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邀请书的概念与结构

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世纪秘书 发表于 2012-8-3 07:02:50 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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1、邀请书概念
6 X2 ]3 M5 ?% }5 o8 A% b  邀请书又叫请柬或请帖,是为了增进友谊、发展业务,邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出,邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动,也会使用邀请书,作出正式的邀请。/ p* _5 v8 C4 R* K% t% b/ a
7 w! h- a* b+ g0 x2 }/ @# u' v4 V6 t2 z" y
  2、邀请书的结构' ?2 R0 o3 [1 R
; V( B0 N- Z9 W" ~) Z
  邀请书的结构一般由五部分组成:标题、称谓、正文、结尾和落款。
" C( ]# H+ g3 X5 g' t
  k4 O% ]- [( K" K- C( _/ b; [; r  (1)标题
* u7 A4 u8 O3 K
9 B9 Z7 @4 i1 c6 N0 ^  第一行写标题“邀请书”三字,并要居中。 ! n$ T7 C6 X. x% v  J/ k

6 f7 z( p& \* e4 P3 g  (2)称谓
3 C4 S: b- W4 `+ [  n8 U
+ M: v" [% m2 X6 x1 Q. [; i3 L  换行定格写被邀请者姓名或单位名称。 1 w# U& \" g# U$ d4 R& y
2 d5 p7 }- z. U* Z1 T" B
  (3)正文 $ D4 c: Y9 ^+ Z2 E
5 Z- ?; M! [) @
  这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点,以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请,还需写明被邀对象和人数。
3 Y7 m* j$ ?1 X, W3 E4 t. y1 J  X0 Z) m
  正文应特别注明的内容:/ ^: L0 z4 h% @' u' z" A5 e# H/ G
# ]& ~/ k4 v; z
  附券:如有参观、文艺活动,或有礼品赠送,应附上入场券,或者领取礼品的赠券。
# H1 r$ D8 a) z3 f, c2 g0 ^* l( G! M$ S
  宴请:如有宴请,应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样,并注明“席设”何处,以及入座时间。; F1 S7 J/ ]0 E
; D+ g' u' ^6 D4 L# z) Y% O  s
  特别提示:如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船,应交代路线及有无专人接站等。
: n6 Y% I% {/ u+ d
1 D* m" |' R3 j  (4)结尾 4 n+ a" }* i! _* I' e. n
6 l# e" J& V9 d
  结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意,一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。
7 ^1 q* {6 S9 J( [4 ~4 I6 T, w
7 \( }! T" @% \* i/ R3 D9 H# g  (5)落款 1 ~" {0 E) _2 [# v! C: f

$ V- d' w% j1 K3 k) K( g  在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章,个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。
' W' @5 [7 v+ p2 X
* @* ~# i/ [0 \' R  u. i" O$ I9 W1 f  3、发信时间
( g: d5 P  q% V- L% x# s3 \  y9 L, T3 g2 U0 S- H' D
  通常,它应当至少在一周之前到达对方手中,一边对方有所准备。“临阵磨枪”,打对方一个措手不及,不仅给对方以逼人就范的感觉,而且也是非常不尊重对方的。
3 p) v4 I; x4 Q6 ]3 A6 ^$ g
3 k* W3 t' H2 w  4、实例示析:(学校庆典活动的邀请书), s( q/ ]2 }# t9 _7 D

* K4 y# w9 Q1 g) i' \  J  邀请书
. ~# ~* t( g. i' O& x0 E% `& T4 Z* A
  ××大学校长:
  X1 J! W  X" d% o' ~8 X$ I* L9 d5 J- Z7 @3 x' l% U+ j8 ]8 d
      今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时,在我校大礼堂举行校庆庆典。# u) k* u% ?1 u

0 \/ ~3 t, R3 N) w  敬请光临
$ e4 Q8 }$ ~0 O
7 e" z# F# P8 ]$ K) l6 M7 s                                                   ××学校40周年校庆筹备组
% H* l( e: s7 l7 h& k7 N2 @1 O: C* S4 a$ F% J" g7 t. O
                                                                ×年×月×日
9 l3 h  R4 U) c) s! l! [! U) Y; d5 @: C" Z( ^
  5、对邀请的回复" _! J4 ]' c# Q2 J

+ B  O& F2 U- s! }3 o9 _  对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后,无论接受与否,出于礼貌,都必须及时答复。通常,应当在接到邀约之后三日之内回复,而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁,无论是否应邀,语言都应十分热情。一般用第一人称,且必须签名。
; U6 A) t1 F4 p: s: q1 ^) W5 r0 B+ x4 K& C
  基本内容包括:
( N) X, f; g5 P& O3 T
& V8 a3 v. W& L3 p5 T) s- N) L  (1)感谢对方的邀请。
- i- I# R( g, p0 ]* X8 g  q$ G+ Y7 S* _% W3 L' R
  (2)愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。
; E# _/ P) @2 n. q/ Z* \- X7 S% B5 C
  (3)表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。
( b- M6 O6 ^  [% M$ [0 w! N
/ n- h, k" G. a9 d% k9 L% z' G+ a  如:1 a  P. d( g& F1 _" {! x+ n5 C

) c3 E1 |9 K3 v* w: T) ~  答复函6 r4 ]% ^7 H! \( q) y
6 l3 `- \" Y6 ?2 ~3 F) {
  ××先生夫妇:
3 @* u8 y' E- C
% m) m$ d# H% Y( \* M& q  N: H      非常感谢你们的邀请,我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。
) d5 G2 u- c0 F9 B2 t
) o! A2 u4 H2 u& v7 g3 T  此致8 W0 P3 n* Q& I
: o* A5 N2 u* H
                                 敬礼" Z7 K. d. |! R3 ~2 D" }

% B9 ]% U8 h  N( f  h4 L1 B7 f                                                         ×××* \. M0 e% I. K5 ~9 V! E& g9 u9 ^

9 G1 V3 ~& Y; x                                                      ×年×月×日
; X# N8 V+ D4 ^! s8 K! A2 }2 j5 J. I2 t0 M' X5 K* g  V# [6 U
 
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