公文写作经典语录
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3 @- c9 Z& c8 G, C4 X$ D' Y1、 公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系,如:通知、请示、批复、报告、函、决定、通报、意见等;专用公文是企业内部使用,一般不与外界有联系,如:会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。0 O' B; u1 _; G* e/ R& S
2、 一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报,譬如:以公司的名义上报报表省公司,一些事情需要请示省公司,公司下发一些管理办法,对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部,以部门的名义发文,一般不对外,包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿,部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。
: o* `1 {7 B7 N4 a9 Q0 d3、 文件与电子函件的区别:电子函件用于工作历时较短,日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调,以分公司下发的管理办法一定要用一级文件,以部门下发的管理办法可以用部门文件,千万不要用电子函件。/ a+ a; ~, D. ?- t1 g5 B M! K$ @0 c
5 g; J( r/ c7 C0 B5 u: [4、 上行文与下行文与上级与下级的关系,这里所说的上下级关系,一种是组织系统关系,一种是业务系统关系。对上级用上行文,对下级用下行文,上行文如请示、报告等,下行文如通知、通报、决定、意见等,向同级部门或不相隶属关系的单位,则用函。 U2 p) E! t- _" c$ I# R; M
5、 用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源,应用请示。# s8 |2 {' F# T; [! ~. Y
' k' M4 N) y/ ^" U0 {' }6、 用于向上级汇报工作、反映情况等,可用报告。9 X& D$ h2 m5 n/ l9 Y4 D. ^8 g& z) Q9 B0 T
7、 用于向上级反映工作意见,请求给予支持,可用意见。
# B( H+ }6 }6 T" [5 a4 S8、 部门发文不可以超越本部门职权范围事项,不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。6 b+ v* b9 y" m7 n$ j/ A2 _
9、 公文的标题制作三要素:(发文单位)+关于+事由+文种; H" k# ^" f9 E R. J
D( Z0 }/ s C& E4 k6 g例:(网络运营部)关于召开第三季网络运营分析会的通知1 x, p( W9 C. f0 W
注意:文字务必准确、简要,一般不用标点符号(法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号)% e; ~- L7 N9 j! V! x4 c) c
/ A' y. t; u8 G1 M10、转发文标题制作四要素:转发(批转)+来文单位+转发文件题目+文种2 X1 M1 B- H2 S
- V) B) [3 j/ c+ S5 @4 S/ h例:转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》
0 D( D ^% | Y! c注意:转发公文应避免使用重复用语和相同的文种,遇到多层转发的处理办法一是省略中途转发机关,取最先发文单位。 二是另拟标题,转发情况在正文中说明。% q' c! p1 L! y( E
例:“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法(试行)〉的通知》的通知”
/ w/ s& Z8 Q, G- v压缩改为:转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法(试行)》的通知》) E. }" B4 v9 _/ k% l# T6 S
11、主送单位:受理单位、主办单位。抄送单位:主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理,二级文用抄报。2 _6 |1 X: x0 G$ v4 U- Y# ]/ f
注意:无论主送单位还是抄送单位,应使用全称或规范简称,两个以上主送或抄送单位,应按行政区域、行政机关的排序,先大后小,先外后内。# u' s( f- N& [8 P) @! ~- t- P& F
12、公文内数字除了固定的词语或成语外,要用阿拉伯数字,但落款要用全称中文。
1 G% q$ ^1 I8 Q0 F! Z1 ^1 V13、句中较短的平级的词和短语用顿号,并列复句内部分句间用分号,在分号与句号之间,分号与分号之间至少有一个逗号,在提示语的前后,表示提示下文或总结上文的用冒号。
$ P& o" j [, [+ ~3 y" O6 a" L% t3 {14、请示的标题:关于+事由+请示3 M- ` ?5 K6 \' p: P
, Z1 K! l$ ~ F" ~% R 编写的守则:导言+主体+结尾5 R9 _* E. N! L& a! X6 J5 B
导言:开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景,要求写得充分而又简单。例如成本支出请求,要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号,价格,购置或维修的原因,如果不购置或不维修会出现什么样的情况,有多严重。
! O% t4 O$ {4 }4 q" G/ F+ m 主体:内容突出,事项集中,条理清楚,要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示,要写哪个部门鉴定必需购买或维修,这笔费用的单价是多少,数量是多少,几时做预算,什么时候付现,是否有2套解决方案,如果有2套方案,你则重建议用哪一种,为什么?/ @; x, h: E" j3 M: S1 B$ u$ c; P* F8 O, }
结尾:是一个固定的模式,妥否,请批示。当否,请批示。是否可行,请批示。以上请示,望予审批。% t( U( w* O, K5 W' o. O% ?7 z2 \& \. f! m, x1 W( Y5 x
注意:请示的主送单位一般只写一个,请示应事前请示,不越级请示,如提出2个以上方案,应有倾向性意见。, L6 f" |# |( h1 K3 k& S% R1 b4 b* T: R3 S+ t5 B' U+ @ c3 \! }
15、批复的标题:关于+事由+批复# F) W; [- g9 {$ g: k: i
编写的守则:开头+正文+结尾
6 R/ l- \6 F) O3 U 开头:你单位《关于XXX的请示》(XX[2009]XX号)已收悉,经XX部门审核,同意XXXX,现就相关事项批复如下。
1 {* A, O! [ B' O3 M 正文:做出明确的答复,同意什么,不同意什么。3 S e3 U: b7 I+ B5 Z N0 g3 O6 D# v
结尾:从上级单位的角度强调一些事项,可提出希望、要求、号召。8 T: A% h; H" U H& ~
# Q( h3 Y$ P9 i( U; f. H 注意:在做批复公文时,要认真核实缘由的真实性,研究可行性,权衡利弊得失,有根据地表达意见。批复针对性要强,态度明朗,答复明确,措辞严谨,语句庄重。请示内容较多的,可分条列项地答复,对不同意的事项,应说明不同意的理由。$ Q/ j/ c2 {$ [: {/ C' q: C$ M$ c4 W- U# K; Z8 |
16、通知的标题:关于+事由+通知& ~+ v, y* q$ r% ]+ e/ B [) L" s& D% {, {
编写的守则:导言+正文+结尾& S% }: z' Y% x1 ?5 e+ n
导言:发通知的原因,就相关事项通知如下。( B% R% i1 P( X* U7 G
1 q1 X$ _5 b9 |- }0 d正文:通知事项- h5 y& [* S" B7 y& U k( Y
结尾:以上通知,请遵照执行。! D9 H; z2 Z1 h- r2 O
9 a) O/ o, \3 @+ F8 A8 \# q注意:通知适用于发布(印发)本单位的规章制度,批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,职务任免、岗位聘任等,因此,主送单位要准确、清楚,严忌错漏。导言简洁清晰,高度概括。正文明确具体,针对性和可行性要强。+ K9 U+ K j/ j/ D
会议通知的模版:会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等3 H/ F2 v8 ?: e, V% u9 \
培训通知的模版:培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。8 K8 U: C4 Z: e) |0 s q- V+ z8 Z8 u) b+ ?
17、报告的标题:关于+事由+报告3 I8 z1 \9 z1 C( |) I1 M+ ?
( x) D9 `4 B0 q& K. {& H编写守则(三段式): 情况——做法——问题(意见)
4 t2 A1 R$ B! l7 v4 t5 p, A 情况——问题——建议
3 w& e7 a9 k6 m (只选其中一种或两种写) 情况——原因——下步做法6 [' ` V+ H2 [! h# h# ]) B' i
q7 B+ V: k. m9 y+ K# Q' [# O( @4 V 情况——原因——责任及处理意见
( f$ O4 y1 @8 }6 N4 E8 n 注意:报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此,在写的时候,要注重时效,情况真实,不弄虚作假,不文过饰非,有关事实和数据务必准备确无误。拟文时,要语言简洁,篇幅短小突出重点,层次分明,不要夹杂请示事项。如果重大事件报告,要同时准备好说明材料作为附件提交。! D5 g4 @" K$ W6 S/ d
* y- c3 h U4 z) ` 报告与总结的区别:报告在表述方式上大量使用叙述,情况、事实点绝大部分文字,只是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示,对问题的认识。: O( S7 J+ Y" ?- m
6 q+ g4 T3 F- N$ n- {+ r# r 报告与请示的区别:两者都是上行文,对上级行文,但报告不要求上级批复,请示则要求上级批复,报告是事中或事后行文,请示是事前行文,报告的结尾用“特此报告”,请示则一般用“妥否,请批示。”1 X9 d" C! A" o* r0 z7 y
18、函的标题:关于+事由+函" ?! C8 |9 x* S- ^, H- D( u. R& H! f/ S: k
编写守则:开头+正文+结尾: _9 ^5 h) G2 T: V- j% X4 Z
开头:简洁写明发函的缘由6 {: R% m7 V) D" c4 S, Q) D* Z# G% J6 ~* M
正文:逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求7 J9 Z1 {' ?1 Q/ `& x
0 |- k5 Y! _# y0 D0 n结尾:“特复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“请研究函复”等。
& ^* ]' g4 f1 o+ {( u注意:拟写函时要注意措辞,因为彼此的地位平等,语言要朴实谦恭,议论说理要适度。另外,撰写复函时,要就别人在函中提出的问题回复,不是函中提出的不问题,尽可能不要在复函中出现,不然就有画蛇添足的嫌疑。 W; |; m0 T/ s( K7 N/ l" ^
19、决定的标题:关于+事由+决定
7 R6 U8 q6 l- t/ a. W编写的守则:导言+主文+结尾* D: y2 z1 `: ^7 ?* Q. i; [! j( G4 z3 ]5 w. B0 h# @- n
导言:写明决定的原因、目的、根据、意义,语言简洁、概括。' \/ a3 D7 k/ h/ Q7 R& e4 f
% s: B6 O! F9 Q7 G n主文:阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。
" l$ }0 a( [8 |4 i) ]结尾:提出希望、号召、实施要求。9 q5 A% y# u. Z$ @$ Y% I7 h, e% ?2 a D5 k) l
20、通报的标题:关于+事由+通报' @4 s, k1 ?& w' T9 \2 m' x* Y: [& v
编写的守则:导言+正文+结尾& }5 Y0 u+ n! ]0 p8 g/ w2 k. X3 s; N9 o6 |
导言:介绍通报的事件或人物,将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。7 I2 D3 B! |2 n$ }4 ^* C( j: N3 X3 j- i) E6 l* R, G
正文:分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。& g; `/ y& M& z3 A1 H q% z Q; L m: o: R5 d* R- K
结尾:写明所做出的决定或指示性意见,及提出有关要求或发出号召。( I7 R6 y$ z N+ g
5 _# }4 T* n9 W注意:通报只适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性,因此,用词要严谨,注重写实,掌握分寸。% _: b* l$ A, \, Q! ]
21、会议纪要的标题:关于召开+会议名称+纪要
: r& J; G) K& e" _9 L编写的守则:会议概况+会议内容+结束语- m* Q0 g+ u4 O" e
会议概况:开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。 V. S$ b* I6 q, P3 {( A+ r; V( a7 V1 b# o4 S
会议内容:会议的重要发言和决议。5 ^$ P5 a+ H7 A
- o: z R1 U- U) Y( s$ t结束语:希望与要求。) X0 s: f0 V" V& d, d s9 B2 f3 q4 Y9 C! A" n
22、备忘录:和会议纪要非常相似,区别只在于会议纪要是决策性的事项,而备忘录是非决策性事项,只是相关部门共同约定的事项。: b# F1 @4 }: S0 c# Z6 d' I
23、工作联系单:和函的撰写相似,是部门之间工作联系的一种公文,拟写时要语气平等、诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况,并在工作有调整时要及时告知。& s' g8 c: t% p" I4 D+ i/ M
24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”,每份公文一般都只有一个中心思想,多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前,首先要确定中心,明确思路,然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来?从上级精神、领导意图和客观实际中来,而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔,公文就会越写越难写,最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上,抓好三个基本点,或是“三部曲”。对下布置工作的公文,在一般情况下,一要写明“为什么要做”,即目的、意义或原因;二是“怎么做”,即方法、措施及注意事项;三是“做成什么样”,即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文,一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”,二要写明“怎样做的”,三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”,多用于上级有布置,有要求的汇报,写这样的汇报,要少写或不写目的、意义和原因;“我们为什么要做”,则常常是自发地、创造性地开展工作,是主动地对上汇报或对下发动,这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上,若是综合性的,又是例行性,其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会,第二部曲为下一步的目标和任务,第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话,其“三部曲”一般为意义、目标和措施。 |