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% U- n: W/ a. `2 p* hmso-font-kerning:0pt">2012 # Q9 N/ w. k- a. c4 rfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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" p- n# ]" h6 t7 h n& b# p5 L) \7 i& b7 {- Tfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容4 U8 e& Z. ~: |& S' |; y' k
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
, [' }( \! Y* Q9 e" g7 V5 f. @- f
# M9 g& t' I/ v, {mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。4 ~& V5 I2 Q! q, a" B. Z; \color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> , L8 B0 W4 x% o1 `( U; U
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; U) I% S' Q1 t: ?( |mso-font-kerning:0pt">1. C( y- {$ d: w( f. z4 l
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 N5 _9 ^2 H, v1 b* J
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mso-font-kerning:0pt">2. 2 ~) q; _% `( g1 B- n+ V0 V宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 e6 j* E# L, ]# {6 \8 _
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。7 R. k' j, b$ V- acolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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$ N) L9 }1 O: D# P3 _: X! O- f. |$ u. B3 hmso-font-kerning:0pt">1. 1 r% `7 T# N: q
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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8 O# @# o! v% B) |) j. o! l: D }* A0 L. `" v: nmso-font-kerning:0pt">2. * V1 } e: k; q6 m3 R! N宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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mso-font-kerning:0pt">3. ' ~3 [- t* l+ d. J$ A5 s; u: j宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 {; R0 y |; W8 l- Y. N; x
- z$ H6 v: P/ `* p# F5 ~% W, a
& B( C: `4 h* L8 E/ y: E& }6 Jfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
0 W" `2 I; [5 o6 i! n2 r+ @) [" a8 ?color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。& a, L& u5 K2 c; j% _4 p0 N
mso-font-kerning:0pt"> 4 F7 j+ K% c$ j2 l2 [2 F9 k5 J
) C5 z& [8 q) c6 t4 r" V5 N) B) i+ E& }6 o: `mso-font-kerning:0pt">1. . j2 x% k) \& g. Y+ M5 Z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 9 R1 W/ ]" h( i3 g) x
& c2 |$ @5 }) U) ?; h1 @
6 K4 F+ j% w+ j- t cmso-font-kerning:0pt">2. 1 |; Z; f& S) R宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 5 p; w8 h# I8 H. C" z& i7 q
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* a1 I7 I) p8 n2 R' u J" f9 kmso-font-kerning:0pt">3. & m' H# P4 g& ~' q宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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; y/ z% ~ [1 T4 `, K6 Pmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。" H; K! H; ~6 e2 P# e
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. 1 }# i7 S1 V l- ~* K0 X" G* }" g宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 0 q5 ^: a9 b3 R+ t% R
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' Q. q& s- i7 m! s9 n Umso-font-kerning:0pt">2. # N( z' r! ~3 n7 ^# Q0 ~
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 $ K. N9 E8 T$ [1 x8 `- [+ T! u
) e$ w/ W: w6 ]7 M
- {! h9 k) y" f" C7 f# Qmso-font-kerning:0pt">3. 5 v( |4 p) r5 K/ x4 R2 c宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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* |4 V/ w7 I8 V W4 I. Kmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。 B9 ~, i: r6 F. @1 `, [color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt"> 2 m" W2 _- o: L6 P
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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( I/ b8 l! z; c1 F- O* Z- A; ~) i: i' b3 T, Wfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考( _- W$ Z2 }# B0 T! Q* y1 m
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
& h* P. [4 y& Y3 _/ `: \& `; g7 e; a1 t0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
$ _2 a1 U; G5 j$ D; q% P* qAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 ; S ^& L d6 u+ |: Q, i8 r$ n6 k
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
' N R; P) ^! i3 FAR-SA">） | 
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