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老秘教你如何成长为优秀秘书:第二讲 办公室礼仪

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中国老秘 发表于 2011-1-9 14:00:34 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
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同事之间的相处之道

6 u9 H+ m2 f. o9 Y

 

( I7 Z8 o6 i* k- \2 v

与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。

* K, _1 L) T; \. d7 j! q5 s4 q( P

8 j8 C* s7 C+ x+ ^# B, R: c2 s% I* C

 

4 T! m7 {& K# u' R

1.树立男女平等的意识

/ F3 H" u2 }% o

在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。

+ D6 {) ^- j4 u8 B# [

 

' e) n3 e4 J5 B: v7 D8 _" C

2.规范礼貌的称呼

4 H$ e8 _9 K' p' u) X: u% o9 p

对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。

- ^" `4 H$ a: Z" a

上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。

7 u$ T; y1 P, }8 b) b/ Q* M

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

0 K* i' t V, k' n0 C# N, }, ~$ n; l

 

, p" {8 _7 G# j

3.言行谨慎

. x: b* x) {6 A( O+ E

不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。

; s; \6 ]4 `4 b: c$ ]$ G

喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。

* y2 A+ y) c8 Y" M, ^+ s( l$ _/ G/ Q& r2 x

 

1 [% F6 g: D }$ `" \: V0 P4 z

【举例】

1 i: `4 R# D8 S4 r6 }6 V3 E! }$ ?

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。

: J* M6 f1 ]' Q7 j: q! T7 P9 B

有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

0 Q4 c: P) a7 x6 V# Z4 f

. }- a2 x8 ]! q3 C) H3 H

 

9 H7 }" ~9 j6 \( p

4.工作积极主动

9 |, R" x+ h8 `4 Z

认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。

! i& o, X6 p s6 A6 d7 G7 i

在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

2 L, ^/ |+ W* t9 @$ L

 

$ t0 Y) K+ _ s- r d

【举例】

# y4 E) e9 H i& Z/ b

小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。

9 x9 W$ l+ M/ W: I# ]

 

( _- r. M/ n4 ^7 W0 U

5.遵守公众礼仪

' h4 H4 x6 ^2 c. `! T( @

办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

0 Q2 T# i* F) G5 r5 w

 

" H+ m8 k) d. {" L+ ^; a% l; j

6.慎重对待办公室恋情

# \1 {# x3 y# B$ |( P N" A

办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。

$ R, P4 W8 |* @) o

此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

6 Z7 F( `1 s- D! r: Q

 

o& J6 v% w0 B% k

【自检】

' Z- Q! ~' x% ^1 ~' O7 [

秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。

3 V/ Z1 O' }2 u3 I1 N; d5 Z

(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”

2 y! [ S" K7 N- [3 v

回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。

) E1 P6 X% Y3 e. S7 w/ g4 t- J

回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。

* I) w) q( I5 Z% D" h

(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。

) O, c- k- f/ D" g. v

做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。

' s: E9 N* f# g, B4 @, Q$ ]( e

做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。

# R' j) J2 R$ P8 U& R: a

(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。

- l: i0 ]# T0 D# v1 r4 P

做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。

4 O) M u2 }" f% a

做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。

+ g+ _7 X+ @8 N4 F" Q

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3 W( v5 ?( Q% n# G2 M4 W. d$ \

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' X+ V* g. ?2 {$ k7 R

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6 j* H8 r/ M/ { v* q8 h* Y7 X

 


3 [4 G0 k6 g4 c( _3 ~- P6 V

 

8 U9 C# D4 u) A* F; f+ L

要有敬业精神

' b* J Z1 t( Z/ s. C$ n

 

7 g7 c. Y/ G# f. w

1.端正工作态度

$ ?% F, v. u% e7 i3 s; i

工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。

! {9 c- C3 _, d* F0 b7 U

事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。

0 }1 _1 _, h1 E) Z8 c/ Q

当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。

* q1 }( p" H) H+ g2 ?* ^ K

6 M: O) _- u% _, F+ q* n7 b7 l

 

6 W7 k9 j" `1 C! D3 j0 e# t7 G0 t

2.树立专业形象

4 x2 f$ c7 ^" u; n, H+ q3 j9 ~( K1 D

我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。

2 [9 n5 T% k% S# w

需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。


( t0 L- J5 Z' \* X0 Z- |" H. `

 

2 |# \0 m3 V& o' e. O: a& J2 E+ V; S

指令的接受与汇报

! m% D' j% W% l# X3 n" d ?* |. f/ n+ H

 

: H# \8 `- d7 z& R

指令的接受

. u" m, A9 U- H+ m. e' q$ K/ W

 

+ n) m3 S' m' r7 h. C

1.接受直接上司的指令

' `* K! i' `' `8 n

一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:

* l; z `( t x" z

?清晰地响应,并即刻前往

4 w# |# P1 f9 J" h# P: D

听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

: H- L5 s; o: F' N$ y" h

?向主管询问应办事项

7 V4 X5 `! T/ V0 I" R

在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”

% h1 V6 {& f9 O5 i9 G I, n

?逐条记录应办事项

* c7 o% ^/ `4 j& _

对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”

( @/ U4 b, v, y$ C

 

0 b) c# o, m* N& n {- ^( t y

【举例】

0 |- R$ F/ v7 J1 @( G( z- o

林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。

, K! b0 ~1 R$ b9 `& A6 U

 

) h7 w$ W- A/ H1 v4 i' V

表2-1    在接受指令时的注意事项

! Z: Y8 ~! r5 C# {% Z
: U- G8 @3 a+ U+ v$ W; N4 ?) f 3 q9 k4 q, e1 o$ L3 B- o' B1 E) F8 w9 }3 ~0 f; R, G" @: D' e0 j- G# U+ M7 @- J, ]; G% H4 U& {( z! b7 i7 x( Y6 B8 P& ~: |4 S% I, \, I* V6 }7 K6 m2 n5 _1 h5 ?- O6 H/ i4 O; D+ T; a, `: H" c, H8 i. F+ v2 t, I2 l: E8 X6 e6 o4 s# I4 `. I* Z$ q5 i5 C4 e0 A/ ~- G! F2 j& Q4 ~( t9 j; F0 U# g% I) C; F+ B6 b6 d( A' j! _( k( K0 _" j$ R+ i+ ?) P; `& T8 F" a5 Z. a8 ^& }+ u5 d$ R# s! R/ A @1 F4 n4 d5 K' j4 X3 j* f0 I2 j+ H4 d7 b0 F- d/ T5 d/ J' r( u; b! q# y' `, _7 K. u* b2 n3 B
' ~# f; n9 w2 w( m- A6 z+ m

1

7 r+ R( P5 s$ R W" `8 Z, {- n

准备纸笔,方便记录重点

! H# x4 R1 g. i$ q2 ]3 R8 z5 L

2

, \8 _ [/ e# D) [1 O R Q+ N

接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听

# q/ \7 M4 r+ ?6 F7 i

3

7 p! X( U9 u2 n4 M( a* s) E; C

听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限

4 H- Z+ |* p* a9 X! L; z

4

8 Y; ^: o0 S6 ?. i

如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论

! W8 n, p* S( N3 j: m' x5 j6 _& |

5

3 s; c; @9 i6 {4 [- _. a

如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持

+ A, q" u, c9 o; P- o/ k

6

% F' M- Z8 ]. M1 b' o2 f

不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟

2 f) \! [ {' e2 H b4 b+ Q

 

7 E# @& X/ R" e) n, T8 U

2.接受其他部门主管的指令

; j+ z6 ?. m# F2 N4 n- h% d

一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。

, P! s1 K/ Q0 g0 z. d# k8 c: p

 

2 j3 h1 _% d9 O: ?* P8 W5 W! v, ^

【自检】

# o. p2 z/ n% I# N" f

分析下面的案例,回答问题。

& G- a# o# E* Q. w) S$ c! {

秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。

/ }! k& ^6 P1 k3 p, k

小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?

3 C# I9 t2 Z# d" Z1 E2 D

@___________________________________________________________

; e% }8 m) W3 s. L' Y" K" |3 T1 x

____________________________________________________________

9 K- T2 P5 O' e* j

____________________________________________________________

- W2 i' ~% }7 U% y5 r7 u0 i1 e

 

" K& p; k; ~- v, ~9 c

 

) P1 `1 ]2 A2 g( ^

指令的汇报

$ X5 I6 T; Q3 Q; q9 E7 @; \- O

秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

* E. ^* a4 z6 `" @( [) K4 j

?汇报的时间

$ t: g; i ~9 h

何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

" U0 a! ?. E P- f& P* T

?汇报的方式

; w- e3 c$ Q9 q/ O' r

如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。

# n( H8 H8 U' q+ b- _+ n

 

1 \* G/ B* R z3 ]: Z

表2-2    汇报工作时的注意事项

/ I0 ?( d9 U6 C1 a
m& [- E t* }6 T O / \ J$ I4 H9 W2 @( f2 ]+ p8 F* r' \) L1 b: z" l% G6 k1 f* Z V: ^; O% x' x. w5 R# U' o' q$ C5 d6 Q0 F) P) X0 G, b8 o7 v5 y0 S/ w. e( d& i9 Q) n. A/ k% R* W: K2 K: J1 r1 E# Y+ }5 n! J* S8 g$ J$ d3 |) w8 i7 V7 M4 q. e( k, O \ J4 X `% [! W) i0 C5 o: }: ~% \. Y$ z1 U1 Q9 E" I+ \6 a, j3 E9 d- e* \9 K# U( l( k2 w. h( ]& j- \9 @" X. }& b( ]2 B7 q- k4 Z4 m' l( V' d1 ?% e- e' H7 v: j8 ~8 _2 r* \) a; d ^( ^* l! ^- m, e9 C2 R# m, @7 ?( Y* Y) {' C, [; V& ~7 \2 y9 F5 @8 U3 U8 g4 Z1 N) ?# ]# {8 g' ]5 |+ y
7 d/ y- _: Y! Y, a7 |1 ^

1

( e5 J# [( Z( S4 |2 @

要主动进行汇报,而不是等上司来发问

# W/ }' _( c2 S6 e Q2 y

2

1 c) a s7 O& j9 s: s2 t/ j; h5 y

报告的三大重点:简单、明了、具体

( `7 P$ p) {1 J+ d8 ?/ ^

3

* ^# ^) R3 b" p. c

汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要

- R4 G# T0 [5 n* j% Q

4

8 ?+ P* x' K7 J8 f" V

牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明

+ }/ d" S Q0 a3 s% u. D: R

5

3 U& H* P$ F3 ~" r1 `$ p

工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测

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6

% F3 V! j/ X4 j% Q/ }

对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责

+ z) i2 V& G& s- _ _7 Q9 ]

7

3 I& H$ ?; i/ [" x Z

对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任

2 q( Z7 u9 R- [) f. U! C

 

! t8 i4 c6 H! r0 Z) A1 d8 G% O

【举例】

* {8 o% ~" [0 J; u9 U) v- D: F% z/ |

林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。”

- Y) ?. Q& S5 Y2 L

 

1 J6 O/ ^5 q* _/ w3 w# \6 h

【本讲小结】

' O$ C k u3 a" k6 _

本讲介绍了办公室礼仪。首先, 

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精彩评论14

正序浏览
黑金 发表于 2015-10-9 17:49:13 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。
 
文字工厂 发表于 2015-5-17 16:34:57 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您
 
苏苏 发表于 2015-10-15 15:27:04 | 显示全部楼层
 
专业写文章
工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测
2 S4 F% J9 B- q3 L8 L7 _; \  d4 V
 
LWJ147789 发表于 2017-2-7 13:31:19 | 显示全部楼层
 
收获很大,对自身综合素质提升将超到很大作用。
 
深海蒙鱼 发表于 2015-10-17 22:18:24 | 显示全部楼层
 
值得学习,收获大,希望今后多发这样的帖子。
 
feel 发表于 2011-1-9 21:14:15 | 显示全部楼层
 
深入浅出
 
hlghqy 发表于 2011-1-25 15:32:22 | 显示全部楼层
 
学习
 
luzhou67 发表于 2011-5-13 18:36:45 | 显示全部楼层
 

学习中成长

 
swx81442 发表于 2011-5-13 23:44:53 | 显示全部楼层
 

学习

) [2 m* B! T- E+ k( N( z3 ^

 

 
swx 发表于 2011-5-19 09:32:13 | 显示全部楼层
 

不错

- D0 d- C! B9 [7 B! [' k

 

 
cray 发表于 2011-7-4 10:46:15 | 显示全部楼层
 
[em17]
 
休止符 发表于 2011-8-5 10:18:04 | 显示全部楼层
 
学习
 
天津企业秘书 发表于 2013-1-24 16:10:18 | 显示全部楼层
 
这个这个绝对要好好的学习一下了
 
狂奔的蚂蚁 发表于 2013-3-16 22:00:27 来自手机 | 显示全部楼层
 
highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈
 
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