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九段秘书区别

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天下一秘 发表于 2013-8-7 09:15:49 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
一段:发通知
% M; t8 v0 B. e6 y  F( m. w用电子邮件或在黑板上发个通知,然后准备相关会议用品,并参加会议
7 J  H! n$ C% E6 g2 V0 E8 F; t
: J. C# j) q5 `4 j9 g/ [; ?二段:抓落实
, ?( E5 g2 {) _4 A1 _* i% o3 `发通知之后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到- e+ k/ v) o8 _

, {2 g: M+ d7 ?# K$ L  A三段:重检查1 s9 {' D3 P4 q  W/ S1 N  |
发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间0 e+ R3 }8 u( y4 l! e2 y4 {

, I0 U8 u7 w6 C四段:勤准备* x" h! a  N5 o0 z) L2 G1 e
发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议
2 k! a  @4 ~4 G1 y2 R( e( F0 u7 T* A! P/ u0 o, C5 q; P
五段:细准备# X& `' N5 C$ i
发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事,或者记不清的事争吵)) [+ f: z8 q8 u" Q* p8 C+ `
. W" }" N! L) T1 }% T+ s4 a: a
六段:做记录$ V/ x. z, g; r) t: x# t
发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份)9 L+ U% [1 B. t- h$ T" U1 l, h
1 d4 V- S3 W/ o, \6 `  M0 C! w
七段:发记录1 _  ]# Y4 P" x( y# Q* ]+ a2 P3 r
会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请示总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员
$ |  E* G3 |) B5 |; `/ u$ ]3 L3 N+ N' N2 t6 @7 W2 O1 w9 c# B
八段:定责任
& s) Z$ R6 |& G3 @8 Q# H! l将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,并定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理3 X" @. ~0 Q: A' ~( ?8 r
5 O# a* s+ `2 z
九段:做流程
& k: U+ d# X( k' d) k8 }把上述过程做成标准化的“会议”流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,把会议服务的结果做到九段,形成不依赖于任何人的会议服务体系5 M& [1 `* p8 _9 ~8 F
 
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