1、邀请书概念 + K" j' J& g; ]! I' ~$ {
邀请书又叫请柬或请帖,是为了增进友谊、发展业务,邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出,邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动,也会使用邀请书,作出正式的邀请。
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2、邀请书的结构8 _( ?' y5 A" c
& T6 D' K2 C9 c$ j$ j 邀请书的结构一般由五部分组成:标题、称谓、正文、结尾和落款。 7 @* H4 q* N7 {
4 e5 D9 c" P, ]& d (1)标题 7 \* I& e5 ~- u( T. x9 o" ]$ P( a! s# [
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第一行写标题“邀请书”三字,并要居中。 1 ~8 C$ k& ^' |6 n. e# E J' v, e
1 U5 z Y4 Q! P9 h l0 i8 E6 Z3 J X (2)称谓 ' {, ^7 \' O) W, ?9 O, B4 x
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换行定格写被邀请者姓名或单位名称。 1 e' S/ T% A% U( G- W! {* f3 e0 P& Y x* i
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(3)正文 ; j1 q8 V! D/ F0 y+ J! {
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这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点,以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请,还需写明被邀对象和人数。
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* [: q4 K4 |8 t9 K 正文应特别注明的内容:: ?6 a4 {3 }: ]. g9 [7 s
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附券:如有参观、文艺活动,或有礼品赠送,应附上入场券,或者领取礼品的赠券。
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, @; s) y7 @1 [ 宴请:如有宴请,应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样,并注明“席设”何处,以及入座时间。2 P0 b2 O+ h( r( `# D$ A1 O" l& d
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特别提示:如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船,应交代路线及有无专人接站等。
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1 {6 V$ ?6 z! P# z0 t/ y4 B (4)结尾 # E; `2 s! [* w/ M0 P
9 t2 C7 b# r* Y# @2 V 结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意,一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。
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* Q+ ^1 g5 N B7 y# D* U (5)落款
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在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章,个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。5 e- c. {0 n% f$ E
! s; }- n$ J- `0 z 3、发信时间
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通常,它应当至少在一周之前到达对方手中,一边对方有所准备。“临阵磨枪”,打对方一个措手不及,不仅给对方以逼人就范的感觉,而且也是非常不尊重对方的。
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[6 t; m+ P6 ` 4、实例示析:(学校庆典活动的邀请书)
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邀请书& x/ a l2 W( t) v& Y
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××大学校长:
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: B) P% d! ~9 B+ I6 O 今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时,在我校大礼堂举行校庆庆典。
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敬请光临
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××学校40周年校庆筹备组
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×年×月×日
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+ p" o; q' N* V- c2 |0 D+ j: n 5、对邀请的回复
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! K+ Y, B& N5 B% i2 M. K 对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后,无论接受与否,出于礼貌,都必须及时答复。通常,应当在接到邀约之后三日之内回复,而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁,无论是否应邀,语言都应十分热情。一般用第一人称,且必须签名。
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基本内容包括:
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+ A* E: M- E- b (1)感谢对方的邀请。: U1 [9 H3 @9 `: k' q7 I
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(2)愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。: Q& E6 Q! R1 S1 X6 M+ ^9 `
# x' U/ n4 s* _/ \+ J (3)表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。8 O" |% P# K& |2 l& J
1 o D! x8 m) \- b4 X3 a+ S9 U 如:8 S# e& C; J6 q8 y5 ~. I$ y
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答复函; A0 ~" M" k) l' i# X+ }5 H
9 D7 _- H0 f% h ××先生夫妇:
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4 n1 N; c- f' n Z r 非常感谢你们的邀请,我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。, D5 k( u) {5 n0 o
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此致
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+ K! C4 F! p6 ]/ W& ^/ {5 X" T' B 敬礼
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×年×月×日
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