行政公文发文机关标识、发文字号及标题的常见问题与对策

  行政公文是随文字的出现和行政管理的需要而产生并发展起来的。中国最早没有“行政公文”的名称，统称“公文”。“盖文章，经国之大业，不朽之盛事。”
    曹丕《典论·论文》里所说的“文章”，是指当时流行的奏、议、书、论、铭、诔、诗、赋这“四科八体”。他又云：“盖奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽。”将公文奏、议列居“文章”首位，可见，“经国之大业，不朽之盛事”的“文章”首先指的就是公文，而且认为应以符合规范的的“雅”为宜。曹丕对公文功能的认识极其深刻。刘勰在《文心雕龙?章表》中道：“章表奏议，经国之枢机”。明确具体地直接指明章、表、奏、议等公文是治理国家的纽带与关键，一语道破公文作为治理国家、管理社会的文字类型工具的性能与作用的本质。
2 p! M6 w# s5 ]: v4 e    当今世界，一切社会活动无不跟公文相联，无不在某种公文规定的轨道上运行。一旦公文统统失效或废止，全社会无疑陷入混乱状态而走向崩溃。
    行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。这一概念包含以下几层意思：一是除党和军队系统的公文外，所有行政机关在行政管理过程中形成和使用的处理公务的文书。标准的行政公文，是国务院于2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定的13种公文，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。二是行政公文离不开“行政管理过程”，离开行政管理过程这种“公务活动”就不存在行政公文了。三是行政公文是“依法行政”的重要工具和依据凭证，有法规依据作用的“法定效力”。四是行政公文的内在结构和外在形式都有特定的“规范体式”。五是行政公文是进行上下左右的联系和沟通，处理公务活动的文字材料。
! x8 z4 u* z4 o: r7 o  o    因此，行政公文的写作除了符合国家的法律、法规及其他有关规定，坚持实事求是、严肃认真、主旨突出鲜明等原则外，还要遵循行政公文的行文规则，遵循行政公文情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词、数字规范，标点正确，篇幅力求简短的要求，在行政公文语言上遵循精简性、实用性、确指性、陈述性、规范性、得体性的特点，而更重要的一点是必须注重行政公文体式的规范性。
+ g' u7 a) \. L5 G  L2 D    《国家行政机关公文处理办法·第三章·公文格式》中明确规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”撰制行政公文，要严格遵循这一规定，以确保行政公文的统一性与科学性，和精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
    然而，行政公文的实际撰制中却存在着诸多问题。先看两个病例：
    病例一：
                                                  ××市广播电视大学
: _6 k% R+ b1 K6 |" [, ~! j. n3 i/ T7 w                                               ×市电大学发（2001）008号
                                     ____________________________________________
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# e* Y, X+ w$ k                             关于认真贯彻执行省电大《关于“经济应用文写作”完成作文练习的通知》的通知
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6 P) m# c+ w$ k" z! ^: Z    病例二：
                                                  ×教纪［2003］8号
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! N  h7 h5 g& J: S3 U) A    ××市教育纪律检查工作委员会关于转发《××市纪委、监察委〈关于转发〈中共中央纪委、监察部关于转发〈北京市纪委、监察局〈关于严明纪律确保非典型肺炎防治工作顺利进行的紧急通知〉的通知〉的通知》的通知
    由上面两个病例，可以看出常见的行政公文在发文机关标识、发文字号和标题方面存在的主要问题有：   
* g+ n  h7 d% ~    第一、公文眉首方面：主要是发文机关标识不规范，发文字号混乱。
/ s( m. j1 h3 a    第二、公文主体方面：主要是公文标题冗长、混乱、残缺不全，在标题中随意加标点符号等。