一个部门的办公室,工作职责远远不止是“担负着上情下达、下情上报、对外交往、综合协调、参与政务、搞好服务、管理事务等繁重的工作。”,而且要做好领导的参谋与助手,协调领导进行工作安排,进行有效的沟通与协调等,虽然每个人每天拥有一样多的时间,但是从经济学的角度看,每个人的“时间价值”都不相同,时间价值的另一个关联词是“效率”,所以,如何有效地管理时间,就成了办公室提高工作效率的关键。: _0 F/ ?# ?5 }# _" u$ i/ [
/ p& W& h% Z; {6 D; o4 q. D近日,本人有幸拜读了《水煮三国》一书,内容主要讲的是三国的故事,说的是管理的学问,作者成君忆用“大话三国”的文笔娓娓道来,看似荒诞不经,其实大有深意,他以古寓今,庄谐皆备,妙语迭出。在拜读《水煮三国》后,再审视我们忙忙碌碌的办公室工作,颇有心得。9 H! R2 |( {3 m' C7 z* M3 z
5 h" k% \4 i4 H% D- H' h+ S9 w& C《水煮三国》第十四章“让时间快速增值的锦囊妙计”,谈到关于时间的管理,概述如下:/ E2 o) n. C" S% L4 }' v# [; E
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刘备每天总是被一些琐碎的事务弄得团团转,常常是顾了这头顾不了那头。诸葛亮认为刘备需要掌握必要的时间管理技巧。& z2 M) l& H+ f5 R- I3 _
# H( P( S+ n/ v" N8 P" t诸葛亮说:“有关时间管理的技巧。大约可以分为高、中、低三个层次。低层次的管理技巧着重利用便条和备忘录,在忙碌中自行调配时问和精力。中层次的管理技巧强调行事历与日程表,反映时间管理已注意到规划的重要性。高层次的管理技巧讲究对事务的分类处理,按轻重缓急进行优先解决。”
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7 X* W( h( T, {" G a7 T+ x刘备说:“如此说来,我还是一个只会使用便条的低层次的时间管理者。可是,我怎样才能掌握高层次的时间管理技巧呢?”
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这时,书童已将石块、碎石、细沙、水和一只大铁桶准备妥当。诸葛亮笑道:“高层次的时间管理技巧就在这只大铁桶里面。”
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诸葛亮说:“这只铁桶最大的容量,象征着在一段时间内,一个人的最大工作量。碎石象征着既重要又紧急的事务,石块象征着重要、但不紧急的事务,细沙象征着紧急、但不重要的事务,水象征着既不重要也不紧急的事务。”他一边说,一边画事务分类表给刘备看。
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紧 急
2 D" i! P( y+ Y, c9 [: ~1 H 不紧急
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0 i5 K, O; ~0 X: n8 S9 N! h 重 要
$ W; r" s2 H- x- l" h( L A(碎石型的事务)$ A9 |5 a$ w2 X$ `; e) |
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·危机- A4 ^9 q1 |+ J4 Q0 H0 b; ^
% F# Q1 g6 X# r2 y& j% u3 z# o·急迫的问题 N/ S; Z1 ?" J; _
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·有期限压力的计划
# W; ~9 j! v6 v# `! k B(石块型的事务)$ L% Y. I7 r2 `" C
& M- c0 d( k& V8 z j·发掘新机会6 {* T, A2 S+ k6 N( Y' a" ^6 a; v
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·规划5 b, f a v5 T- u5 y+ ~
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·改进产能: \ V; S% H! }" Y9 y
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·建立伙伴关系
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·防患于未然
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不重要
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·不速之客的接待4 f5 I: g( B" z: d- _% a" v
0 H, p- B, t$ H0 {' Y4 H/ v·某些信件、文件、电话的处理2 h& R- C" d8 G
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·某些会议的出席
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·某些必要而不重要的会议、活动
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·一些可做可不做的杂事
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- H- Y) R7 a2 @3 ^2 d·一些不必要的应酬# |, H6 G. N7 M/ n8 n7 X) o) h
! S# H3 e1 e' Q6 R4 h% @; ^·有趣的活动/ i9 R/ C4 ~8 o: H' i; X+ _. P/ a
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$ F7 u' e5 s1 v6 z+ a7 c“你通常偏重于处理哪一类事务呢?”诸葛亮问。刘备毫不犹豫地回答:“当然是A类。”$ r9 x) k( A. l. f
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诸葛亮继续问道:“那么,B 类事务呢?”刘备说:“我也知道B 类事务相当重要,可就是没有时间顾及”! O: k' c' X# J3 F! ~. u7 c- [7 u
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诸葛亮问:“是不是像这样?”他把铁桶中装满碎石,然后,那块石头怎么也装不下去了。
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* H' S# t( q0 `: I" g9 v“是这样。”刘备点点头。3 g2 t# m1 @5 ~" w! f/ V
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诸葛亮又问道:“如果换一种装法呢?”他把石块一一放进铁桶里。当铁桶里再也装不下一块石头时,他停下了来,问:“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了?”
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. x( D9 r; z" V5 v4 T+ Z5 h“是。”刘备回答。2 o( D& `8 |' z& z* {5 s
( Q2 h; ?" f: m“真的吗?”诸葛亮问。随后,他不紧不慢地抓起一把碎石,放在已装满石块的铁桶表面,然后慢慢摇晃,然后又抓起一把碎石…不一会儿,这一小桶碎石全装进了铁桶里。“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了?”诸葛亮又问。) `5 C* `8 y, z7 F h+ Z
( p- ^8 j* t7 a6 @& O5 s“还……可以吧。”有了上一次的经验,刘备变得谨慎了。7 D! @& q8 R7 [1 o
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“没错!”诸葛亮一边说,一边把细沙缓缓地倒在铁桶的表面。他慢慢摇晃铁桶。大约半分钟后,铁桶的表面就看不到细沙了。诸葛亮再一次间道:“现在铁桶装满了吗?”# K8 O9 @, m1 y1 M( L) [8 b
) A3 k/ G- l) t- j7 p3 |- t7 X还…没有。”刘备虽然这样回答,但心里其实没底。* ]4 l4 Z6 W: }) b7 M* \) A
8 z, H$ A+ t: ?( s' z# ^“没错!”诸葛亮一边兴奋地说,一边慢慢地把水往铁桶里倒。水罐里的水倒完了,诸葛亮抬起头来,微笑着问:“这个实验说明了什么?”+ T$ Q7 [5 q: E' F7 S1 C1 E
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灵感像闪电一样从刘备的脑海划过,他惊奇地说:“我明白了,这就是您所说的分类处理、优先解决吗?”
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