关灯
《文稿,还能这样写》作者雄文《笔杆子碎语》作者王一端《机关文稿写作入门》作者杨新宇《机关文字工作五十讲》作者何新国
最新《公文写作培训课程》直播间《公文写作百法例讲》作者房立洲老秘网站长、《老秘笔记》作者老猫《公文高手的自我修养》作者胡森林
开启左侧

老秘教你如何成长为优秀秘书:第二讲 办公室礼仪

[复制链接]
中国老秘 发表于 2011-1-9 14:00:34 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
  - Q' H e' M5 F. ]! c

同事之间的相处之道

( x! P2 t3 z B( P2 `' }8 O

 

* k8 b9 a! P2 X/ ^1 o5 I1 i2 F2 k9 m

与同事相处是职场的重要一课,与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好,甚至彼此不讲话,久而久之就会在办公室变得孤立无援,继而影响工作的心情和效率。

* Q* v4 Y8 G9 Y

% B' r0 c/ C4 h

 

/ ~3 ^0 g* m7 u; A5 J

1.树立男女平等的意识

B8 }& U( b% h' i$ f+ C) l

在当今社会,男女同工同酬,彼此之间是平等的,所以不应认为自己是女士,就可以让同事帮助自己干这干那,而是应该树立平等、独立的意识,自己的工作应尽量自己独立完成。

, I8 J0 R# q( A& A2 M' V

 

3 `# V" X, ]5 C; n& b

2.规范礼貌的称呼

: C8 S- b! w5 G" ~0 f8 u

对上级要用职务来称呼,比如“李科长”,“王经理”,而不能因为彼此熟悉了,就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率,一般以姓氏、名字相称,而不要叫人外号。

" q* i9 F6 h+ _+ u. }9 T

上下班在电梯里遇见同事,或者在茶水间遇见同事,要礼貌地打招呼,即使是不熟悉或者不是很要好的同事,也应该点头示意,不能高傲地视而不见。

5 j% m( Y9 U2 ]) ~& J, R

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁,应该对他表示由衷的祝贺,而不是说一些尖酸刻薄的风凉话,“嫉妒是人性最大的致命伤”,一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

3 o& `$ y, ^3 C! _

 

0 ^6 k) S! Z+ d6 A+ f' U, R8 @1 Q& k

3.言行谨慎

: ]4 y$ [( F0 \- z+ f2 g

不要喋喋不休,或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎,否则久而久之,同事看到你就会掉头走开,免得听你诉苦。

5 z$ g' F3 q8 S7 [/ V

喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的,专打同事小报告,到最后只会落得孤立无援的地步。此外,我们不可在同事背后中伤或散布谣言,伤害同事形象。

2 ?$ n. v/ h- h5 O

 

/ N6 h: E7 }$ V6 y

【举例】

" u+ P; h2 g: m

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说:“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗?”别人都说不知道,小张得意地说:“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西,那女孩可年轻了,长的还真不错,你们说,她是王经理的什么人呀?”“她是我妹妹!”小张的身后有人回答。小张回头一看,傻眼了,王经理正站在那儿。

' H# C1 E3 {& z

有的秘书因为上司位居要职,就狐假虎威,趾高气扬起来,逢人就讲“那个做好了没有,老板待会儿要,记得给我”,到处发号施令,俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

: F4 F7 q$ J4 A2 i

1 o5 y; o; X, f, H+ V3 T( ?

 

; ?! G" @$ v( z- T1 h+ `/ p

4.工作积极主动

3 B+ }2 {5 C) p D# _- E4 _9 ~5 P

认真工作的人总会受到大家的尊重,如果别的同事很忙,而自己比较空闲,这时就应该主动伸出援手帮忙处理,而不能一副事不关己,高高挂起的样子。

" N- ]4 h+ N( U7 p9 X

在工作中如果出了差错,要主动承担责任,一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

2 b$ I5 w4 h: s3 _: r0 ~" X

 

: q$ M0 o! p& q" S, e

【举例】

& w3 D' r5 v0 a- g" d, C9 I

小张是刚进入公司的大学生,他很聪明、能干,所以也有一些傲气。一天,由于小张没有经验,在做一个策划案的过程中出现了错误,经理对此很恼火,问他是怎么回事,小张不知该如何回答,这时秘书林小姐为他说了几句话,主动承认自己没有及时提醒他,自己也有督导不周的责任,经理这才平息了火气,让小张重新做一次。经过这件事,小张非常感激秘书林小姐。

+ |# v( [/ Z% G- N6 o3 K d

 

5 {, C0 r' K$ ?/ o3 k+ v+ y

5.遵守公众礼仪

" q3 \; v# c) k' f. `* I$ @

办公室是公众场合,必须遵守公众礼仪,首先,尽量不要在办公室里抽烟,因为办公室的空气本来就很浑浊,抽烟会使空气更加恶化,影响他人的工作。其次,有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉,这样做非常不雅观,而且有的人还有脚气,使别的同事更加觉得难以忍受,如果一定需要让脚轻松一下,可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

1 O1 ^' f( L; Q! u8 f3 r4 ~( k5 q

 

: L( z* V# ?- j0 I

6.慎重对待办公室恋情

3 K1 X6 }. a5 f4 t; s0 p/ N+ N

办公室恋情往往会招来议论纷纷,尤其是秘书容易与上司产生感情,当这样的恋情产生之后,一定要低调处理,不能因为自己与老板有了感情,就摆出一副老板娘的驾式,事实上,将来的事情谁也不能定论,给自己留一条退路才是明智之举。

& q7 z/ Q7 [) R% R! X0 Y

此外,感情是感情,工作是工作,办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

; r/ D W1 @1 Y8 h9 `6 o$ N( \2 f

 

) P, k/ C$ U( q+ \" S% L/ r. p1 b$ w" q

【自检】

& Y6 v$ h; ~, {( \/ }! {

秘书小李在工作中遇到了一些问题,请您帮小李作出正确的选择。

1 _- a/ u9 m; W6 G2 Y' Z+ U

(1)一位同事对秘书小李说:“小李,你能不能跟老板讲一下,我都做了那么久,是不是该给我加薪了?”

# W) P# n3 g9 n3 m. a

回答a:好,没有问题,下个月就给你加薪。

4 }+ X( R" q% ] L# f

回答b:我会向总经理报告你的要求,有消息的时候,我会及时地通知你。

, Y- S6 ? W6 H5 S

(2)办公室里添加了一台打印机,送货员把打印机送来的时候,办公室里的其他人都在忙,只有小李刚刚写完报告,空闲下来。

4 r6 [# `5 \, @+ p; y

做法a:等其他人忙完了,叫他们把打印机搬进去、安装好。

* W' {; Z P1 }9 V

做法b:既然自己搬得动,就自己动手把打印机搬进去、安装好。

# ~; J% P# |+ {# _. ^% k9 R. k2 w6 j

(3)小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快,直到今天来上班,小李的情绪还是不好,这时老板让小李把一份资料整理好。

* L2 F# `- i1 r$ F$ ^

做法a:虽然心里难过,但是不应让感情上的情绪影响了工作,还是应该认真地做好工作。

; E4 K3 O8 W' o3 K0 _

做法b:因为情绪不好,所以不想做事,让老板把工作交给别人去做。

5 S7 [4 R/ x0 H; Z, J8 B. v

@___________________________________________________________

- K, y: d6 L0 x

____________________________________________________________

) Y( a* V0 S X4 ^# V/ D

____________________________________________________________

2 g3 a* m" j3 P" B

 


% R* E+ D4 C1 l. |% Q9 W. B) \: z

 

) y9 H. _6 t0 r

要有敬业精神

9 R# X: n! \' g4 Z$ e& t- x ]

 

3 S* e8 O% F9 O2 q9 P

1.端正工作态度

6 K3 Y# P7 L X x2 O

工作是一个人的生活基础,按照马斯洛的需求理论,工作也是一个人高层次的需求。人们常说,“认真工作的女人是最美丽的”,因此我们首先要端正工作态度,才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书,做到结婚就辞职”的想法,这种想法是工作上的致命伤,使得人们不能专心于工作。

% t' u) X5 B7 I, Z0 G

事实上,在当今社会,不少女性即使结了婚,也保持着经济、工作上的独立性,而且在工作上做得非常出色。

- V# K: h# g G

当然,秘书行业也有男性,一些男士当秘书也可能会有自己的想法,那就是希望多学一点经验,以后可以开拓自己的事业。不管怎样,只有重视自己的工作,端正工作态度,才能把工作做好。

$ x% R1 S2 V0 Q5 b% ^

3 Z/ P6 X! ]/ N- u' E' t

 

3 I$ H" j9 }6 F* Z" t

2.树立专业形象

" q2 ?5 W. e* L8 I3 ^0 G

我们已经提过秘书的形象很重要,所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情,具体来说就是要有高雅的言谈举止,不过于做作,不流于俗套;有整洁大方的外表,不邋遢,不浓妆艳抹;有丰富的岗位知识和工作经验等等。

8 w, ^0 \6 E! E! t: u: f9 p" H

需要提醒的是,哭并不是解决问题的法宝,不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪,这也许是习惯,也许是想用眼泪来解决问题,不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足,能力不足就该加强学习。


4 A: W' ]% ?! p$ O. O6 r4 i

 

- ]- ]2 M7 y4 B- i

指令的接受与汇报

6 N+ b6 d- h1 x: R% j: U* d

 

9 S. J( e+ y4 C& {

指令的接受

% |2 Q0 C# u! w5 M% _; R( u3 f

 

& ^. u2 E# k' l- z

1.接受直接上司的指令

( I7 t+ v, D' b3 r! c: A R

一位有经验的秘书,知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说,接受指令有三个步骤:

; p5 P7 K; c |) ^# p/ d

?清晰地响应,并即刻前往

5 A8 v; v6 B3 u

听到上司的招唤,应该清晰地响应,并即刻前往,但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档,则应该先把这些文档收拾好,放进抽屉或保险柜,以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

% D, c8 t8 J" V- g/ L' E6 q; y# o

?向主管询问应办事项

, u1 }, C P3 J6 y, N

在进入主管办公室之前应先敲门,得到回应后,才可进去接受指令,同时要面带笑容,诚恳地向主管询问:“请问您有什么事情要办吗?”

* e! h8 N, Z' `

?逐条记录应办事项

4 r# z" a6 C6 F' ?& S0 Z1 m$ L

对于主管交代的事情,秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后,如果仍有疑惑应马上请示,不可一知半解地离去,否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示,并且表明:“我会马上去办您交待的工作,请放心。”

* J) D( i: [! ]

 

d. Z, ]" `. E; ?) ]5 `' Q

【举例】

4 w( }6 Y9 Z! K- m7 y) n7 n; u; m

林秘书的上司交待她,明天上午有一个公司要来参观,总共有10个人,让林秘书准备午餐。上司交待完了之后,林秘书问:“总经理,请问这10位客人中有几位高级主管?有没有素食的?我们是否要准备赠品?”上司回答了一些问题,但有些问题上司也不知道,林秘书就自己去寻找答案,保证做到最充分的准备。

) I. a4 r: M% N" b, j. l6 f

 

6 j, m5 n; h1 ]

表2-1    在接受指令时的注意事项

7 w% ^* m% c# P+ l7 ?
: ?9 C9 u7 f! B3 ]$ B& S# E7 e# K4 S# V6 c7 T6 j. ]: m) H; B. Y, u) o% {( S: o. B3 d, R5 h3 T% u( E' s7 U; l$ q/ s- [9 C- A) q* N8 l5 K. P5 P+ S$ H4 M3 f7 ^( k4 S- A0 l3 Y+ d8 T+ A, o! b# @% e$ X$ o+ E Q5 t! J5 K- y- S5 n3 d* S* M& L. A- W5 Y3 p0 i# w0 T- T' O" ]7 c0 t; _% T+ \& @/ z% w& f# E; ?( t/ Y h7 x* _ k8 g5 _" a0 ~ ]* N( V. ~6 x4 K' e# A: w- i; } s9 H$ g/ a1 z! Z' x# E# |7 c, Y* T0 Z4 y [* s3 W" s( e; v J, ^* P# x/ B% Z; e( R, V7 Y2 F& v) Y# q( V" q4 X
! J* ]: T& _' b2 }

1

) q* G8 ] Y5 L

准备纸笔,方便记录重点

9 J! I% e1 @4 f& a8 Y2 |

2

, U! ?9 U: P$ k9 G1 L

接受工作时,切忌精神恍惚,应专心地聆听

8 a# _1 M7 O( ^8 |+ f

3

8 H, @4 b+ w. \4 n6 M+ z% E

听完指令以后,重复一遍以确认要求和期限

/ p0 V1 h2 e H3 v) t. O

4

6 f! X* G( h8 u) E M1 y R

如上司征询自己的看法,应提纲挈领地回答,切勿长篇大论

9 @" b4 |* G3 J+ x, q+ J

5

* M' m6 B k6 k b1 K" ~7 a6 M

如有困难,应立即使上司了解,争取获得上司的支持

- W4 Y4 h! f8 u7 Y' ^$ b4 G6 h

6

/ x$ Y0 \! a; W3 p7 j% V& q2 K* n h

不要与上司发生正面冲突,否则只会让事情一团糟

m3 X9 n ?+ N4 C

 

$ I) S J4 B& h# n. E

2.接受其他部门主管的指令

, [0 h: E' E: E, e

一个公司里有很多部门,一个部门有可能有几位主管,有的主管可能会跨部门指派工作,如果不是自己的直接上司下指令,一般来说,秘书最好先向自己的直接上司请示,如果本部门暂时没有事情要办,上司同意秘书去帮忙的话就可以去,如果自己部门的事务非常繁忙,则尽量不要接跨部门的工作,以免影响到自己的分内工作,如果碍于情面勉强应允,却又不能如期完成,会让人怀疑你的工作能力和诚信。

, J3 ^9 X8 R) z6 M0 }* A# H

 

: ~% u' t4 \( B7 P+ j7 p

【自检】

$ q+ O9 |/ ?/ W1 z e' V; q& X

分析下面的案例,回答问题。

5 F! N2 R: U: P

秘书小李最近一段时间特别忙,她的直接主管派下了超量的工作,小李每天都要加班。这天,另一个部门的主管说:“李秘书,麻烦你帮我处理这份资料好吗?”小李硬着头皮答应了,只好又开夜车。

9 ^) E. M# r! e6 ]* ]/ r

小李的做法是否正确?为什么?如果你是小李,你会怎么做?

( l# D' m. A; X3 ~+ a1 `6 K

@___________________________________________________________

- Z4 c& n* [# s" h% N4 \

____________________________________________________________

0 ?4 O9 C7 `1 K; u: S2 n

____________________________________________________________

# R- j: ]1 Q4 X3 N9 A8 l

 

. E! Q3 {4 A. T. {, m

 

3 g+ f Z0 x3 N" m$ T( Q

指令的汇报

1 w* A N/ x# z5 ?& p

秘书在接受上司的指令之后,不仅要及时的落实工作,还要定期向上司汇报工作的进展和成果,不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

7 f, U8 M) b0 C0 `" b1 a) G8 J

?汇报的时间

$ q( D/ w; ]+ l1 F' d& _* n

何时进行汇报?隔多长时间进行汇报一次?这要根据上司的习惯来决定,如果上司喜欢了解工作过程,秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展;如果上司只重视最后结果,秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

' v" a( @5 ?! l7 ^. x. I

?汇报的方式

% f x9 @. q/ _# N

如果工作比较简单,秘书可以采用口头汇报的方式,直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大,则应进行书面汇报,把工作成果写成报告,供上司批阅,并存档以便今后查阅。有时候,还要召开专门的汇报会议,这时必须事先准备好充分的辅助工具,如制作投影片、幻灯片或海报等等。

+ N: `" @! q: Q+ J; a

 

! X) a% X3 F8 o: |9 v

表2-2    汇报工作时的注意事项

% [ E6 u$ e& C
2 k# E- h1 H) ^; z3 q' z* G& Z; ~0 R0 ~% Y( k* L6 T P2 I+ J; x$ k* i! G! k) |# ]1 d& u5 n: u, ^1 s; k. F( j8 M, k% e: @8 a8 K3 L% W7 |6 L0 t0 `0 A% t+ n) Y& d8 ]' I, S. C1 q G: y& z1 Y L/ X/ B( M. u4 r f! L! ?* U- [9 m1 \, c8 e! t; C2 C) g9 W3 a' t; E E# ?: A" d* n! O- i8 h( _3 J! q, W& S' a$ c( X/ E9 s" C _7 K ?5 L" z; ?7 m9 i2 p" K$ T: q! g. C& y$ z, Q) s5 y* f+ {9 d* b, c) |/ m8 d) i3 Z' y: O6 \: X4 K7 L* d X2 w, }3 [$ b( G6 y( d# a4 d, N( R7 x: c* i: s; {! R0 P& e$ Q9 a- g9 @0 u- |8 y$ Q6 i8 p* E% B- d% [6 l1 ?& C1 F6 {4 U- y& _- m5 F8 t$ \% @8 c$ j4 R* v# D' U, {& R& L1 L0 F8 T* R3 k! F0 m/ t
; Z! E, P0 E( V! M

1

F; n W! ]9 d/ Z$ F& G/ k

要主动进行汇报,而不是等上司来发问

' C) _; ?( h! N/ I) a* t8 z2 A" L

2

; z4 Z7 m+ ~- Q$ @: F* o7 {, Q5 Q

报告的三大重点:简单、明了、具体

4 d! [4 j% e8 @8 f- Y

3

) v: T- T# R1 Q+ l

汇报时先说明结论,再叙述理由及过程,尽量简单扼要

( k5 w$ l* b, r( I/ ^) D

4

6 T- v5 Q& }) @

牵涉复杂的工作,应以图片或表单来加强说明

( G4 T% y/ f* q

5

2 t: N8 r, U- d; E2 ]

工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测

: z0 x# z( m$ b# b3 M

6

! N/ Q/ C: \5 e

对于自己的任务应自己直接向领导汇报,最好不要假他人之手,以示负责

U- ~6 ~" ]" Z: y+ d% S( v

7

3 @+ M+ g0 }, W4 l4 N

对于无法如期完成的工作,要阐明原因,并请示变通方法,切勿推诿责任

: B$ v2 \3 i! G) r

 

% F! ? Z l+ x; ^) C4 ^0 D& s

【举例】

( X# y% \1 b8 T/ d( t

林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××酒店的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。”

8 }$ e$ E. T! a4 e2 p( G1 D* D5 C' l

 

x9 d9 L' j1 `& S& l5 l4 E

【本讲小结】

# `, P* o: L. T( u4 O

本讲介绍了办公室礼仪。首先, 

游客,如果您要查看本帖隐藏内容请回复

 

精彩评论14

正序浏览
黑金 发表于 2015-10-9 17:49:13 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
林秘书在接受了上司的指令后,立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您看是否合适?此外,我已经通知了行政部、业务部的主任,他们明天早上9点会准时到会议室,现场也已经准备好了,我刚刚去巡视了一下,很干净。
 
文字工厂 发表于 2015-5-17 16:34:57 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
立即着手落实,下午林秘书向上司汇报说:“报告总经理,明天的午餐我已经定好了,在××老秘网的二层××厅,这是我定的菜单,您
 
苏苏 发表于 2015-10-15 15:27:04 | 显示全部楼层
 
专业写文章
工作报告按事实进行说明,不可加入传闻、推测或个人臆测+ j) f3 c+ R! V  I7 w) N( j9 {
 
LWJ147789 发表于 2017-2-7 13:31:19 | 显示全部楼层
 
收获很大,对自身综合素质提升将超到很大作用。
 
深海蒙鱼 发表于 2015-10-17 22:18:24 | 显示全部楼层
 
值得学习,收获大,希望今后多发这样的帖子。
 
feel 发表于 2011-1-9 21:14:15 | 显示全部楼层
 
深入浅出
 
hlghqy 发表于 2011-1-25 15:32:22 | 显示全部楼层
 
学习
 
luzhou67 发表于 2011-5-13 18:36:45 | 显示全部楼层
 

学习中成长

 
swx81442 发表于 2011-5-13 23:44:53 | 显示全部楼层
 

学习

0 o0 }( f$ z: {7 t

 

 
swx 发表于 2011-5-19 09:32:13 | 显示全部楼层
 

不错

2 U' L1 q3 G! y$ T! W, X

 

 
cray 发表于 2011-7-4 10:46:15 | 显示全部楼层
 
[em17]
 
休止符 发表于 2011-8-5 10:18:04 | 显示全部楼层
 
学习
 
天津企业秘书 发表于 2013-1-24 16:10:18 | 显示全部楼层
 
这个这个绝对要好好的学习一下了
 
狂奔的蚂蚁 发表于 2013-3-16 22:00:27 来自手机 | 显示全部楼层
 
highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈
 
您需要登录后才可以回帖 登录 | 立即注册

本版积分规则


0关注

25粉丝

2229帖子

排行榜
作者专栏

关注我们:微信订阅号

官方微信公众号

客服个人微信号

全国服务热线:

0595-22880819

公司地址:泉州秘途文化传媒有限公司

运营中心:福建省泉州市

Email:506070961#qq.com

Copyright   ©2015-2025  老秘网 责任编辑:释然Powered by©Discuz!技术支持:秘途文化  备案号   ( 闽ICP备19022590号-1 闽公网安备35050302000919号 )