办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

/ Q# L. y# M- w: L+ D: U; W& |# mmso-font-kerning:0pt">2012 4 f+ i' g `) T font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

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- A1 l' m' D0 ^5 z( X( g0 l font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容, z* W0 g- O; W" ?' L" H color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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6 b8 C4 ?% {' H8 e* J# Y: _8 K mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。: j& N1 ~. w- c5 a4 fcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

3 U2 ]$ A" E" Rmso-font-kerning:0pt">1. 7 q* ]2 P; Q. E& A% q; S5 K 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。

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' u( G% P" F' B' B6 Xmso-font-kerning:0pt">2. 3 ]) A B5 p4 B0 H宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。

6 n/ r h5 A. G ^' U$ W7 Smso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。# W* Y7 H$ k8 @! lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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: K8 E8 e8 ], J& U7 m. l$ {1 n mso-font-kerning:0pt">1. ; ~) C0 [% u4 B3 T# J) I宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

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& K% V, h% i5 i3 [( n! W& a y7 pmso-font-kerning:0pt">2. : V# a2 B8 z1 B2 B& n宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。

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: E2 q' G3 I- A r mso-font-kerning:0pt">3. $ u3 X! g& B! \7 ?# l宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。

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# L2 y& c4 v4 E2 v font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体; 5 }! v7 l A0 \# c7 Qcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">   （三）确定并标识发文字号。/ w( `2 Z# F$ V/ @mso-font-kerning:0pt">

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7 Q6 E# g6 `! h; a0 f9 Y0 ymso-font-kerning:0pt">1. 7 B- [9 n: \) {* x d* t5 P( r宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

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( o8 @8 l- p" Q$ k/ Q mso-font-kerning:0pt">2. , G, r4 t' B; a$ J1 R( Y, K 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

% D" O, ^$ r$ Y& @& y9 ~0 v" o0 tmso-font-kerning:0pt">3. ' R3 j' X1 ] e Z3 J2 @ 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

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8 T. t7 H4 s/ n' y! x% E% K mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。3 O1 i' n. @+ \9 Z5 X. Q) | color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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6 X% `( b* T4 S" X, F r( c( T mso-font-kerning:0pt">1. " U& o; x/ M% ~" Q' q8 Z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

! T( [( A4 P, a * f# k# z5 d. R7 _! B: I" L( f

% m2 P `" G" G" f- t* s' ?, O) ~mso-font-kerning:0pt">2.  y- ?% W( T' l! a9 Z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

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8 y$ Y* Q% g/ `4 j" l8 b mso-font-kerning:0pt">3. 7 }. ~% s8 I8 B' y$ u/ S. l 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。

" E. k* q3 j; t( S. B2 vmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。2 D/ w. z" G* H" M) c8 q9 t color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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! j/ [8 m, r+ N& T" qfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考! i, _$ r* p- T7 Q/ tcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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1 K) H! u. D: _1 [12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: ) @/ V0 n* ?. m) W# a0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

; N8 Q7 R- R1 O+ v% R 6 [3 r" O* p2 W2 s! u, d% T* ~ [# m( Z1 C/ Q4 B( U, e- } color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: 6 }8 v6 U3 G# ^4 l9 |3 V* M2 uAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 % U! N% a( E, G& r color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: 5 T3 c3 y/ g8 `3 KAR-SA">）

一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

谢谢楼主，学习中，这是好东西！

三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用

三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用