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网友提问： 1 {5 r" z/ v I
* w) v: U$ y! z& n& z9 y. F' o现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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1 K# E) _. K+ S4 H/ j l7 d老秘回答：
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效
2 P3 m& Z' X! t. h' L 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
& f5 R* c. f& N$ u/ R3 Q7 c' g 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
& L" z5 {$ ^' l, K8 m 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
7 {! ~( k% h) d, L# W9 @% z 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
* L# ]4 x* b/ Y) ~ 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 x$ n! F6 ^2 t5 q) Y
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 7 ~: E# U" S* o- s# R A$ S4 S
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 1 Y) p9 z. O$ U( o$ C" l
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 / L2 |4 e6 O8 T# c% y$ z; X0 H) q
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 # S3 L7 C) F+ G: q+ o& T; T
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 % g/ z4 _2 b) t
10.信息要加以选择，避免过多。
\! U7 F7 A2 g# ~8 C 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
$ @4 i; T# K5 ?) f) h 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 9 v% i* \% ]3 f. b3 Q9 M
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 0 z( k) H" j+ } Y9 @5 \- n+ Q7 @6 A
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 ; {5 @' L1 E5 j
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
% h7 M2 R2 w7 P8 ]' y 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 ; W2 T3 H3 q2 M7 \* `, D( v
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 ; `" H3 Z' c+ M6 S
18.会前先拉几个盟友。
% `1 {; D) L& ]$ T* U. M) l c 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
5 ]3 P3 ^$ i7 w2 u 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
! ?- A: q- }( Z& T; S/ G( V/ B U ●会议准备 4 ~) p( u" y4 k( I* {5 C
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
! L) J* @0 C/ b% w/ X 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 4 ?' p) \" s. s0 [- }; {
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 , w% K0 l1 N. w" X3 p* z, h( C
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
; C' h D% s! ]/ Y- n 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 + ?) n& i' D* U0 B) C1 {- m1 N
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
0 o6 J' O' g: X% g$ X7 U 26.任何议程变动都必须通知主持人。
) Z) A( i6 G# y 27.议程要尽可能短小简单。
9 i; H# Y+ A' J 28.尽量将议程限制于一页纸上。 * \$ T0 O$ c+ y1 t4 e1 _. {
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
8 [& \! O; m) i; O% | 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
4 D& F% t( z* L5 ]# t+ ~0 ?# N 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 4 ` V9 I$ k) }
32.必须将电话转移出会场。 ; u# i6 I7 ^" M+ o
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
7 q& ]; g: T+ U# l5 w) q 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 ) b9 G- j7 q3 \) V" h% G L' t
35.要找个确保没有干扰的会场。
1 q; s6 M8 ^5 Q" l- r 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 - ~. X" A( _9 s9 |- V* v
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
' w4 ], Z7 J. `$ p 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
6 @& Q1 D$ G6 b& z, b/ W$ B5 V: w 39.座位之间应有一臂长的间隔。
8 r0 ]2 p& N. d8 d 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
% }3 g/ } P* W( _$ y2 s 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 * Y0 p0 S4 z6 g1 X0 g1 H: m
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
$ E# H' u/ U" B S& @, K 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 ! i1 r: \/ c0 u# s0 Y
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
, K0 C2 S! ^4 v+ z4 f4 y 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 ! ?! r6 x8 t" d' j/ b- d, }! s: l
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 ) m8 w& |" }( E7 z: z
●出席会议 3 o& `% t9 K5 O; j# O. r
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 4 T$ \/ j. B% n) e, y- |
47.会前拟出自己的发言稿。 $ Y$ V5 X ]6 i+ q" K$ K, o, D; x4 g5 T
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 6 Q. X# ]3 k5 u/ m0 G8 }
49.要保持积极的脸部表情和音调。
6 Y: n) w" {2 x' k: b5 `3 m 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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51.开始发言前先作深呼吸。 ( a5 V+ M! `, P
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 {) h- y+ T3 b% h; {
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
( g6 D% f3 B' m% O4 n9 t0 y% |$ G2 ] 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
$ s: s5 ^( x- B: B 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
8 p- l" r+ K6 x/ t0 A1 ~# k! v9 \ z 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
; t" X+ V- ?& ?( O 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 - q+ ?7 }% l* b8 F1 E5 p! f0 w
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
. [' A* T2 _( v" M0 }7 r 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 / [2 h" p5 e8 s. ?: B! t
60.必须按照议程顺序作会议记录。
9 ]4 I K) H* d 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 : x' L c! s1 K, [
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
5 {. Y; ^- l5 c2 x% k# c- y% O( F a 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 2 p a9 v m5 A2 N
●主持会议
* B: j: d: ~7 U1 N) j+ h. U 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 - D b. F* d4 {1 Y
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 ; F5 P& a: J1 X) M5 T* V: j6 l
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 ) z- Q& @- a: T
66.尽量于会前认识新来者。
0 Z6 m3 B* `- i6 r, d8 c+ X 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 ' I% O+ \ C8 U# q9 f8 i6 ]6 a
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
3 `8 h1 r: u7 q6 G& P: f5 _' r. T 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
4 r' N b F) x4 o 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 ( _# f% n/ ~: |2 B
71.要制止支流辩论和私下交谈。 $ Z9 P8 W- w# Z7 b8 c
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
5 B3 X; ^3 K9 [) i/ m 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
' h+ M8 `. {; h+ h 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 . I6 `' G& _8 p( x5 n7 a
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 * }7 x2 F+ Y2 t. V; }" N1 U6 q
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
1 [+ ]; `. k; ^% t2 k 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
9 p5 t4 X8 a) q# e7 \2 T' c- R1 Y6 B 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 + d% u) N3 p# J% y4 F( e
79.必须清楚每次会议的规则。
A- j9 }" N0 {! H 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
. r! x1 I& p; Z& F+ ~, e 81.要改变会议气氛，须先改变议题。 # W+ |. K# q; U5 `( N
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