 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。
% R/ z) \: y) s8 n8 U( T 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
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一、分步安排，按序进行 + H7 Z. S" C7 ^0 Q2 ^
口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
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二、主次分明，突出重点
: q i( u, H, k口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
0 p# j7 u5 B1 ?) c. J4 o三、考虑周全，有备无患 % p: ]: o3 d$ K- `, [9 b! P5 s
口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。
4 V. k; R( r- B5 C2 b# h8 B- A# _ 口头汇报提纲（可根据需要增删）
- W, ~5 T4 i" w+ [; E1 x 一、情况分析
: E: d6 b- o: C3 H" ?( \& y ㈠听众 4 p. L, ~& }4 ?. |2 c J1 t
⒈人数？
0 L: ^- p0 ?9 A5 u, W s3 o# A- j6 ?# l ⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？
, V. T- W% X& r) H' i9 A: \ ㈡目的与种类
2 ]+ N0 ~' h# Q% r. }9 C ⒈通报情况？ 0 u. a! J0 {( `# b7 }, J9 T i
⒉形成决定？
6 F' o$ s6 p4 s, z8 | ⒊审查重要细节？ : y) t! Q; j6 A n: d
⒋协调统一行动？ 5 y$ e7 L8 B$ f7 | f
㈢主题 9 R" K; [! |) I
⒈具体题目是什么？ ! c5 ~# Y1 T/ i* }9 I" }; `1 {- B
⒉涉及多大范围？
: r# V; Y6 j: |% A1 f ⒊拟用多长时间？
5 p2 f2 X2 g$ v) ]4 n ㈣设备 4 D# _$ B2 C9 R; i! q
⒈汇报在何处举行？
L* `' A2 _9 c; V3 @ ⒉需要作什么安排？
9 O& n) Z4 @' L0 u: q ⒊视听辅助器材有哪些？ ! s+ j' w2 P3 M5 l: X
⒋有何不足之处？ - i) s$ v5 f4 g4 }
⒌需要采取什么措施克服不足之处？
" B8 J6 G- G: L% O$ m# g9 L 二、写出初稿
# e) F" M2 A' Z ㈠搜集材料
: j) T5 s: M0 j! K3 D' k' O$ ]2 u2 O ⒈认真研究。 ' }- C/ R$ i9 [1 F9 D7 H6 s: P. A
⒉熟悉主题。
- I7 T1 n2 `3 ?: @( |% F ⒊搜集权威性意见和事实。 : u1 v% Z# k7 J) ]% f8 j- A
㈡草拟初稿 | 
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