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2 c9 p+ ^% ~ }9 C8 t6 A, ?. J 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
$ j: U* y+ p( _; C/ m3 L, V 做会议记录，写着写着笔没水了；
1 G( T% A( d4 Q' l4 Q* M9 Y l 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； . O$ k2 T- Y+ Y5 @+ h$ O r
用胶水时，找不到刷子；
1 Z- V+ D" n! J( L 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
, ^. K! l3 v9 ~3 ^$ } 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
8 D6 E0 |& d0 X3 V) M 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
6 \- _3 w8 p4 R! w8 Q6 Y 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 7 A# L. V3 {' v" I2 H/ {
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 & j5 f1 E1 \# V5 m
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ( u* b- Y3 [& X o
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
) b, ]/ e5 |; D+ U& X8 p 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
9 `# n+ Y* M0 W' D$ R2 u 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 0 U- u( @6 F) d& |$ C- J0 U
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 / ?0 h9 N. o; M6 d3 l
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
' G; H% T: O/ D; [/ p7 M$ c 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 * p3 d! v0 A* x' a7 Y" I' I7 C) z
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 8 _1 @9 o0 l9 V- |& T6 a! v
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 6 T) j- Z0 m# c
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 4 j1 E7 M+ q0 `4 _9 J# c
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
- r# w* {( u) P7 Z d 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ! ]; b6 `9 S9 V v& ^
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 & {; s5 f( M k2 c0 y
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
2 D5 T: `! p% } 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
' V$ j9 _; ~: S# t: @; _ 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
4 r" n$ ?/ f! z3 o 9、与本职工作有关的表格。
& Q( i: z9 s" C, D8 Z. d: x 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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