浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
% g" }) @% G) w3 y
5 p, |& ]5 D9 Q' l9 |/ S2 E9 M　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

6 E7 e4 p2 v1 S3 h% S$ r& M2 A　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策

# v9 F, _9 C; O7 w1 p　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
7 V' w+ }3 e* Z: M2 A, A& `4 H
　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

/ m* Z2 P5 L$ v: ^0 q　　辅助内容的综合性

& G" ?! x9 l4 e& @# j　　辅助时间的经常性
  S8 C! t( M, W
) @# Z, Y9 ~/ E4 X4 z* ?; V$ i　　辅助环节的全过程性

. N) W+ J7 I- }- F1 i　　（3）、辅助决策的原则
% ~' k+ e' G, K* L) V1 r
4 ]& |5 _) |$ C% b3 T/ x  o　　超前原则
# z2 z; g2 q, C( b* T
　　定位原则

# Q1 Z7 R- H3 R! o　　信息原则
5 F7 i; n' q7 d
- y0 d, m* l5 U+ w0 u! e　　谏诤原则
8 z. _& H& K$ i& s  n, s1 _
　　（4）、辅助决策的过程

　　协助领导确定目标
. {; F0 C$ Q- ], B( X
5 T1 @, e  m4 w* ^5 D* d　　协助领导设计方案

0 p& t: R6 Q. n* K  Q# O8 b8 h　　协助领导评优选优

　　协助领导实施反馈
3 c4 T9 M: A4 {+ C  B: I
　　2、协调关系
# F" q: j1 ?6 [! U3 I6 A
( k& ]* D; E+ f$ w% Z& ?9 ]0 u8 E　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
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　　（2）、协调关系的特征
) m/ ]$ @; c( [) ]/ x+ M1 t" q
9 i7 m, g* u: e; [6 N　　从属性
' C% {% j$ w6 M' K
　　广泛性
# E; u" N+ B  @' r& o
( }5 Y8 I+ E6 J; y- w/ @, X　　间接性

/ G) S7 o4 [+ Q) K  E　　（3）、协调关系的原则

　　政策指导

* r7 w( i9 n6 ?  @9 S  Z. D$ @　　客观公正

* |; N2 C9 J; V8 G5 {4 ]) X& c# U' ]　　平等协商

　　注重整体
2 \0 L4 j( Q' X3 [
4 A4 I  \* r% I5 i. J　　灵活适度
7 G7 C- \0 }9 ?" s
　　（4）、协调关系的过程
3 T* y' m# F5 M2 T# D
　　摸清情况
# P! ?+ E+ l+ ~7 _
- {3 V( T: N  A　　找出症结
. c! L; P5 w' p# @* l( M
　　恰当协调

6 M2 @9 s; Z# t: h. K. b　　督促落实
' I' w" |8 n- i+ n: g
' `  e3 F) F9 |+ Z) x　　检查反馈

2 J0 {3 |: C( T　　3、处理信息
) }. m4 }/ t1 L
2 E1 \5 R, f  D0 R　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
, |# \6 |; K# A5 h; F. O7 s
　　（2）、处理信息的原则
7 l0 i5 Z$ p6 a6 V& L# T
　　及时性原则

　　保真性原则

　　适用性原则
8 R0 j$ L  E+ {- y2 q
# D, Q- h% y9 g6 `　　预测性原则

　　（3）、处理信息的内容
6 k# @' H( ?. ~
$ G9 m6 N4 N0 t% w% I　　历史信息

　　上级信息

　　内部信息
. w, G9 C" S4 G, K7 y  l4 \
　　公众信息

) a; p+ u3 ?: p1 G  C9 _　　社会信息
, H5 D7 M- [# {7 O2 \
　　（4）、处理信息的过程
6 \* Z' ~3 p! C" }
% u+ ^1 \  E. S& A1 X; i# R　　信息的收集

+ ~/ B) D4 C2 L, r& ?4 L8 O7 g: }. ]% r　　信息的加工

　　信息的传递

　　信息的反馈
+ W3 d/ g) Q  U- H8 `
　　信息的储存

　　4、办理事务
$ s$ t/ M! g3 J' _% Y" \
' }2 R$ g7 P& K! Y　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
% ?5 [! l( l9 K8 y, N3 z
9 h4 C. t2 O& F* q, g　　（2）、办理事务的特征

　　综合性

$ K7 g' P/ T4 I8 o% h; O　　服务性

1 R4 l/ R, s% r) |2 S* ~　　繁琐性

$ U% ]( I$ D- H8 L3 R　　突击性
' S& v- C2 y: {( o! ~/ y
3 Z4 Q2 b1 O1 _2 {- _  B) A　　（3）、办理事务的原则

) K% Q1 O3 L3 |7 y　　被动中求主动
& y2 |, x2 g/ A/ Z6 Q) W
, m) }% |; U" a　　原则中求灵活
) d6 j. C) q. l- b% {
& J# D& R: r, N5 f& F. F: K- R　　繁杂中求规范
4 L1 O0 t+ I. [- A2 D0 ~/ w" a
% W# T$ |" F+ A. A/ j　　（4）、办理事务的程序

" e# [0 h7 g  ?4 X9 ^　　自然程序
9 u- _9 @! o/ x9 O8 D
　　理论程序
' Z6 t. `; K; v* l: d# C8 U$ c
　　指令程序
  G" u% R" Z$ a* i4 T9 A3 ^+ O
& P4 {& w$ Q+ z; R6 G　　法定程序
. g8 k- g% F& J& n  ]
　　技术程序
6 g0 ^$ e; v+ C% z* h/ Q
　　习惯程序

7 O* V( f4 \6 _# s3 p4 _/ P' V, t2 w7 W　　二、秘书的职责
　　大致也有以下11个方面：

$ u4 M/ F5 @. m* a1 b4 r　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
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　　接待事务（来访接待、安排服务等）

; \" o# q# x. ^" P" L! \　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

　　行政事务
) L8 M/ v  |2 A# \+ |3 u) v1 a8 Y
; Y2 ]% Z4 [, O! {1 c* z( j　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

) K' I3 T0 ^! j3 f. {　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
+ y0 }6 }" d6 g- J9 R$ K
, e. D# J2 O: ^% b# b' k' I" w) N　　写作事务（各种文体的写作）

　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
; a" d$ I8 M6 Z2 q  w
) P# F/ B6 B* d5 h8 X, V6 p　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
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: S4 M! l1 J- O" G, e　　其他领导临时交办的任务