机关公文写作的主要方法和基本要求

　简洁性是现代公务活动求实、求简、求快的一种反映。随着信息化社会对信息传递效率要求的提高，公文的简洁、精炼成了现代公文发展的必然趋势。

　　（一）行文删繁就简。现在有些文件的开头不是开门见山，直入主题。有的认为机关公文不能太具体、太实际，不然就会缺乏普遍指导意义，因而起草公文时，总是追求原则化、理性化的东西。表面上看，这样的材料立意很高，理论性很强，但实际上却很“虚弱”，内容多是大话、空话、套话，这样的文字材料写得再多再好，也只是应景文章、表面文章，对工作起不到有效的指导作用。这是一种不好的文风，应删繁就简，真正体现出公文实效性。机关公文是用来指导实际工作和解决实际问题的，要言之有物，不讲废话。而有些机关公文是要务“虚”的，但必须有的放矢，避免泛泛而谈，空话连篇，要做到言简意赅，保持准确、鲜明、生动的文风，反对空洞无物、似是而非的空话、假话和废话。同时，由于公文主旨和观点的需要及文种的不同要求，材料应详略得当，否则会让人感到内容宽泛，不得要领。总之，公文的实用性要求公文语体要讲求效率，正如刘勰在《文心雕龙·议对》中说：“文以辨洁为能，不以繁缛为巧；事以明核为美，不以深隐为奇，此纲领之大要也。”

　　（二）语言简短精练。文件内容一定要一针见血，开门见山，使人一目了然，不要绕圈子；主题要集中、突出，不要面面俱到，包罗万象，不能什么问题都要在一个公文中解决，最好是一事一文，切忌意义重复和交叉；同类观点和内容要集中写到一处，语言要平易、朴实、简洁，要讲究语法修辞，讲究文法，文字要准确、精练。公文是实用性极强的文体，为了直接说明情况、提出要求，便于受文者理解和办理。这就要求在公文中常采用陈述句和祈使句，因为这两种句式能增强语言的表意功能，并且使人一看就明白，做到了文字简洁明白，干净利落。同时，要力争做到用尽量少的语言表达尽量多的内容。撰写公文，要力戒过多使用长句。
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　　（三）用好专用语言。公文专用语一般都有特定的含义，在长期写作实践中形成了言简而意丰的特点。能起到简练作用的公用专用语汇大致有以下几个方面。一是开头用语：兹、据、经等。二是称谓用语：本、贵、该等。三是表态用语：同意、照办、即办、当即执行、坚决贯彻等。四是引叙用语：闻、悉等。五是谦敬用语：承蒙、不胜等。六是总结用语：总之、综上所述、对此、为此等。七是希望用语：希、请等。八是结束用语：此、特此、望、盼等。以上表述，词简意准，便于理解。

　　（四）恰当运用古语。大量的古语精华正合乎公文语言简洁凝练、表意确切的要求。如《论语》中的“温故知新”“见贤思齐”“不耻下问”，《孟子》中的“天时”“地利”“人和”“苦其心志”“浩然之气”，魏征《谏太宗十思书》中的“居安思危”等，诸如此类不胜枚举。如果把这些古词语恰当运用到公文中，不仅使文章表达精练，而且还增加了文章的文化底蕴。
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公文写作的基本要求需要多意会