V! v/ H( T5 L
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3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。4 r0 q) C- T! H. A! P, [9 j
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。+ ?" B8 P. [: W: i& e4 t5 I1 K& x1 m
8 U- N' _ [/ \& F( k) b/ A f意志力。 d! ?5 r. i* n, F8 F
, n7 F& y, j) E( f（四）办公室工作对人员的要求
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4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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5 R5 x' N( v: F: p5 H全局意识
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& r& @* L+ q: v; q1 w8 v责任意识
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创新意识0 ^- o& }( N- c ?) D
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奉献意识* Y% U" N6 X& g+ x6 r w" h# f* ~
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信息意识
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4 Z) c; E, m9 t程序意识, x# D8 H# O! |4 c6 O
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学习意识) [9 W9 ]7 y- B- m. V" Q
: `+ P8 V( M) a, m5 T6 M; U$ s" c（五）领导对办公室人员的期待
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M7 _# K6 H) u9 W; P: o1 U% k$ F领导测评办公室人员的20道题目) [ i% W6 B0 \2 }. l J+ D1 Y
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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5 M* K4 g/ s5 B3 o) h他是否了解你的目标和意向?5 E% E0 \# w F. X8 Q; \
6 u2 R& N/ t9 }/ T: [$ y他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?' w6 y# W& d6 \
" Q, o7 W4 N% s% b- f2 l2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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2 X1 `- n2 y, I3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?2 |4 O) o. }# [' {$ l
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他是否很会安排时间?6 u0 y0 E# s6 L/ w. M6 m9 j# w
% B8 C1 M7 C3 [2 V4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?7 a5 S6 A0 G$ U7 c, ^
0 a" Z; Y) @5 }& ?! A领导测评办公室人员的20道题目
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$ Z- @& p" u- h' W5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?+ G6 A" ]8 W, X; V$ Q+ F
5 G/ _' H8 P5 Y8 Y7 u能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?' }$ t4 E4 z. ]' E7 h4 s
5 T k: D, d$ c% G& B. Z2 t能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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1 H; G/ J$ ]( r+ X5 T能否制订新的工作制度或工作程序?* l6 s9 i+ y0 A" ]3 ?' e0 I! Y' k
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他的工作有条理吗?8 B3 C; T/ @" P7 M9 }- G0 v1 I$ T0 q/ G
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7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?
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* c$ W' Y5 I6 A: F( p3 O" v1 c# ]能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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$ E% e T# M- |" f7 Y7 r能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目, K1 N% R% b$ P. N: B6 a+ J8 l
: c! U) \8 l. C5 m5 `9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?- ^0 n5 \7 m# Q# t) |
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10．他在危急关头是否沉着冷静?4 Q" ^. U5 S) z
3 q* m# ~5 q9 m( g当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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* @( Q2 G0 f+ `* H% D- x11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?7 u5 B/ h. { J* f* C& M2 y
7 C; \6 [5 I: a) K12．他是否有较广的阅读面和知识面?' r9 k4 ?! ^. j) H$ Y
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?/ J: d, i% q; g% _' \. L
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领导测评办公室人员的20道题目
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/ ^. M$ h' [+ M% t: h% p1 \13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
5 X. Q3 F( m! B0 O* ^, |
( Y5 B$ G" }0 J" j9 Y而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?1 }" ~6 L8 s- H6 e3 x: e& P
: c4 T0 B5 @9 J4 R5 I14．他是否有个人学习计划?/ l2 w/ Y" ?; l4 O) ?
6 }. X* _& j8 \$ q是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
3 y, [# p6 x3 Q# H# E
t9 N7 L5 }, _0 Y" C) E- J' C是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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, @6 M7 l$ k& y: g0 j15．他语言表达是否清晰?) X2 E# f- f! }5 @
5 p% x4 S/ t# |* h9 I* {能否以书面或口头方式简要汇报情况?; ~$ l9 b" V7 o, r) F
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能否准确地传达你的指示?
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3 H! @$ L% _9 }能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作? d! ]! x* Q! K4 Y- Q* a. w) v+ ~
1 i8 ^% ~1 q, k5 L- n0 k是否根据需要自愿在休息时间加班?4 G& \$ L: j: x! ] H% {
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领导测评办公室人员的20道题目; }( u! h: F6 l: b
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?" _8 I3 Z3 v& N+ Z
. L% s. l% F" b/ N18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?, `7 X; \, P: L- s, _
X) h, V9 K2 O2 F/ s% B1 V# X7 ]% n19．在调研工作中他是否称职?
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+ l- H" H9 ?% I. y) s能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告? F7 q# S# m$ D8 g' o
$ _9 Z$ e0 _4 k20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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- G5 M" p. ?" g' X0 l R7 v启示……4 L5 X: V+ c; o' L) k4 a
7 k& X0 i3 w& H- K7 ~二、加强办公室建设7 [+ Z1 x9 T4 Q4 a7 \$ X" A+ a
* ^" P2 `8 Q' Q* T; z e" p' z5 q（一）办公室建设方向5 W. |6 c/ r B- g
4 F5 F/ q) I& X) Y9 N/ R& p$ S7 a1、不断优化硬件和工作环境 M% h$ m" x; ?% @
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2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围# L& p/ z7 D5 I8 m2 E- R4 E- l; T
( P& m6 V8 a% M* `7 a, |6 i! Z# D4、大力倡导团队精神3 C' F( \1 g. _+ j, T5 y' ~4 Q
+ l; G$ ?0 |4 t4 p
（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象
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/ b2 o) G6 U( r5 W$ ?良好的电话形象! W0 ^# K$ I! x1 M6 c
8 P/ `% c9 q6 R5 Y# ]' h. a0 X良好的文字形象
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: K* R8 c- |1 T Z$ |1 m! S6 @良好的语言形象
: D3 b+ O! o4 L2 r( S d- C
7 d/ N+ ?/ E# l2 [二、加强办公室建设/ Q* z. g+ t6 b8 i
* u+ E/ B' z4 V( K
（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；2 C u( B; L$ ?/ B3 m% ?
* _3 Y5 \: G2 s) Z E2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
- Z& a: g# K; W- y' j8 @2 W. f
3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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3 O. F# D, M! Q( a5 E4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；& }. U+ ~9 F: }* V1 j
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5、随时让同事知道你对他的感激；( @" @0 {6 `- k& a6 t q
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；; i7 M0 g2 k2 _* O
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；, c: f1 c, I8 P5 d. R
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8、不居功自傲，有容人雅量。/ N, h2 F1 E! e# ?; ]9 V6 b
; |( i$ a* s1 u三、办公室办会工作基本规范
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$ `9 Q6 K- `: \: \5 r（一）会议服务的基本内容会前准备工作: `3 G. [! k( W# }
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1、设立会议承办部门和服务机构2 z! e2 O6 C# N) _+ J! o
; D6 x! x5 }7 o$ o2、协助领导确定会议目标和议题
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4 ^3 ^) S5 E( L' H（1）确定会议目标% m- n6 ~/ a2 V: |+ K5 J
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（2）拟订会议议题
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* U; {) Z5 i. H+ f9 k% ?3、拟订会议财务预算和会议方案9 b8 _: x6 I4 R9 Y9 H3 r; j
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（1）拟订会议财务预算2 Z6 U% R; o# r: w
* S0 J9 s' m1 H3 p- ^5 `（2）拟定办会方案) `8 k1 W$ P. O7 O7 J
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（一）会议服务的基本内容! \ @) X: V% f1 M" _* z
h& o y# T0 f% j0 @' P) y
会前准备工作
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4、确定会议的议程、日程和程序
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! q3 I, l5 |& `" v g. u* z0 l9 h5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案+ ]. Z6 U x+ c1 T/ `( h
. [2 Y2 g/ @6 g! \( }7、会场的布置工作
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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
' W! S5 G' E8 D0 g" q5 x
. w% }( \. i+ m: }' t0 z. w4 W+ L8 G4 {& u主讲：姬瑞环8 f8 k7 q @/ |6 |4 x' T% t
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