关灯
《文稿,还能这样写》作者雄文《笔杆子碎语》作者王一端《机关文稿写作入门》作者杨新宇《机关文字工作五十讲》作者何新国
最新《公文写作培训课程》直播间《公文写作百法例讲》作者房立洲老秘网站长、《老秘笔记》作者老猫《公文高手的自我修养》作者胡森林
开启左侧

负分公文5宗罪

[复制链接]
二猫 发表于 2017-4-7 10:00:00 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“345”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成会议记录3要素电子邮件4提示负分公文5宗罪三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。
3 K" I8 Y5 M1 | l; p/ x) t8 A' J& n7 j - z2 L) O+ B) x5 g, p


3 i( {# c0 Q$ ]: U
* C1 @7 h+ o% @) c* ?3 j8 h

, A! N8 B, p8 s& ^4 ?7 H 9 |. n& e1 \$ d G v8 S
一、会议记录3要素
1 @1 l$ T4 G6 p8 i- T , @; C& K5 i) L& b" |, d# m: ?
1准备工作细致到位(前期)
' N4 T; a7 h) D6 r3 N. F' H& e) f- W9 ~
      会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议
7 ~2 W" V( \; _, A 8 d& l+ J1 @7 b6 N8 _. _. i
决议等做到心中有数。
4 J3 N' \5 G$ W/ L* L& r - V; \$ G6 N: E: ?" g
      现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
, U) \/ I* D9 T0 T, H; R# E) O 2 d; q$ ~& Z- g. L' Y8 _! c
      记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。
* R4 ]9 g0 s ]: V% Q ; O% N; J$ R8 ]
2、记录完整真实
9 }* V+ O' J& D8 Z% g$ \5 s + j# v5 g% M+ P2 ^$ ], c" }
      完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
' U0 V+ M' @1 Q* m/ A 2 V" V- B& l% J$ o5 D

     ' u6 M @. |" K }4 z* {5 R) { 真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。

5 l8 A# A4 [$ [5 p; T5 g) ]+ w- Z4 J1 j8 a8 B- _5 p$ W7 [( Y
 3、整理准确及时
4 X# T0 t: |: I. J. h " p/ d6 ?! g% n! d

     * A3 B: v4 E$ |( | 会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。

- Q7 P9 K" x: L U& v. H/ j* o ; w2 p3 E, ?7 u; `# _# C
      一是对记录内容查漏补缺;
8 x2 Q- A% q, D/ }1 T 3 f3 g( f4 u& |

     2 j& M( a' v( L" w 二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实;

Z- B" @3 f( t* J7 q5 n# } 2 `. T; |1 D/ Y; w0 N/ b+ y

     8 l& y" m4 J, ?4 ?$ V 三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。

% `1 ]3 o, P: C6 C' z5 W8 n* c! P9 w% }" s3 c0 t0 r6 F! k
 
6 M( F; ^- A- W! Y0 x ) Z" i7 w7 ~ J7 P
二、电子邮件4提示
( z# Y6 {" d Y$ X 2 t9 v7 E/ X3 O" J1 k5 I
 1、信箱名称
9 Z9 o3 W- s' s, t, y( J% V- ^! x , S4 f3 U; C7 O! \4 S. M3 B1 {6 O9 f

      : t0 h# G% ^- T; q) \& \: A: _ 首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像奶油小草莓等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。

2 n# U( ^! o& t' E# m: }& B5 ~: x2 h2 n
 
% ]* w: @3 K( a: _ U* _2 q; z8 \* u- i% e0 D
2、邮件标题 
H) H+ C! U$ M/ h$ H* V) Q& E. e: ?, O8 ]* k' A3 m3 c
       邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
8 Z1 ]# z. \3 {9 |6 z & M+ Q; x/ ~2 q# m3 L+ G
      
. q, h2 g3 _2 i6 Z4 ^# H$ y& x% z 7 W. K; `2 m5 Z# t& V- `6 ~* b5 l
 3、邮件正文 
; I/ H) d; |4 @! |4 v ' n/ ?3 B: }" G7 [ T+ {; D

      . ~5 @7 I1 W4 [2 e' G 邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。

' e, M5 H- M: r8 v4 B4 K e o9 t7 |- d- i3 E

       : e. ^2 M3 g0 g9 S t2 K行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。

; G& Y% s6 o5 n* A) z ; [* n: W/ j- a
 
7 k* W% U3 t. z+ W( a T % G/ D" b, @: _7 X6 T$ |/ _
4、邮件附件
8 V3 D$ j. M# |5 I2 f& G 8 t w" g$ ~% r8 X% b4 O

      8 L, m) r' L* k: F 名称清晰规范,注意反复核查。

1 J9 w: g- S. J3 x# I$ \ " T3 A0 S6 I* X8 N2 @. }

      0 }) m: \1 h, `% Y, | 注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。

# U/ E9 V* g0 R% r. E7 h . F2 I& R5 Q: {

       6 Z% E, M- x0 V6 t" U' _提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。

4 D: U2 H) o5 ^% \4 t- l 1 ^) [' m5 q2 n; e
 
B! X0 \. C6 ^% \/ H" f6 l1 s' ~5 |/ e; c8 h
 
- r8 \# o5 j( _$ ^+ Z0 t6 T. X- w# a" l) ? m5 L+ O
三、负分公文5宗罪 
% {/ B% u+ C2 l% ^ u/ S, \2 U4 q7 _+ `4 Y. Q4 @5 V# c& g% {


" k5 [ n8 f# P# c& O6 N+ g
- K( n5 f/ J4 {/ X

_& H0 N, X* i! ? # A! h7 T, K- Q+ p! z6 {2 r
为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 
) X( V3 A: `; C9 G5 G6 F 7 s& u2 k) M; X5 g7 Y/ D) J0 Z2 U
1.文种选择错误
3 T4 L4 [1 {6 D& N' y 9 k7 l4 C6 g1 }% L7 ~; Y8 h1 G0 @
       公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
& Y& @' g% _% Z. e. X$ N/ r8 c3 a 1 k M6 [7 v$ ^% L8 B

      ! } g, r! m( F3 ^ 公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。 

+ A/ A3 H' ?6 m# c+ H 2 X+ d) k- g' x* G3 b% n: n% d8 k
   1)文种选择的重要性
9 ]7 A9 {. B. `2 p, Y 2 ^! q! J% D' D E

       2 {7 p5 G) M b2 c E$ h在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。

0 |" o, O% j- A8 u' L. \1 a: k0 Z$ P+ @# S; x: g" `8 r4 G

      % v. h5 F1 d8 J- Q( q 公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。

! V% m4 t4 H+ x( K9 \ 1 H/ f$ t( k K

  4 J7 v3 X& x4 {/ a: t+ m g 2)常见错误例子

% V6 [8 } @: ] 4 z. B9 {! w3 X

       % I4 @3 E/ f. l6 Q) H a.错乱

0 }) Y8 b7 j! d6 G: y - } U) I' R. T t

       + \* k: X2 N- n+ E" `% Q5 _ 如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。

* W: c+ X. G$ |/ s7 t3 d- E7 X/ y% i & |3 F1 [# z/ I( H" b

        - [1 L4 e6 S% A. ^: mb.缺失

. g1 k. R) o! t ; \( o; e/ e3 f! Z1 M1 G+ H
       公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。
+ G* E: S2 T4 i5 e3 l0 x . ?) V2 W+ {7 t3 F, _

        ( W" @8 S `; Fc.非法

6 |) r2 V) N7 T3 d+ l; L f6 N* K- N! `# U

      ! ~, m. L/ Q7 o: C0 D5 f2 T) Z3 g 超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。

1 ?; h, J5 M) ]4 L- t9 P* ^# _ - e \& h j8 r2 T) [ h6 b

        5 X2 Z5 Z( H; I9 Pd.重叠

- I2 F3 a8 A% y0 {2 S - b; z$ {" V$ ^

      ! g* ^% ^9 ?2 z* U" J* r4 k: Y 故意把多个文种重叠,让经办人难以处理请示报告。但当然也有例外,比如关于印发《XXX意见》的通知

7 H9 |- n4 S$ l. g( _, |+ G, c Z; Y# b
 
! t6 J/ K9 q; M" [8 H& Q 9 \' B& o3 d7 K9 ]
2.重要信息重复或者失误
- _: h( c2 H3 N6 S0 Q* L6 T4 b3 c , w! M! c5 o3 Q4 X$ l

       ; C, H9 C7 _6 g; a& f “一轮红日映朝阳,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。

9 t$ w; s# `, I! }! } 8 k) f' A/ D4 j! N E6 f* @* y
 
w+ v2 l* \2 K1 o- W$ }, Y% t ; T8 `& Y, N) r8 g
3.核心词汇使用混乱 
: Y2 U3 B! q5 C# \. g + b3 }, L( Z0 {

      $ q3 P* N; S; J& p 蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。

" Z7 H! U( ~- \# x5 a# G& J5 ?0 l" W
 
4 K: L( O$ P+ t7 p0 f I3 z2 ?( V* |9 S% u
4.内容冗长,关键信息严重滞后
8 W& _1 }: C( k- L' I: q! x8 M( c1 x: i+ M8 H/ B' `

       8 G( r5 r/ W8 F- b4 \: [9 p; M特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。

# V0 R8 ]' p4 ^5 \/ R9 ]7 N" B4 b3 |8 m) c
 
. X" d N( }' a& B ' B0 ^4 R. F. K! ]& i. P
5.修饰性词语贫乏单调
7 B' o7 ^. ?+ @* J3 q! H& ~/ p 0 U/ t0 {# Q: p6 ?1 n; V
       一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑用户友好,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取让全篇都能打进读者的脑筋
, o8 }8 x v9 |! |2 A/ Q/ N# ` ) h: M S: e& R* ]! x/ y
 
) w% ?+ E" n/ w9 m . T7 W( t( ]; w# D
四、结语
1 d8 ~+ f! W1 _: B6 g6 r" T ( O1 u0 G. L$ C. ? v' W

       4 v- P3 {' S; c希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up!

: o$ k3 s) J- C* U9 b4 x 4 O& E' m7 y6 G' H( e% x+ j
 

 
您需要登录后才可以回帖 登录 | 立即注册

本版积分规则


0关注

6粉丝

403帖子

排行榜
作者专栏

关注我们:微信订阅号

官方微信公众号

客服个人微信号

全国服务热线:

0595-22880819

公司地址:泉州秘途文化传媒有限公司

运营中心:福建省泉州市

Email:506070961#qq.com

Copyright   ©2015-2025  老秘网 责任编辑:释然Powered by©Discuz!技术支持:秘途文化  备案号   ( 闽ICP备19022590号-1 闽公网安备35050302000919号 )