公文写作经典语录# s; Q: d; r1 A9 T/ T& y+ h/ u+ d
) \ f4 y' z) G3 r9 D4 L1、 公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系,如:通知、请示、批复、报告、函、决定、通报、意见等;专用公文是企业内部使用,一般不与外界有联系,如:会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。* s3 {$ s. f( K4 [
2、 一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报,譬如:以公司的名义上报报表省公司,一些事情需要请示省公司,公司下发一些管理办法,对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部,以部门的名义发文,一般不对外,包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿,部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。
1 S! w8 k8 J$ g( u3、 文件与电子函件的区别:电子函件用于工作历时较短,日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调,以分公司下发的管理办法一定要用一级文件,以部门下发的管理办法可以用部门文件,千万不要用电子函件。/ a+ a; ~, D. ?- t1 g5 B M! K$ @0 c
9 ?/ ~' {& x/ S8 ]4、 上行文与下行文与上级与下级的关系,这里所说的上下级关系,一种是组织系统关系,一种是业务系统关系。对上级用上行文,对下级用下行文,上行文如请示、报告等,下行文如通知、通报、决定、意见等,向同级部门或不相隶属关系的单位,则用函。
- a% D' V L- x% i4 C5、 用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源,应用请示。# s8 |2 {' F# T; [! ~. Y( T0 w+ f$ x3 x9 G" ?0 N* w
6、 用于向上级汇报工作、反映情况等,可用报告。9 X& D$ h2 m5 n/ l
# p# X' f) I' }3 m3 U2 s, v7、 用于向上级反映工作意见,请求给予支持,可用意见。3 ]% @- x5 }6 G3 E! D4 s* |
8、 部门发文不可以超越本部门职权范围事项,不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。, v/ j# _' w! s7 Q- `5 `* q% H
9、 公文的标题制作三要素:(发文单位)+关于+事由+文种; H" k# ^" f9 E R. J4 [9 `; g: w4 x& I3 N4 ]: c
例:(网络运营部)关于召开第三季网络运营分析会的通知
1 k/ f( T+ n' O, E: H. p! p' v注意:文字务必准确、简要,一般不用标点符号(法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号)% e; ~- L7 N9 j! V! x4 c) c+ y9 N& o6 l! T8 I
10、转发文标题制作四要素:转发(批转)+来文单位+转发文件题目+文种2 X1 M1 B- H2 S
% t+ V4 M1 p: z: z0 T6 u例:转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》
; l$ P& Y% }9 X* U8 B. `, C3 c! q注意:转发公文应避免使用重复用语和相同的文种,遇到多层转发的处理办法一是省略中途转发机关,取最先发文单位。 二是另拟标题,转发情况在正文中说明。2 U1 ?/ T: {2 E: \6 W
例:“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法(试行)〉的通知》的通知”
3 } I( Y9 A3 n* y$ g, |压缩改为:转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法(试行)》的通知》5 T6 t h7 M( j1 g
11、主送单位:受理单位、主办单位。抄送单位:主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理,二级文用抄报。
2 k2 D% S0 P6 [5 w6 m& q 注意:无论主送单位还是抄送单位,应使用全称或规范简称,两个以上主送或抄送单位,应按行政区域、行政机关的排序,先大后小,先外后内。# P; W/ m! p0 O! B1 A2 G
12、公文内数字除了固定的词语或成语外,要用阿拉伯数字,但落款要用全称中文。
; M* Q3 R8 y0 D% ^13、句中较短的平级的词和短语用顿号,并列复句内部分句间用分号,在分号与句号之间,分号与分号之间至少有一个逗号,在提示语的前后,表示提示下文或总结上文的用冒号。2 c" F3 b! G/ N7 p
14、请示的标题:关于+事由+请示3 M- ` ?5 K6 \' p: P( ~( K7 Z1 i, K8 N' }
编写的守则:导言+主体+结尾
- `5 }" n! z5 y* F" |- o 导言:开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景,要求写得充分而又简单。例如成本支出请求,要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号,价格,购置或维修的原因,如果不购置或不维修会出现什么样的情况,有多严重。
" |! u7 A& ^ ~) G/ s 主体:内容突出,事项集中,条理清楚,要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示,要写哪个部门鉴定必需购买或维修,这笔费用的单价是多少,数量是多少,几时做预算,什么时候付现,是否有2套解决方案,如果有2套方案,你则重建议用哪一种,为什么?/ @; x, h: E" j* L" S k) @! O9 T) i
结尾:是一个固定的模式,妥否,请批示。当否,请批示。是否可行,请批示。以上请示,望予审批。% t( U( w* O, K5 W' o. O% ?8 e7 I5 a0 S8 |- P1 Y* X2 e
注意:请示的主送单位一般只写一个,请示应事前请示,不越级请示,如提出2个以上方案,应有倾向性意见。, L6 f" |# |( h1 K3 k& S% R2 p6 ^* M" }. w" ^
15、批复的标题:关于+事由+批复
0 p# L8 O; B4 M7 B 编写的守则:开头+正文+结尾1 _3 y$ l# G! t: F
开头:你单位《关于XXX的请示》(XX[2009]XX号)已收悉,经XX部门审核,同意XXXX,现就相关事项批复如下。
; f* A' ?3 W5 K4 K 正文:做出明确的答复,同意什么,不同意什么。" |2 |/ K+ x' N* s3 A( L! S
结尾:从上级单位的角度强调一些事项,可提出希望、要求、号召。8 T: A% h; H" U H& ~+ P+ Y; @! f# z$ R
注意:在做批复公文时,要认真核实缘由的真实性,研究可行性,权衡利弊得失,有根据地表达意见。批复针对性要强,态度明朗,答复明确,措辞严谨,语句庄重。请示内容较多的,可分条列项地答复,对不同意的事项,应说明不同意的理由。$ Q/ j/ c2 {$ [: {/ C' q: C
0 G- Z8 @$ {; q16、通知的标题:关于+事由+通知& ~+ v, y* q$ r% ]+ e/ B" c+ U; G F& ]7 ~
编写的守则:导言+正文+结尾
g- }* N/ w9 a( Q: I% c导言:发通知的原因,就相关事项通知如下。( B% R% i1 P( X* U7 G
3 i* E2 b1 x) B0 k V- t' P, V正文:通知事项/ ~4 u+ q4 B" J& `
结尾:以上通知,请遵照执行。! D9 H; z2 Z1 h- r2 O# T, V0 N$ u" Z1 K
注意:通知适用于发布(印发)本单位的规章制度,批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文,传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项,职务任免、岗位聘任等,因此,主送单位要准确、清楚,严忌错漏。导言简洁清晰,高度概括。正文明确具体,针对性和可行性要强。2 P4 S& }/ u ]
会议通知的模版:会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等4 ^* r9 _8 W2 ~' l: r& ?
培训通知的模版:培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。8 K8 U: C4 Z: e) |0 s& I0 c: e4 d8 N, J e8 q6 }- e! T
17、报告的标题:关于+事由+报告3 I8 z1 \9 z1 C( |) I1 M+ ?9 A% V* O2 ~. @: F2 z( ?. L7 k
编写守则(三段式): 情况——做法——问题(意见)/ J; V6 T0 j6 J/ G; h$ u2 c6 \1 e6 R
情况——问题——建议
/ X3 s# l, O0 O% b8 U$ i, A (只选其中一种或两种写) 情况——原因——下步做法6 [' ` V+ H2 [! h# h# ]) B' i, `/ X) u9 v7 E3 ^
情况——原因——责任及处理意见5 S; F: a8 {) w8 I3 k$ C
注意:报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此,在写的时候,要注重时效,情况真实,不弄虚作假,不文过饰非,有关事实和数据务必准备确无误。拟文时,要语言简洁,篇幅短小突出重点,层次分明,不要夹杂请示事项。如果重大事件报告,要同时准备好说明材料作为附件提交。! D5 g4 @" K$ W6 S/ d. f" h4 J& `1 n( T5 Z" k
报告与总结的区别:报告在表述方式上大量使用叙述,情况、事实点绝大部分文字,只是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示,对问题的认识。: O( S7 J+ Y" ?- m. T2 v- p1 H2 ~$ W( l, B8 ~% `
报告与请示的区别:两者都是上行文,对上级行文,但报告不要求上级批复,请示则要求上级批复,报告是事中或事后行文,请示是事前行文,报告的结尾用“特此报告”,请示则一般用“妥否,请批示。”8 p3 v t, D( @3 j* ~
18、函的标题:关于+事由+函" ?! C8 |9 x* S- ^, H
2 n' |' h& Y) M, [. R! @9 C0 o" U编写守则:开头+正文+结尾
& P# q, r d0 w' G开头:简洁写明发函的缘由6 {: R% m7 V) D" c4 S E( c* L {+ \9 s- V% v" m5 T% D
正文:逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求7 J9 Z1 {' ?1 Q/ `& x
$ d( R3 Y" N0 C结尾:“特复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“请研究函复”等。
/ d; v( f, ]) ]) I% x" ~注意:拟写函时要注意措辞,因为彼此的地位平等,语言要朴实谦恭,议论说理要适度。另外,撰写复函时,要就别人在函中提出的问题回复,不是函中提出的不问题,尽可能不要在复函中出现,不然就有画蛇添足的嫌疑。# a' x2 t9 Z! P% I5 U( M s
19、决定的标题:关于+事由+决定
6 }( |( y0 u8 E" d' Q编写的守则:导言+主文+结尾* D: y2 z1 `: ^7 ?* Q. i; [
$ U8 G5 d) j) [/ c导言:写明决定的原因、目的、根据、意义,语言简洁、概括。' \/ a3 D7 k/ h/ Q7 R& e4 f
; ^) Y: i. ?0 D6 o/ ~9 H主文:阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。
. X! W! J* u/ x$ y7 g结尾:提出希望、号召、实施要求。9 q5 A% y# u. Z$ @$ Y9 J. @, V' i7 C! Q7 X! O" ]
20、通报的标题:关于+事由+通报' @4 s, k1 ?& w' T% N# _+ F& M5 Z0 O* X- J8 b$ t( Q
编写的守则:导言+正文+结尾& }5 Y0 u+ n! ]0 p8 g/ w2 k* z% P) Z! }; T" b
导言:介绍通报的事件或人物,将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。7 I2 D3 B! |2 n$ }4 ^5 z0 h( e8 `" y+ R& ]
正文:分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。& g; `/ y& M& z3 A1 H q% z Q; L
- Y7 j8 O7 d+ d' u: x0 ?* r结尾:写明所做出的决定或指示性意见,及提出有关要求或发出号召。( I7 R6 y$ z N+ g# U& O2 P% H0 w0 H9 C
注意:通报只适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性,因此,用词要严谨,注重写实,掌握分寸。' {7 u& k. s" E" z, Z9 p
21、会议纪要的标题:关于召开+会议名称+纪要
4 \2 U( e3 ?5 `/ c编写的守则:会议概况+会议内容+结束语
; i3 w, X. P: L) N7 }会议概况:开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。 V. S$ b* I6 q, P9 b7 m% J4 ^8 ?+ Y. e* n1 t
会议内容:会议的重要发言和决议。5 ^$ P5 a+ H7 A
( D! S$ o5 U% G- o结束语:希望与要求。) X0 s: f0 V" V& d, d s
/ ?% \+ ^- [! n0 ?2 J22、备忘录:和会议纪要非常相似,区别只在于会议纪要是决策性的事项,而备忘录是非决策性事项,只是相关部门共同约定的事项。
0 t% w( R2 w! Y2 s: C& r23、工作联系单:和函的撰写相似,是部门之间工作联系的一种公文,拟写时要语气平等、诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况,并在工作有调整时要及时告知。; `( \7 ~; U& M/ P5 K y4 _, d; _
24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”,每份公文一般都只有一个中心思想,多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前,首先要确定中心,明确思路,然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来?从上级精神、领导意图和客观实际中来,而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔,公文就会越写越难写,最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上,抓好三个基本点,或是“三部曲”。对下布置工作的公文,在一般情况下,一要写明“为什么要做”,即目的、意义或原因;二是“怎么做”,即方法、措施及注意事项;三是“做成什么样”,即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文,一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”,二要写明“怎样做的”,三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”,多用于上级有布置,有要求的汇报,写这样的汇报,要少写或不写目的、意义和原因;“我们为什么要做”,则常常是自发地、创造性地开展工作,是主动地对上汇报或对下发动,这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上,若是综合性的,又是例行性,其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会,第二部曲为下一步的目标和任务,第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话,其“三部曲”一般为意义、目标和措施。 |