1、邀请书概念 ! A/ M( Z( S+ d& G6 G( x! I( N
邀请书又叫请柬或请帖,是为了增进友谊、发展业务,邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出,邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动,也会使用邀请书,作出正式的邀请。7 a0 Y$ ^/ ?' `2 O8 ]
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2、邀请书的结构
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& b$ d6 i2 i# I: i: y 邀请书的结构一般由五部分组成:标题、称谓、正文、结尾和落款。
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) O% D& x$ x( Y( D (1)标题
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$ T! t- k6 j% H5 z% h4 f 第一行写标题“邀请书”三字,并要居中。 # x8 \ W4 T9 E
; T, O+ a, d8 Q/ E, R (2)称谓
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/ K# s8 G$ [! i( W# z 换行定格写被邀请者姓名或单位名称。
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(3)正文
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$ `8 ?$ G d. V# _. ^1 Y 这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点,以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请,还需写明被邀对象和人数。
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* x3 N9 m8 w! t' m7 D2 r/ [( x2 ^ 正文应特别注明的内容:
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附券:如有参观、文艺活动,或有礼品赠送,应附上入场券,或者领取礼品的赠券。5 Z/ |8 ?9 g* P% o3 j6 F& x( ] E
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宴请:如有宴请,应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样,并注明“席设”何处,以及入座时间。
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特别提示:如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船,应交代路线及有无专人接站等。
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(4)结尾 " n4 g5 G/ S3 l9 q) o
1 u+ K1 t; l, |" h3 g 结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意,一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。 $ F, b) o' x0 r1 f
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(5)落款 3 k4 v" v% H A& w
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在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章,个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。) `" z- M7 X/ m1 B* ]- p9 P
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3、发信时间 ' ^/ _8 h( Z5 d8 C s+ j. i7 E
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通常,它应当至少在一周之前到达对方手中,一边对方有所准备。“临阵磨枪”,打对方一个措手不及,不仅给对方以逼人就范的感觉,而且也是非常不尊重对方的。
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2 N& T" n% C$ @! o* ^4 F 4、实例示析:(学校庆典活动的邀请书)
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% x8 t: G; k) s& B3 S0 N 邀请书
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××大学校长:
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4 a7 Z6 O/ z2 Y; ^* D 今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时,在我校大礼堂举行校庆庆典。6 X: }: W, Y/ k4 `% ^) _0 G
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敬请光临
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/ s3 V- _4 |+ Y$ O/ S ××学校40周年校庆筹备组; [3 J+ i& E" |& P" U: ]7 c
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×年×月×日
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+ [7 }& x% `) z* z# v# J4 `" x 5、对邀请的回复
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对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后,无论接受与否,出于礼貌,都必须及时答复。通常,应当在接到邀约之后三日之内回复,而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁,无论是否应邀,语言都应十分热情。一般用第一人称,且必须签名。
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7 `9 E n! W; ` 基本内容包括:* J0 y. V( n- |6 k
1 x% T0 K3 O8 {8 H r6 ^! O: }, } (1)感谢对方的邀请。# g: w+ U- S' A$ u: N' O0 k
. w. y8 `& q6 j (2)愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。
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. j; Z6 h: c3 o9 o2 J* |" R (3)表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。
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* r' l* r, v! Z/ a. t8 `& Z 如:
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1 R( k- s! U ]! {; k 答复函1 a8 h) b; l# _5 z6 d& J( l
/ {+ d9 H. c' i; h7 o2 f ××先生夫妇:' Y( P; ?) N3 A- h
: |/ y% M; X' r: U9 Q6 c. P3 g 非常感谢你们的邀请,我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。
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此致
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9 z! T- ?# U# l! v% A* G 敬礼2 A$ S' `( K! C: c9 F( o
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×××) c2 U8 M2 K% i2 @
# e8 d. {2 ^6 x6 X. U# ^ ×年×月×日
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