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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
, N& [2 c" l, a3 |2 T 做会议记录，写着写着笔没水了； $ h! ^- j1 Y, G0 f0 }8 W+ ]
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 9 X; ?$ x' N# i. s- [, \
用胶水时，找不到刷子；
# V7 E; W% \7 T' L& C) U 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
' b* d+ }, b$ z) `3 n$ k4 t 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 * ^8 ^! o8 H& i
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 - H* c) `+ K! B a) m6 ^% I2 Y
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
6 } p$ P z; C$ G) d 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 9 `1 T+ c0 r3 G, K4 @" g0 ?
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
7 ?9 \) _" ?$ h. s: h' L8 a 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 . t" z, q/ g5 [
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 * x! _& |* H& g( B; U1 W
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 - j0 ]% }6 P9 H0 t9 s; o
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
# r, [# U @% R1 Z3 [4 Q 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 8 v" ^4 \! L8 I0 ~7 f
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 / b6 e9 U0 s2 | q$ t( b2 c
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 6 v2 B# b3 U+ Z
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 , l3 N) n7 y) |; l5 u
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
# X5 O: d2 P- V+ ~. L 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
" U: i: N( o4 r1 E 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
0 E8 G# D9 o5 a! i1 @% |0 { 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 : e* N" q# ~$ `3 W5 B) c
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 0 Q; T; z6 @' H" e
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
2 `: y& `0 L7 j4 t 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 8 w3 N0 U& V( Y" F1 p
9、与本职工作有关的表格。 & W* L ^/ l0 V, F& v
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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