新任秘书注意事项 6 E- L( j' C; a, l/ H/ p9 v
- T' N! h( w c. B一、 考勤
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5 W% w+ y; I& f+ Q9 H8 P2 a$ |每天上午7:30和下午2:00到位,领导离开办公室后及处理完手上事情、打扫完卫生方可离开。
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: x4 f1 `# w x0 m二、 第一件事 / w/ w1 s' F& Q8 d0 r7 {- Z
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烧水泡茶洗杯子。 3 c4 {, d$ q- {; q) h! T2 t/ U
* \2 r3 x1 V3 s- [4 {8 m$ Y三、 打扫卫生
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" f# n0 C, @% |6 k* r0 s每天三次,上午上班前,中午下班前,下午下班后。注意清理:桌子、沙发、书柜、窗户、垃圾桶、卫生间、花草盆景、自己办公桌,注意指纹水渍痕迹。 7 ?! J4 u0 {5 \6 ^' d. [' M# f) F
+ U+ R% R3 g2 v! V& F四、 用餐接待 ' l5 w4 M8 P" T5 t6 B! @1 X
7 r7 \4 ~* k8 T; [1.食堂用餐。若该日没有接待,11:40及5:40确定在食堂用餐否,视情况12:00后电话联系机关事务管理局局长,让其安排食堂阿姨等候。
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6 B4 M2 s. A* w* k G2.外出用餐。若该日有接待,前一天晚上信息告知行程安排,与接待办或接待单位确定接待食宿及是否考察项目,提前5分钟口头告知领导。
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U% o M1 n, B% s2 b. H五、随领导外出 " u" J' _3 d' j* O
3 Q5 ]5 i: P( p. L联系司机热车等候,提前按下电梯,通知相关部门领导已出发,并引导入座。
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六、办公室待人接物 $ _ V' m2 g- i& X) O J* v
. E. z& k" g* e+ z4 |. i3 r$ s4 [! m1.笑脸相迎每一位领导。
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2.领导谈事要关门,尤其是涉及组织、人事等。 % D, X0 u) W! ]2 [! Y* @2 C
9 O; O* S3 Q; D9 M2 z3.做个有心人,多与等候者交谈,从交谈中听出诉求,并进一步加深自己在等候者心中的印象。 2 i5 J8 m& O8 G. j; h
4 S6 Q. \+ x: U- s \% q, j3 Y- d% @4.留心观察领导的心情再安排汇报,若领导有事可先请示在汇报。 * P7 d& F( P7 Z* j. j3 `
/ O- \ W9 r' p' _& A( L- T3 ~$ n5.与县直单位的关系不用表现得太刻意、太奴性,不一定每个人都要泡茶。
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2 R. T4 V+ m! E% I七、晚上整理工作日记
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) s) Q$ T. |) P. T: p% [6 h1.回顾今天做的事情和领导布置的任务,安排明天工作,尤其注意领导与副职及单位负责人交谈中布置的事情。 " H# R C: X5 c6 A; }
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2.仔细思考领导关心、关注的工作,提醒单位负责人安排好时间专题汇报。
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+ t8 k( Q. e" r4 N0 q9 a! U2 X3.礼拜五总结一周工作,并形成周记。
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4.礼拜天晚上规划下周工作,多与政府办主任和秘书科科长汇报,注意完成上级下文的规定动作(什么时候、什么地点、什么人、什么事)。
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2 l7 s3 A! \6 Y( Q' ]5.每天晚上8:30前上报领导当天工作和第二天工作计划,礼拜天晚上8:30前上报领导周一工作计划至县委办。
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八、办会要点。
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(一)县长办公室
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' c6 ]2 T( J' H( q6人以内可到县长办公室开小会,注意人员到位情况和汇报内容。 3 @. F: @' r5 b/ r; l
& E; `) ~* N3 \(二)县内政府常务会议室 ! E2 L; r& l2 ], u! n( \; p
' G, q/ ]# i! \. \会前:确定会议时间、主题、参会县领导和部门。
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) w+ w8 }: L3 k' `1.通知机关事务管理局开会事宜。
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4 k# z+ `; {; }2 p( S5 _3 e. a2.通知会议室阿姨提前开门,打开空调准备好茶水及座位牌,一般出现多名县领导或者“国地财”“发农工”等重要部门或者10人以上会议宜摆放座位牌。
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3.参会人员涉及多名县领导、多个部门或者15人以上的会议时,应及时请示主任是否安排电视台记者跟踪报道。 + e( C% V; {8 W! {
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4.通知部门主要领导参会,联系不上时可通过部门二把手或者办公室主任通知其参会。 & j9 `$ Z3 j R7 V8 P5 X
# G6 A* L" N* J1 h5.提前为领导准备好会议资料,如会议主要议程的基本情况,牵头单位的汇报材料,政府办下发的相关文件和方案,各类相关表册,及领导的笔记本、笔和水杯。
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6.等参会人员到齐后通知领导开会。
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会中:观察领导
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1.通知政府办材料组参会。
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6 T. e; a1 D! J. i+ }; Z) ]9 ^5 Q2.打开录音笔,做好记录,尤其记录下领导在会上的讲话及安排的事项。 ; m$ W! I7 V$ g2 j* R
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3.每隔几分钟,观察领导水杯及眼神交流,随时准备上前服务。 ) A7 Z* y3 x( ^1 L p
; K6 y5 }) l( ?# q$ m o会后:拿开汇报 9 G% W) N% I# D! r3 w
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