关灯
《文稿,还能这样写》作者雄文《笔杆子碎语》作者王一端《机关文稿写作入门》作者杨新宇《机关文字工作五十讲》作者何新国
最新《公文写作培训课程》直播间《公文写作百法例讲》作者房立洲老秘网站长、《老秘笔记》作者老猫《公文高手的自我修养》作者胡森林
开启左侧

老秘教你如何成长为优秀秘书:第二讲 办公室礼仪

[复制链接]
中国老秘 发表于 2011-1-9 14:00:34 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  ! }" _/ R$ x0 r4 d, w% A* Q

同事之间的相处之道

0 P8 X# E, g; C: u: W" T1 A7 c& ?

 

) u8 l5 Y& S! L& r5 G

与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。

# R- Z, H% y. e% k9 d0 q! G ~

: l# W1 i5 Y1 w2 N& U1 z

 

- N9 x4 R% v% f$ ?" S

1.树立男女平等的意识

; T% i! _. ~7 b- k0 c

在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。

) q' s/ C' y! F& S: q

 

1 k4 ~( ?! O: _' \! Z# J0 u

2.规范礼貌的称呼

) V2 R0 p" ]$ X; \, n

对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。

* L9 v: O9 }# z3 `7 @* Z. e. g4 t

上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。

]: f3 L/ _+ |( q4 F: g% C) X

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

! _, m( G w: d- C9 z O

 

# h% {0 N- R O

3.言行谨慎

3 X7 q' v, j% B. [3 R& B

不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。

( Z& R8 X6 W" \0 \# K% x

喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。

4 a! ?) I! x/ w0 p9 B" a. b

 

( h( k3 y2 r7 S/ V

【举例】

+ F" M9 h# f5 }' k3 _% z

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。

0 F$ C P! n1 E

有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

2 Y4 l3 H H: c) n* T& C

! o! {5 }1 K8 ^8 V& \7 i3 c9 k

 

8 e X( v9 [+ v' P7 M5 j/ h5 h

4.工作积极主动

1 \' P; R* ]7 W( @' R- A7 X. }

认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。

& i4 R2 W% ~7 m, }8 \! n7 a

在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

# a- e" N8 C4 e: {; H

 

, O" x2 w* @" D9 z

【举例】

$ V: a* ]; g% g$ `& m

小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。

4 c T5 @# Z* `9 F) R/ l

 

( y2 p; U# ^) d, ~/ a6 [/ ^

5.遵守公众礼仪

2 p1 t4 W8 N$ q1 X

办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

$ g$ U6 R$ Q5 n

 

7 b, J1 D3 z1 [2 h

6.慎重对待办公室恋情

4 L! ?5 `$ A9 i3 b% F

办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。

) k1 l7 P* r# W7 {

此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

% e$ g/ F" c# J; l2 k0 v ~

 

$ o6 i* Z' h; Y" J: Z

【自检】

: b" \% q2 n0 @: U s9 s

秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。

{" ?, `$ D! B5 ]% N/ `

(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”

# @4 {2 l+ U# J& D2 x. c

回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。

6 A, \5 y4 E7 `

回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。

( g9 q) ?4 `3 x

(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。

7 M+ L; h$ l$ S" f* Q

做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。

6 _' q6 A+ w3 h

做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。

- k, }2 }- C- n6 C: v; `

(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。

% `2 l S; J5 E" t3 E

做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。

/ j+ X- {6 ^; J6 F; `$ Q3 R( E

做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。

% R( P7 D% I6 a

@___________________________________________________________

* O( A. `7 ?2 @+ I2 V

____________________________________________________________

+ w+ a: v/ a7 K( D

____________________________________________________________

5 P% y/ r5 B. [8 p% b4 W. J: A$ Q

 


- U' T- F* O: }0 h4 s. H

 

9 V" F# v0 t/ J% p- A

要有敬业精神

0 }) T; Z2 n8 J4 g

 

$ ~ E/ u! _; e E; V+ l0 H

1.端正工作态度

1 p- ^* f& j) |9 [; x/ ], | B

工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。

. `8 x( x6 S0 d

事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。

: x3 S* F( ~1 ^

当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。

+ q; h; x5 H* [6 ^/ S. U

k0 O9 g+ q* q+ j b# ^" X

 

2 }( z( B6 N* J ?

2.树立专业形象

J; y0 X) W! n. g3 U

我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。

0 Y6 r) [6 `5 i/ u2 R: ]

需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。


0 i$ ?8 V$ f0 T

 

8 ?- E5 N0 a( J2 T

指令的接受与汇报

9 p8 M1 a3 l7 w9 f" s

 

3 Y9 J, G$ f! i1 J, K4 O

指令的接受

' s1 {3 u- y& I- Y% G1 N

 

" b: Q9 i& A& v/ t% I; ]

1.接受直接上司的指令

6 N9 ~& |7 S( V# s4 I

一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:

, A% ]/ L, X7 S4 n/ Z4 j( i

?清晰地响应,并即刻前往

) w1 J( S5 ` G( t8 @ ]

听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

& X/ O" u! S4 F7 h9 P W' m5 |

?向主管询问应办事项

( u, V3 e+ u6 O0 V. @: Q

在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”

$ x7 N6 I# E2 n" K

?逐条记录应办事项

& s0 Z9 n: B7 n3 P

对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”

1 f+ \9 [' j8 W! y! f

 

7 Y( t" d: y3 \( H0 S1 C

【举例】

8 r5 A7 ?9 M' ~1 \. j" M, `' f4 g

林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。

- Y# q8 Y3 [! W& M

 

5 @% h: Y& J% c& i2 ^6 h

表2-1    在接受指令时的注意事项

$ e9 J. X- j* j$ J1 U
& D) B8 s1 j' r5 z& L7 t7 }% |& |3 @) E: c4 B- u8 G9 b; Y' y" o% p+ H7 J% S0 r' C) v/ D4 c# r) O' K2 B$ X& C/ X; h. }: n% i* O# p: \& o7 l4 G% h$ r. S. w5 f2 Q2 L2 q6 u; p( S/ r+ R# w: U1 f& [: V& E x9 C2 q$ E$ ]+ _. p c+ p1 O, w& y$ o0 _% F. E0 {. o1 {- }1 c+ z. F( g p% l r9 r x0 y! ^# m# z2 Y2 |( U E+ R' U' R" f' A7 y) J9 Z, w# F$ P9 p: e" i" C f9 g7 U. U6 H6 p* ]" Y ~; y$ ?0 r; |( Q9 j: ]% H2 N1 i) U! Q8 H8 Z+ ~/ x# d2 v; Q% y) T o% b! x0 {: S a4 \8 ]9 w3 x2 O9 O! ^) D; V$ d. _& n2 t: X5 Q) R
$ R* Z# t4 h9 Z8 [

1

' ?8 J- F" I& \, S" [: x8 y9 B" r

准备纸笔,方便记录重点

r3 [$ R5 l4 K/ A0 r

2

* i/ T+ Y% K& v

接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听

4 f/ N. |! S# y1 Y( S: H o: G

3

6 B% w9 n0 r3 F. p5 p: x( @* z, B

听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限

, ?0 s8 s" b: Z

4

. m2 T" E/ i% g

如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论

2 H; ]/ l3 c* u; q8 o' C- \; ]4 K, j

5

{/ y" p0 j9 W8 ? k

如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持

) m: N. F- i% F+ h

6

* ? \: n. Y- `9 |, `, t

不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟

9 M, d6 i4 E; A8 O# f

 

# }$ X) j: x% V4 V1 @; ~' [! G' v

2.接受其他部门主管的指令

& a, F2 F# h/ E, L

一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。

. d4 n! ] V# y" Y2 X& I( [

 

: Y- G* D4 o. G$ P* l5 F9 h8 h

【自检】

6 T$ c/ h. ?9 F5 }) O

分析下面的案例,回答问题。

5 ?( U& e1 o' i( T8 U( Y4 q5 x

秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。

6 x! f9 t9 v" y. b! L* O

小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?

) U% W# W* z0 P

@___________________________________________________________

: h+ b, ~3 Q! v

____________________________________________________________

6 u$ T2 S+ r2 h' R" A0 T

____________________________________________________________

f% `9 N( J9 r+ z' b6 N8 t9 ^1 h

 

% { U+ w1 E: y9 t3 J

 

" `+ y$ _4 H0 y4 h

指令的汇报

5 T5 K: B( G3 n! u5 H

秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

+ G( h% b4 V+ z0 f7 u7 l

?汇报的时间

- f7 B/ c1 j) v3 T3 ~

何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

, l# Q$ R- S3 F8 K% g u

?汇报的方式

! e8 r1 P; R; O5 ?

如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。

+ j8 | M0 B; R3 c! l! I; y8 ]

 

, u. R0 T7 L: e1 W

表2-2    汇报工作时的注意事项

. [8 c" ?9 C+ ~$ h- v3 D8 y8 A1 D
& x* z4 ^. M! W5 a- ] ( @1 j+ [+ ^; l$ q" `9 F1 q7 H7 y( b& X' L9 O% Z! z: R6 ]4 j; M4 d8 s4 a+ l( _' u# W* o' |, t- v4 l9 }; D! `/ S& P/ g# Y; w6 F! y' B W7 G& Y5 \* i5 ~$ ~; D5 O6 j' a x$ }* a7 W! P0 H; A0 S3 k" R w; Z4 i* _* h1 K6 K1 j4 F( J1 y; v% X$ E7 f7 o! H7 `3 D: k, \7 U8 P; u- v! [" ?: S0 a* p: z: o- V Y; F; Z0 ~6 d3 }5 Z' @5 b; c3 p1 A3 b7 v( O, f4 n& ^) y8 T2 G0 |$ R Y, `( `' p% e+ [& a9 J- P) a$ R1 k6 O5 _" I" N Z: a3 k7 w0 l7 f/ t# ?$ E, [( |* U( O' R1 g' ?1 K, r. w! b2 ~! x* j# q9 ^9 D" B& ^6 W4 ^& U9 Y8 r# k; b) c7 _' B, i8 E& a- t- n" {. E5 R/ `9 a0 Y- x: g* H2 f# V- R. f. \3 T
- p3 o0 K6 G, r3 l

1

& o3 B4 U' j4 w# v( L

要主动进行汇报,而不是等上司来发问

$ l5 e) K( T$ {2 x0 n/ T/ a

2

! [6 J! B3 j: {: f0 ^; U

报告的三大重点:简单、明了、具体

" r$ B; a5 k& L8 l( N$ b, q. D

3

9 ^! l. ?. L( H( q z9 [& g9 V1 f

汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要

3 R$ Z2 j' S, ?+ b

4

J: ~ y' X7 r1 Z

牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明

7 Y' v0 T4 b9 D8 |2 ~' v" s

5

$ {3 @& E8 N" u7 r6 g9 h+ d

工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测

4 p# L! P: G0 P& c8 X

6

: A0 q G0 V' c1 W, i& `! ]

对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责

6 r6 I1 |& j$ o/ M" d

7

! I, ]# [1 e2 J# t

对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任

6 Y: E$ j3 [# [8 M: |- B

 

4 ?+ g/ R6 n, w; C& R: C+ b4 c

【举例】

0 z( w( @ R, K/ g) [. x$ f

林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。”

8 H1 r l9 X, O+ z6 x( W5 E

 

1 x% z4 f: e9 g& m! B8 O

【本讲小结】

; ~: `# S, ~0 h: I/ y

本讲介绍了办公室礼仪。首先, 

游客,如果您要查看本帖隐藏内容请回复

 

精彩评论14

正序浏览
黑金 发表于 2015-10-9 17:49:13 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。
 
文字工厂 发表于 2015-5-17 16:34:57 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您
 
苏苏 发表于 2015-10-15 15:27:04 | 显示全部楼层
 
专业写文章
工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测
2 j& j+ L5 q8 v7 f
 
LWJ147789 发表于 2017-2-7 13:31:19 | 显示全部楼层
 
收获很大,对自身综合素质提升将超到很大作用。
 
深海蒙鱼 发表于 2015-10-17 22:18:24 | 显示全部楼层
 
值得学习,收获大,希望今后多发这样的帖子。
 
feel 发表于 2011-1-9 21:14:15 | 显示全部楼层
 
深入浅出
 
hlghqy 发表于 2011-1-25 15:32:22 | 显示全部楼层
 
学习
 
luzhou67 发表于 2011-5-13 18:36:45 | 显示全部楼层
 

学习中成长

 
swx81442 发表于 2011-5-13 23:44:53 | 显示全部楼层
 

学习

- R; g @2 j: | R" t' \! F/ D6 {

 

 
swx 发表于 2011-5-19 09:32:13 | 显示全部楼层
 

不错

# U& x. d) ]# B q( p+ H9 G! _7 q

 

 
cray 发表于 2011-7-4 10:46:15 | 显示全部楼层
 
[em17]
 
休止符 发表于 2011-8-5 10:18:04 | 显示全部楼层
 
学习
 
天津企业秘书 发表于 2013-1-24 16:10:18 | 显示全部楼层
 
这个这个绝对要好好的学习一下了
 
狂奔的蚂蚁 发表于 2013-3-16 22:00:27 来自手机 | 显示全部楼层
 
highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈
 
您需要登录后才可以回帖 登录 | 立即注册

本版积分规则


0关注

25粉丝

2229帖子

排行榜
作者专栏

关注我们:微信订阅号

官方微信公众号

客服个人微信号

全国服务热线:

0595-22880819

公司地址:泉州秘途文化传媒有限公司

运营中心:福建省泉州市

Email:506070961#qq.com

Copyright   ©2015-2025  老秘网 责任编辑:释然Powered by©Discuz!技术支持:秘途文化  备案号   ( 闽ICP备19022590号-1 闽公网安备35050302000919号 )