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2 T5 h, r6 ], m4 u+ ^$ h' b 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
3 t5 s% ^, ]) u 做会议记录，写着写着笔没水了；
' u, u e2 }% d b9 S8 D 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
2 ?6 t# f! e& U5 r J+ W 用胶水时，找不到刷子； ( S: M+ K, y1 e5 o) u9 j6 G# C
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
$ {. x+ S0 U6 t: y! {7 z, k 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
. T# b7 g8 U4 w% f 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
: ^+ F+ A7 y2 y0 M1 M) z" u7 Y 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
, A, }+ r0 U9 }/ [" `; ?6 C* X 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 : q; L b, d8 O# Q& X3 I: T5 M
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 6 w) Y* Q" S% i! p M9 x, i
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 3 ~! S L# k+ x+ E5 p
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
6 N9 I: @. K9 t' s2 a0 m) d 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
6 [2 U9 ]0 K1 Q8 S& ~3 t 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
6 ?( F- T# M- f y 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 4 N7 P9 T% ]* y4 R
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 / M8 Z4 _2 `6 Z% Q3 z
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 $ S: E+ M3 k* [/ R9 x
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
# ]- t6 t- K( p 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
: B3 B, e- d* b7 I 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 , E t3 ?1 r- }& i
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
& b! z! b$ X* v; O/ U: c 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
, }1 c+ Z" H7 u- X) U6 a# R 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
+ Z+ b( G* Y. @% [ 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
6 r2 y* D6 I: t 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 2 P% Z2 h* _) J7 g1 ~3 I
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
# ^! ]# |* m$ @7 _1 K 9、与本职工作有关的表格。 9 K+ z3 w: U5 d' K4 c
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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