职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 % r! |, X/ a: E0 d5 ?. H
" [6 U& }8 Z8 G6 [6 ]7 F/ E" @2 K 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 3 w4 ?1 A" [% O+ F; Y
( F4 E3 x3 J$ {. Q+ S6 P/ ]
一、秘书的职能
% s t# o, x1 d& ~' B# w. w7 P 1.辅助决策
! n5 Y$ M; N) e- Z2 ~1 h6 }1 ~9 d# m; s- Z$ |) ]2 M6 d
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 / l. M# c6 h% Z/ v( O! g' B" c7 U
7 S) G- \, q5 H( h: B% q4 w
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
5 c# A( l9 X; f
- z$ [( F7 p; Q% G$ c* D. t8 } 辅助内容的综合性
7 F' @8 j2 U ~* f/ {9 k; ^$ e; X
辅助时间的经常性
9 ^6 Q! K7 ?7 g- x$ e0 P7 f9 F1 {5 I
辅助环节的全过程性
9 {3 [5 L8 r" a# N1 F9 @' O7 @; x. O
, m2 w* C" `/ r4 C% w （3）、辅助决策的原则
0 }- f6 _3 ~) O$ c# ]4 a* x" Q' b1 @, H' U- M% O$ e( z% L# F" ], W
超前原则
# L. X H! D! d5 l. H: E$ a
0 Q5 Z, n2 c2 A 定位原则
" A/ p5 Z% ]' G1 d/ M
. @: w1 |+ ~) F0 d, ] 信息原则
% F% K- X, r. W3 m: Z( a3 y
& h( {4 {, U+ Z$ N. U6 o# { 谏诤原则 3 ^' A0 |0 p) j; g1 @* N
* r0 g( Q$ d: B4 C+ X* `' K5 } （4）、辅助决策的过程 ; j. f; R9 V# ~$ m' ~$ y
4 {( v' e5 I* N. c& J 协助领导确定目标
/ P5 `4 ]! n s, I5 y0 X1 k! H' C% V2 q) Y. \$ R
协助领导设计方案 * F, i2 q7 u8 ~$ b @* ?* A3 v& D
1 d8 d$ Y$ x& N' c# @+ r' N
协助领导评优选优
/ l- O* j$ N; `+ X! A8 |5 {4 _( z1 R; c/ K+ c$ Z- p$ H) D6 k
协助领导实施反馈
$ v7 z1 F& k! q" u+ u8 U* M1 i/ P f2 q* M4 E
2、协调关系 " a. s7 w0 o0 [0 C7 _( L. w% \' j
6 {+ X/ M3 h7 D （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 $ v1 T' Y; y t3 ]: e
+ _% v- f' n; c （2）、协调关系的特征
4 W+ Z: ?$ ?+ m0 ^0 o
; ?9 e7 u0 _$ F 从属性 , F3 M# D/ o, H+ s2 t
( }& w2 ~. V2 q5 a$ J, k 广泛性
: m# Z8 J: r3 ]+ g" _6 l
d( G; n5 W4 J" M 间接性 - c2 t% ]- o& h1 L
$ A. t! x6 U$ s: ^2 J- b （3）、协调关系的原则
! ^, D+ E8 p' d0 v$ J. }! B, k% ]# ^; [3 l. w9 f( m% h: L* m( J; f. o' E
政策指导
9 H4 T$ Z4 O" a4 r2 ^, y) M% [6 x' A+ a# L5 J3 P
客观公正
9 v: h$ c. w. R5 ^2 R8 ]
# c2 [6 A$ E5 x, \) X 平等协商 , r( `( `) U% b2 l# t' U+ u% P; s
+ L H5 J5 [" I. s/ H; @+ Q; x 注重整体 * l! J' C/ A s3 w- J5 T# x
, T* E# Z5 T& z- Y+ e- k2 }0 G 灵活适度
% y# O* f& r1 n# U8 Z/ A' j! b+ `, M- u# s2 b5 T t
（4）、协调关系的过程 7 X% ]- |, B5 _" |* _
0 {- l6 ?7 `/ z9 q/ ~& P+ P% R6 [
摸清情况 3 `2 e/ u$ r; A& p0 M x
& Y8 W5 L( i( j% i, k; U4 e. W8 |: V 找出症结
& u7 W2 G( z$ p9 ?( ]( Q% [; R$ K) ^
恰当协调 7 i2 q4 b. I* P4 X5 e6 v* {) ~0 J
& T2 c# o+ Z, H' G" k 督促落实
: h. }: O5 D, {; ]
1 z) `* N3 {. t# R 检查反馈 9 |# V, y3 K6 ]( P( Z; x8 A* Q
* C" q- o& D J, ]. u+ M2 q 3、处理信息 " @. [# j3 Q' k
7 Z% H) ]3 W0 b' p" ` （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
: l# V: D$ w6 L9 P, n2 H6 T7 e
3 ]2 R: [) j/ F9 A （2）、处理信息的原则 % c! S e l$ J0 j$ k x6 C
9 K+ }, q1 K& ?( K- \) ?; L$ b
及时性原则 ; h7 \1 x& N: V/ J; r7 G9 [
1 O$ {/ @; V- G3 f& q" f; f
保真性原则
& k( m6 P* |3 o9 U6 j3 @0 K- w
* {8 y! l, g0 p# m4 G' i2 V 适用性原则
9 Y/ O9 [7 a0 _3 }# q$ q0 j. h0 [2 {+ V+ X2 X
预测性原则 & q$ q; G" E! _! e6 _$ O- R
* C9 g' x, `5 x" Z$ ?
（3）、处理信息的内容
) P# k- O s8 y# R' B
# w- u* W @# ~/ q( Q- ^ 历史信息 0 ?7 _& @: u2 @- v& ^
. J' O' A J3 a3 H
上级信息 9 h8 M- _: o. J! M5 y4 }
6 ^; ^$ m$ [$ f3 ? 内部信息
9 k& O1 Y. [, l& L4 Z3 _/ u7 A5 l% y8 y. T
公众信息
( M, {4 R: z. ~9 n0 C9 m5 q( f) v6 b
社会信息 : d6 v9 ^; _7 V
* Q3 w3 y7 ~' v3 A7 I
（4）、处理信息的过程
9 R$ [( P6 F( g0 n5 o
* J1 l- M$ A4 i+ ^/ ? 信息的收集 $ J0 r! L+ b- A, N5 y0 N) O
) e8 F" q4 U* ?0 q3 y0 ]
信息的加工
# V4 c9 l2 S9 J( m D* l! r3 r
# |! K: ], D0 L5 Y! W& u4 I8 i: _2 P 信息的传递
/ C! ?5 y K# ^( ^# b* J6 C: S, g1 f' b
信息的反馈 , a6 B: Z8 G- K9 X; z# E1 Y8 R
! T. }9 u9 P% u 信息的储存
6 M: t0 w" O, W2 u# g Z, P
# V+ n; X: |' v3 r+ J 4、办理事务 + d" n+ c1 Q" d& Q4 A2 c2 M" [5 @
6 {/ q& O' T. _) f. y" g （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 , a! u1 A2 Z% L! k, ~
2 C+ K" P n1 A; ~* l4 t' Y （2）、办理事务的特征
. a+ M# B6 t1 `; e: {: t$ C- @! }# u2 J2 n
综合性
% J) Y* c \4 H9 N% X& o9 W0 i, V" _# g" U1 [, A ?! R/ ?6 n
服务性 % N O* Y. L, A3 E
* _, q5 G5 x# ]. f8 u. N8 `
繁琐性 / Q) q8 L, j& x; Q& Q3 d
" O8 [4 R0 \" r, ]$ D 突击性 " e1 ~$ t. K7 z7 j* }1 ?
0 w2 a# [. C& d' z' `8 w9 G
（3）、办理事务的原则
5 S! C* E' v* R* c; Q
3 Z) s V/ z: V- c: v8 d; i: L* z 被动中求主动 " g0 c- _3 W9 B9 P; }& k2 s
( c! u- O J b% ~+ u/ _
原则中求灵活
. P3 k( e7 v, w9 J9 {/ f$ [# M! ~# ?$ a2 H
繁杂中求规范
4 J; s; J8 H6 Y5 t7 w: ]0 j5 @2 Z) v, W( q# X3 S. q6 @
（4）、办理事务的程序
! K1 S% M2 s9 @7 p8 N& A5 d; V
+ M( R; L6 H. r, r8 M2 P" I 自然程序 2 B# r! v' e5 L. M
- X8 K/ y3 C8 x# I: L 理论程序 $ _$ [8 W+ t& N7 v3 G
& k1 a4 s1 j7 {) ?% J2 m
指令程序 2 B5 ?) ^% K! ~3 ~4 v8 c- H
7 a& e% {8 A6 j3 x3 ^, E N
法定程序
! v5 U& i& |( C* M4 [% Q- A4 {8 c( l5 P) @! D: {
技术程序
8 j0 w0 _8 P6 ?, X6 H5 k
% \0 S- V) P9 t/ n! D 习惯程序 7 _( f) Z, P* C
8 S4 t* c" c! n" x' A5 ^" Q; Z+ A 二、秘书的职责. L( T! }9 E( K/ F
大致也有以下11个方面：
, s s+ A: }* W# Q, z1 P
# `$ n( y" [2 d+ H% ]. o; L5 O$ E 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） ! s7 [0 S5 |8 l# R( i: S+ m3 z$ y
) P, W) f! n: b. e 接待事务（来访接待、安排服务等）
( a. x7 w4 c8 d' y* r' y) k1 ~0 _1 ~; W! ]
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） : P! Z6 A1 s# e2 S! `* n
' S' }2 s3 y8 k3 J, { I g
行政事务
8 U* v& P5 L) R; D% c+ r- _6 x' q+ Z( v
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） / c; U' Z' z: y2 }' A. U
. D4 T. J0 ^" V% m+ g
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） ; L; J, \0 h9 o$ U1 m* a6 ?
% E5 E! G3 J; k: `2 Z$ d
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） B: x5 E$ B# H; `
4 J" t( M9 a9 [/ ]3 z 写作事务（各种文体的写作） / Z7 }/ d, f6 p% h
0 D* {. V& h# I
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
" ]- `" S# l0 g# k2 |, U0 H
% Z2 ~8 s, s. p& g. ^" f 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） , ^" C. L' {2 v9 M5 \0 A/ \* S. z
- E) X3 i) ^* E( j! ]5 S# n( l 其他领导临时交办的任务 |
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