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办公室秘书的电话礼仪有哪些?3 I- A7 Z9 F( ^' q
$ E3 A. z6 y$ j老秘观点:/ t' X* K" L8 `# i. b: c
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办公室秘书的对外形象代表了单位的形象。在日常工作中,掌握了接听电话的礼仪,让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情,通话结束后,对方会对您单位有极佳的印象。
7 m9 j4 P( d# v W' b4 O9 t" _ ■ 通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。 0 y: c* b# Z* l0 c
■ 接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。
2 K/ P9 S+ W4 w% O ■ 接听电话时,要询问对方单位名称及所属部门,接转电话时为指定受话人提供便利。( A3 J4 a: D' \8 u1 }
■ 当对方要找的人不在时,在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。 ; S9 A9 t& k4 H3 V, i* ?/ h
■ 当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。 5 y& e' }+ u% L! r
■ 在电话中传达事情时,应重复要点,对于数字、日期、时间等,应再次确认以免出错。
M1 R/ A: Y4 D8 \8 s. A ■ 如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,此时应客气而礼貌地询问:"对不起,请问您是哪位?" 6 j0 r, W$ R, k9 P0 |5 A
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