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一.总则 7 u0 s4 s( b; p. i
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
. f% {1 [/ E# h: b 本办法适用于全公司各部门。
' x& n8 N) W7 i& r" b 二.对外接待范围 * S' ]) f4 a; c' x8 Q! F0 H
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 8 A* {1 X4 z: `' i
接待的对象分为内宾和外宾。 , p: m3 I" @! ^! ]0 U9 v, p
三.对外接待部门
, A4 E$ i3 a( @4 y6 r 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 % R- l) ^; U8 Y0 e& r. h
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 " ^; S5 S8 c* v* Z$ d0 E( h$ d
四.对外接待原则 m+ V: Y& @- b, i, [; s9 G% Q
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 3 o, L" H7 ~# A2 P" @+ j" }& F% i, b
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
+ ^/ P* }6 I# C* a 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 , G/ e8 ~$ K- R+ E( ~
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
8 Y' l+ t& d" W/ Q2 c 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 m$ x, Z- v0 h0 w9 ?$ C
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 1 r# Z7 l' y' G+ @+ w, A7 X
五.接待规格的确定。
9 ?3 B8 ^5 Q0 s) W$ I 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
0 u: Y. k7 f0 a. {4 t 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 7 S- R8 R6 f2 {% X- l. L
六.接待礼仪 % ?( ? m: ~* g1 h" c( y7 q) f
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 6 t9 B/ j$ ~9 J1 n' p
2.接待：主动起迎，问明来意。
6 B2 f9 n+ {9 [5 m, @9 i1 u 3.安排交谈地点： 2 E- p Z% G$ A" a' l' L# Y7 f4 o7 Z( B
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
3 r( y8 j4 h( M0 i: |* H7 R9 b ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
# W4 |7 |$ A# m1 ^! a1 s' p ⑶切忌让客人久候而无人问津。 ) P3 C9 @0 G. Q# A
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
# Q" Z& C0 b& ?5 k! q# ~$ b 七.引见。
1 S1 U! w" |9 f4 {6 e 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 - G; k1 P9 l3 A: h
引见顺序； . B. _6 x7 Q( W0 |- ^3 q: ]4 f
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
# f4 }8 s# g# C( l6 F ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； 9 R9 V# p: n2 X+ s \9 g- k
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
4 W( Q: u+ I, o' W" f ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
$ \) r7 c. K% O5 r C8 N 八.行路。 2 O: B0 ~$ r; i/ _& q
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
) L: V$ ]9 V6 I" W 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
2 ?' Z3 n f' D3 C 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 , G1 S" r( S6 f+ l( I2 {
九.其他。 # w+ g5 B0 J! k0 S$ N; p; o" P- L
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； 6 M+ `3 R2 A$ s$ L: |
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； ' T1 N& z0 n4 U7 @' D" D
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 2 b' ]4 x' g6 _; y
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 0 Z5 Z+ P7 s; L M' A3 M
㈠接待内宾。
4 v$ K: v( M" n! F$ A7 p: U3 S+ B k 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
9 m' g$ S- [( [* ?9 l- p) W 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 1 d& g6 j- J! Y; _ H I
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
& g4 j3 ~% C( d) f 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 " {5 i3 X* {3 K4 S8 q4 p* Z7 `
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
6 o( L# R- b2 C, P 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
5 ~( b7 F! e" I 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
/ U% S1 B" V `; c8 }5 B 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
! s/ f4 C7 q* m( p- E ㈡接待来宾。
. s7 U1 N# f4 c3 x( } 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
! k+ W2 o: a: u8 e4 @5 w 迎送。
1 O- N F% K* x2 `1 c2 W 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
1 [- V! T9 p: r: l 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 1 ?, F, Q4 z% c! {6 M$ L
会见会谈。
% W9 n. O0 l1 W8 [ 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
7 I6 f: x" b- E$ x: c) n1 J: H 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 N" W8 O# ^1 _9 I
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 # b# l7 `9 ?0 _' `- a0 v- y
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 . k; d# F4 x: Y) z2 }# i" H
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
1 S, o# L/ Z8 a& h 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 : X7 N7 d" G& X( O2 w# q @8 P
宴请。 & C& L0 @7 ^( F4 z( x
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
9 p$ J4 N8 C2 H4 q% b B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
, V1 K" Z# s K3 [ 文艺晚会。 . x- {- C. L* z9 m+ }
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 ' ]; }6 X- B- N
参观游览。
+ E' [3 _5 `0 E! S+ O 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 % E7 n) c" a, p% h1 S
接待标准
8 j; `$ B+ ?* U1 _$ Q' v ⑴用餐标准。 : o( E [: P* b* S
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 # k! F4 R- s; W+ X v
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
7 `1 [) Z/ ?8 w# B8 B! o: |9 i 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
9 e. j0 |& {/ i4 @( ] j 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 ! }1 B8 J3 U1 S+ Q6 }5 f4 X
5、常客 员工标准
" }3 m+ W4 e, z$ @ (2)住宿安排。 ) _* p: j( j3 K
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 1 @7 D( k. }" e. u$ H# a+ n
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
* [& p- d9 e2 i1 f& l' [3 E 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。* U3 w; B9 u) D5 ]8 } D4 @& O
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