公务接待手册

  1
来文通知或领导安排
$ a2 X6 J( s2 g; g$ c6 d/ {　　一般上级领导来调研或外单位领导来学习考察，事先都要通过函件往来联系，或通过电话联系。属于上级领导来考察，不存在同意不同意问题，也不存在回函问题，直接考虑如何接待的问题；属于外单位来学习考察的，要给领导汇报，请示考虑有没有领导接待、能不能让对方来，或者是让对方推迟几天来，要通过回函或电话联系告知对方，在此基础上考虑接待方案，做好接待准备。
　　
3 u9 H0 p8 Z: K8 w2
与对方联系人取得联系，确定时间、人员、行程等事宜
: M5 x: u: D  W& I　　确定时间，来访人员职务、姓名、联系电话，对方日程及行程安排，是否需要召开会议、就餐、住宿，是否需要预订机票火车票。
　　
3
制定接待初步方案
( w9 R9 C1 m! ~% i/ y( C% R. F* _　　向有关领导汇报，确定我方陪同人员。安排日程及行程，合理制定参观线路。落实责任人，分工负责落实任务。方案一般应包含以下内容：
　　一是日程、行程安排及有关事项（含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等）；
　　二是会议议程及有关事项（含主持人、讨论议题等）；
) H! {7 f% U# J" I% Y　　三是用餐、住宿安排及有关事项（含餐桌号、房间号安排，陪餐人员安排等）；
　　四是对方人员名单；
; Y, b0 s# E0 k1 {* W+ A5 z0 W5 G　　五是我方陪同人员名单；
! n8 q8 h8 X. X8 g　　六是工作要求及分工等有关事项（含卫生打扫、茶水提供、音响视频设备控制、路线视察、宣传报道等）。
　　若遇大型接待或接待日程较长，可考虑印制接待方案发放给对方，还应包括接待地简介、参观点简介、附近特色旅游景点简介，考察期间天气提示等等。
5 Z# B/ Q; ?  R3 B) N3 K/ w# C# u　　
4
与对方进行沟通，修改、确定接待方案
　　按照对方要求，修改方案。尤其要求对方在人员、行程有临时变化前，一定要及时告知我方，便于应对。
　　
8 V+ h4 c9 p* j1 Y- h" ^3 j. t5
迎接、引导（或接机接站）
0 y* c/ M. W8 F1 Y3 E! d0 @　　向有关领导汇报，根据接待需要确定迎接、引导人和车辆（接机接站人和车辆），要随时与对方联系人取得联系，掌握行进度，有效控制对接时间。若接机接站，看是否需要准备鲜花等物品。
2 k, O; }: Y0 @  ^& k3 r; i　　
6
按路线参观
2 g8 W" _- n9 W% F6 q8 u　　要安排专人对路线进行视察，确保畅通、安全。要注意环境卫生干净整洁，注意人员控制，防止出现突发事件。若同时接待几批宾客，要注意合理安排参观顺序，避免扎堆、碰头现象。
0 r5 g: L" F7 m　　
6 h* d4 I- ]% }$ B1 z" V5 e7
召开会议
　　如需召开会议，一是要做好会议室布置，包括会标确定、桌签摆放、茶水等用品准备、音响设备调试等。二是要提前准备好汇报或发言材料，需打印发放的要提前打印装订好。三是要及时添补茶水、遇音响设备故障及时应对处理。四是要安排人员做好会议签到、会议记录。
# d+ D$ V0 e4 x; A0 M+ Z6 {　　
* d7 I2 _- f7 b. }& B8
. d! G4 o2 D) q7 c  ]% _用餐
! E- I, E# }& W# n% l! s* D　　要提前与对方沟通好是否用餐，或根据参观、会议结束时间安排用餐。
# h$ l- Y  s8 z7 K0 c$ R" y6 y　　一是要确定用餐地点，在内部食堂还是其他餐馆；
　　二是要确定是否用酒，若不确定，需带酒备用；
, C( K0 E# U4 S( L8 P5 V　　三是要确定用餐规格，严格执行餐费标准，尽量节约不浪费，菜品健康、突出地方特色；
* Q# ^) t% r" \+ t6 K　　四是要确定用餐时间，若时间不确定，提前安排人到餐厅，根据参观或会议进程灵活安排（若要喝酒，可以先上凉菜，宾客到后边喝酒边上热菜，避免等待）；
　　五是要根据用餐情况，及时增添饭菜，若喝酒要把握好上主食的时机，避免等待。
　　
4 ?" n$ l+ Q4 o9
* \; c. [2 h7 y8 x6 U4 g' o9 }住宿
　　若需要住宿，需提前预订好老秘网，遇重要宾客，要先派人到老秘网开出房卡，放到前台或提前到老秘网等待宾客入住。
　　
3 l# O$ M1 J: O5 ^% z10
送机送站
　　若对方需要，提前为其订票。根据情况安排人和车辆相送。如需准备礼品，要提前安排好。
0 S2 c* S1 L$ }$ S' u# j　　
0 \0 n& N3 }6 w11
与对方联系人联系，听取意见建议
5 s! F& x5 B# L+ }　　及时询问对方返程是否顺利、进行问候，真诚请对方提出意见建议。
* D  q& c# i. a% f) y8 _9 F　　
9 y) i0 m4 |$ a, l. y/ L* E9 J12
/ O( X6 ]* w# C5 m. m$ e召开总结会，分析、改进
3 M' ?1 C' Q3 Q# ?" O. p) u$ H4 ?　　组织接待人员“回头看”，分析存在问题，对不足的地方提出改进意见。
0 |9 ?$ S. i/ |　　

感谢楼主，有借鉴作用。