新任秘书注意事项 1 U/ d: E; x0 T! m
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一、 考勤
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- S4 Y$ u! I8 o每天上午7:30和下午2:00到位,领导离开办公室后及处理完手上事情、打扫完卫生方可离开。 + Q* c# |& H; E4 c7 R
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二、 第一件事 |' ?! _. ^- D1 {$ c* Z
/ x& i t7 g! @6 V+ h$ H: ~烧水泡茶洗杯子。
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三、 打扫卫生 + G+ W! g) q0 A' o
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每天三次,上午上班前,中午下班前,下午下班后。注意清理:桌子、沙发、书柜、窗户、垃圾桶、卫生间、花草盆景、自己办公桌,注意指纹水渍痕迹。 ( s' Z) S9 Z1 C! l5 `
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四、 用餐接待 ( {, e4 V" X& J4 b' Y
7 ]; ^6 M, X9 s: {" F1.食堂用餐。若该日没有接待,11:40及5:40确定在食堂用餐否,视情况12:00后电话联系机关事务管理局局长,让其安排食堂阿姨等候。 & D5 s) ]6 ?. q% t4 [1 `1 k% o+ B
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2.外出用餐。若该日有接待,前一天晚上信息告知行程安排,与接待办或接待单位确定接待食宿及是否考察项目,提前5分钟口头告知领导。
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/ y' S3 \ l" X五、随领导外出 * r9 d+ f' k0 r
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联系司机热车等候,提前按下电梯,通知相关部门领导已出发,并引导入座。
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) ? \- d6 p2 Z2 i: G六、办公室待人接物 " s. o& A7 M& J
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1.笑脸相迎每一位领导。
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- \ C% a' [) b3 H2.领导谈事要关门,尤其是涉及组织、人事等。 - D" V0 Z1 u4 n# s$ X
, f5 C9 N1 T+ k; S* ]; h4 }+ v3.做个有心人,多与等候者交谈,从交谈中听出诉求,并进一步加深自己在等候者心中的印象。 6 J! E5 y7 N$ Q- q% Z
* l4 e' V* S, e, P3 g% `4.留心观察领导的心情再安排汇报,若领导有事可先请示在汇报。
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5.与县直单位的关系不用表现得太刻意、太奴性,不一定每个人都要泡茶。 ' X% Q+ M6 o- D% b" l f; B
" ?8 q! K3 R) V6 v# T: D' v七、晚上整理工作日记 % x0 m% i) ]2 T/ o0 O
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1.回顾今天做的事情和领导布置的任务,安排明天工作,尤其注意领导与副职及单位负责人交谈中布置的事情。 8 h. L: W5 p- a) m3 y' q& i" ~
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2.仔细思考领导关心、关注的工作,提醒单位负责人安排好时间专题汇报。 ! V7 Y' E3 Q0 O3 i9 P+ B
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3.礼拜五总结一周工作,并形成周记。
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4.礼拜天晚上规划下周工作,多与政府办主任和秘书科科长汇报,注意完成上级下文的规定动作(什么时候、什么地点、什么人、什么事)。 . c0 V# G4 Q0 w# d/ o* H# ]
, K! n: T. E# S5 A4 r+ N2 D8 F5.每天晚上8:30前上报领导当天工作和第二天工作计划,礼拜天晚上8:30前上报领导周一工作计划至县委办。
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2 B* Q0 e. X- e# K* J+ I/ g' L八、办会要点。 6 `2 b8 L! Q$ w" v
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(一)县长办公室
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6人以内可到县长办公室开小会,注意人员到位情况和汇报内容。 8 ^) ^& W. M2 S; ]' K, P
* ^, f( L9 j5 v(二)县内政府常务会议室
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会前:确定会议时间、主题、参会县领导和部门。
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. D0 l* M' f, m+ c9 n1.通知机关事务管理局开会事宜。
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# R# a6 w* g4 N+ b9 L4 U2 v- }+ W2.通知会议室阿姨提前开门,打开空调准备好茶水及座位牌,一般出现多名县领导或者“国地财”“发农工”等重要部门或者10人以上会议宜摆放座位牌。 * ?4 L0 D( j/ g+ P
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3.参会人员涉及多名县领导、多个部门或者15人以上的会议时,应及时请示主任是否安排电视台记者跟踪报道。 3 t% H. [& I% H/ O( D
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4.通知部门主要领导参会,联系不上时可通过部门二把手或者办公室主任通知其参会。
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" h8 {/ s2 @9 u% q/ q- `7 C5.提前为领导准备好会议资料,如会议主要议程的基本情况,牵头单位的汇报材料,政府办下发的相关文件和方案,各类相关表册,及领导的笔记本、笔和水杯。 * {3 ?- A# b! A
/ y3 @1 Z# j0 ~6 l6.等参会人员到齐后通知领导开会。
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# R' ^1 }* ~/ w9 C, c会中:观察领导 # \" D* y( q& w7 k9 `
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1.通知政府办材料组参会。
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! R4 ^* y2 X" O. s5 f* \2.打开录音笔,做好记录,尤其记录下领导在会上的讲话及安排的事项。
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b |7 A3 S. Z! H, I& G3.每隔几分钟,观察领导水杯及眼神交流,随时准备上前服务。
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4 D( F& M0 A) z$ x' L3 b会后:拿开汇报
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