一段：发通知
% M; t8 v0 B. e6 y F( m. w用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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: J. C# j) q5 `4 j9 g/ [; ?二段：抓落实
, ?( E5 g2 {) _4 A1 _* i% o3 `发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到- e+ k/ v) o8 _
, {2 g: M+ d7 ?# K$ L A三段：重检查1 s9 {' D3 P4 q W/ S1 N |
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间0 e+ R3 }8 u( y4 l! e2 y4 {
, I0 U8 u7 w6 C四段：勤准备* x" h! a N5 o0 z) L2 G1 e
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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五段：细准备# X& `' N5 C$ i
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）) [+ f: z8 q8 u" Q* p8 C+ `
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六段：做记录$ V/ x. z, g; r) t: x# t
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）9 L+ U% [1 B. t- h$ T" U1 l, h
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七段：发记录1 _ ]# Y4 P" x( y# Q* ]+ a2 P3 r
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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八段：定责任
& s) Z$ R6 |& G3 @8 Q# H! l将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理3 X" @. ~0 Q: A' ~( ?8 r
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九段：做流程
& k: U+ d# X( k' d) k8 }把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系5 M& [1 `* p8 _9 ~8 F
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