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一.总则
5 x% i- G# l/ t6 w$ t* n. d3 ?, D* V 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 ) v8 [1 F3 A" W8 w& F9 p. m
本办法适用于全公司各部门。 " z @9 w( P6 d. Q- n; y' |
二.对外接待范围
! W$ X5 N0 x0 |% C c6 k2 s! F 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 3 K* _ n; f9 u0 t2 J9 e
接待的对象分为内宾和外宾。
+ |6 }+ o# ]" h 三.对外接待部门
! W/ s! o6 R* |2 {+ S 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
2 C9 V3 j" C0 t" A, Y+ [9 m& m 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
3 z3 q! C9 o' Z7 [; ^$ r$ [ 四.对外接待原则 ! \- A( d+ X* N8 D( t4 d
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 E' \( ?; h4 p, g
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
5 c) F# R2 p3 Y5 S 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
6 e& _- L' R9 b- x9 C5 e' j1 R; g' v 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
7 \- I3 l+ _1 u0 p/ j 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
5 x! [) g E. t) }! k) ^' f* ~ 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
% ^/ J: O' c- f 五.接待规格的确定。 & z+ R+ R& q6 m+ c3 x
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 ) n% i" H- Z" F g; n2 ~! D( g
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
5 C$ u+ p; L: V2 T% R. T) a3 [, ]- B6 G7 d 六.接待礼仪 2 b( m3 ^1 O3 w- l) s
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 7 P2 v" W# x3 b
2.接待：主动起迎，问明来意。
4 m' U8 D. e2 v/ z 3.安排交谈地点：
0 D) ]1 B+ j! A) a$ n ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 2 r% c$ }) |7 y. T$ D
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； - \* k, |. p- e6 {! i0 |
⑶切忌让客人久候而无人问津。 . u1 T L$ \5 }1 a. M; L
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 , P L6 J" F* y# j [* l; x& e
七.引见。
& ]. ]! k5 f3 G1 g7 A 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
0 ~* q* d& b5 M" t 引见顺序； ' t& d9 G* n" ~/ X" c
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
+ A+ Z) |. X. A6 F: c ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
8 m, W# q# Q2 e% \) S/ f ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 # d* B9 i3 |2 \/ _: G6 o
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
* Z) f8 m5 D6 ^ 八.行路。 * }2 e/ I7 j* M: |3 n
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
6 K; p7 T4 j( S4 K8 X( w/ X8 ` 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
6 d z+ r& D' ~ L9 ]9 ] 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
% s' I9 `4 t- { 九.其他。
- v6 x q0 I5 N2 V; A" N 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； ' o. L1 l* U+ y7 f9 ^
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
- z9 s9 q# s3 [# H! S0 Q 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
. r, ^; }+ ]( `& b2 o 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 / U/ D c: e$ o' s/ y( N
㈠接待内宾。 5 M G. M2 P! R8 ^, J
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 9 ^' H* \1 n. {% g- R
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
* G# Q& n* e. `: e A, ?7 A 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
+ k$ C! s# v' y$ \7 N7 v 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 ; ?; p) @* Y& L! \, h; O
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 4 q% J, T I; q4 _! P3 g" }0 L
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 4 [' w$ W4 O! `6 H/ J* J
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
; D( S) `* V8 p 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 ( m; k+ i) z# V# m; {- h% P7 g
㈡接待来宾。
6 o1 \" [2 @( K4 }2 _- B* [ 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
' u) B! ^4 B, L- v/ D& A 迎送。 9 n; B$ B/ V5 I- y, r
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
! Z/ j: v( S; `& Z6 Y7 w 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 ' P3 E" \$ V4 X1 x
会见会谈。
0 [, k- a: o7 Q0 A8 g 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
7 }4 p4 D; v( h9 c. e: W 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
! q) u" z8 D. M: s* Z' P2 X 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 % ~9 j/ a# q3 V2 }
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
" l# a" e9 X- D 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
/ ?: C0 _9 c) I; X7 G; u* [1 N1 w 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 ) A: d; {' ]/ r* X! D) g+ [# Z
宴请。 " O' H {5 v/ b* o4 D
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
; [) B% g. C( G: h) r B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
# `6 h0 Z+ h4 v0 Z 文艺晚会。
3 o8 V) I8 T2 N2 ]$ x 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 # F0 t5 z* f# K8 t" r2 v' k
参观游览。 0 |. T7 m% s ^: |) c
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 6 `- H: ?* n. l1 C1 v, s
接待标准 - @/ J. q' P3 t* x- Y/ i1 A
⑴用餐标准。 6 U% K$ h0 b$ w0 Y( C$ b0 t7 [( K
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 ( z6 C" p/ P; U j6 O
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
7 z2 f7 ^3 w& {" T# f1 H& f: K 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 & S3 r2 q# D# }2 J9 v+ Q
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
. k; i3 J3 T8 p* ~) y( c9 f6 k6 J2 h 5、常客 员工标准
. @" ?% b O# |5 {( k (2)住宿安排。
! @& l* V# n5 o' Y$ e' @- Q. K9 P& o 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 5 \1 l1 N6 b) n( r
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
6 V$ B" l1 }/ G# R0 F# V 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。 T6 F; u. ~; L |
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