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mso-font-kerning:0pt">2012 * b1 o; G, v. J5 I- A& [4 E) `
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 * ]; u' `3 H, H3 w9 T
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容. [5 m3 |& r8 i0 x3 H$ Jcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> - K" H, `! L9 A
+ f* }. S+ {; @* m
9 W+ D6 X( _5 J! @2 i' Nmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。6 f) l3 u# F# N
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
! a' d3 E5 p7 z( ?# ?& b& d, E2 o: j) o6 Y8 H" S/ `/ n
6 E/ d8 t! D3 q q0 {0 y5 m3 e" T3 [. w3 {mso-font-kerning:0pt">1. ' C; y: [/ o" T3 ?. |- m R' g宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 & |& p# B. z$ I& e, G5 x
; t2 A: V) g+ q" {, b3 E% f
I0 I, x/ L, H8 `! J$ P* ]8 gmso-font-kerning:0pt">2. 9 y4 h* Z# H$ y U. T. E K
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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, q% Q A# L# E- O/ ], Z) `: Z, v- S; g( [" \mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。/ E! _9 w* A" A; w' U4 X4 Lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. , t& A( I+ V! |- R5 I( ?" p宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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4 {$ a$ R7 r% i' L! d* p. h9 nmso-font-kerning:0pt">2. & M& W" {8 b! l/ z: w# V宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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mso-font-kerning:0pt">3. $ G/ `3 @# B9 x( D6 K! \: h宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 " c3 \% `) q( v3 m- {2 G% A
_) G# H" B. q' \; B) G& H$ {
& c* E1 f2 U* n# S1 l: X7 jfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;6 m A2 ]+ v; x k w
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。* `7 g" X1 n" X: N! ?, kmso-font-kerning:0pt"> 3 u. r1 w1 L9 L& s6 z
4 k. i9 V9 y& S( f" C
3 p" [9 z( J1 W9 L5 L
mso-font-kerning:0pt">1. 6 h1 S' T: ?' C$ C2 p# S8 d
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 $ d& J4 T% G; k2 r6 V9 O; i
6 K" i$ c5 `2 R5 q1 ]7 T4 |: f* n! p7 X% e4 U+ J; wmso-font-kerning:0pt">2. 3 L3 _$ U; D6 Q' w" N
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 ( D' l% t9 \! H9 F7 C/ o
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9 `* z8 f* }7 X7 }mso-font-kerning:0pt">3. ! w0 w% ]4 Q. g- F. h. H( t, F
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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8 @7 K# {) h! N, B+ [. e$ {! `- O# t0 `6 {mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。8 m( M. w- Z; x Z+ F# [# N. _* r
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
( N/ k/ M6 W% @; R, _- w5 `5 Q* j9 Q0 D2 p3 m! F5 B8 x9 u6 H
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mso-font-kerning:0pt">1. . W% C- B' @7 W, O; t! ?宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 # p- H% a- g5 L4 h- f6 R2 o
4 S4 w; N$ H7 ~( H! n% s7 Z- q# |* Z: a4 m& T8 h: b1 dmso-font-kerning:0pt">2. " K/ F, y9 L, v2 m( T0 g e宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
! Y3 e6 N0 y# e6 l% q* K9 A& E' R
, w& P5 m0 v8 Y( k8 s) r3 w( T
mso-font-kerning:0pt">3. 1 R* D+ x7 X9 ^& a4 {
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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4 A- O/ O0 M4 Q( h8 Bmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。. p: i) F8 T& X$ R0 hcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> , @- ^5 g; ]9 P9 f- b
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) r: y/ p+ r" m3 fmso-font-kerning:0pt"> 7 r6 z, X; d" F. K# S& O5 m4 u宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> & i2 i$ [8 {" R7 _0 h; n
# a7 n- D$ q7 |& k" M+ d# w# _. ^/ Rfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考, N2 C$ x( x% ~
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 2 ? x) U4 U* n3 d( u- y7 q8 g: {
. K1 |& a) ~, R4 p4 C7 @7 G8 T
. L7 L$ N% z: p( i- W12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
/ n8 i' ]4 _$ @6 \) G0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:6 z9 s2 n2 y4 J7 z2 D1 B
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 % k1 g/ I" g" m% w, B- Vcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
! W5 e b( Q( c# [( O# @7 sAR-SA">） | 
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