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网友提问： 6 h' G& \ X1 q6 a
$ y8 L% y3 T/ J5 Y6 k/ q6 m. N现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ 6 v8 b3 W0 B8 _
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老秘回答：
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 6 I* W) R7 z$ D' N' v
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●使会议开得卓有成效
: x" u: Y! n( t+ r% t7 h: m* [ 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 2 b7 ~7 \: z0 V0 l8 A
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 7 X, J( C* R$ ?2 f3 K2 Z( b! {9 B
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
% H* o7 I# L. B: p: z& r8 s 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 1 h% Y! n1 P4 p6 N) |
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
+ H9 o5 ~/ [: ~: M3 g 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 : X: @* Q0 b! U6 p: A! K9 `; e
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
4 T6 w, E+ B/ h D 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 0 U- I/ [8 x: b, {- T
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
& q D7 B& t" \9 J8 C 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 4 l& Y D' ]* b8 x7 ?9 B0 z" e
10.信息要加以选择，避免过多。 9 w7 w* h6 v! Y2 g8 G
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 }# _/ h/ V5 p" s+ R0 T
12.通过限制网上会议时间使会议完善。 # B4 ]: |2 z8 V6 Q/ V1 N, p
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
& H/ h) ?" I) N; J$ C 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 5 A: ], U" i3 y
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 $ c0 I8 d* L: }9 \3 N: M: Z
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 T2 a8 ~8 S9 ]' \( @
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 # g0 A: n& l& n4 I
18.会前先拉几个盟友。
/ D( q3 T0 z: D8 A. N 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
( C/ y6 [* F, _$ R8 R 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 9 s+ ? q( @( J5 ?2 T
●会议准备
) p) [: S! {; B% y8 j/ X' r 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 7 l- G* }5 K- Q. f
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 , _& D6 p0 s% g8 B$ Y- }
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 $ l% C7 X4 ^: t, k0 i
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
. B) \# E5 k" b* ^ 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 0 M9 C! g8 d9 |# a2 k' i
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
3 I+ N$ v7 z+ T: o 26.任何议程变动都必须通知主持人。
+ d1 y. K9 g* T4 X2 w' ?/ t/ J 27.议程要尽可能短小简单。
7 h2 r) F; S6 r% n 28.尽量将议程限制于一页纸上。
% a- `! V' u3 H9 |3 W 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 ) k3 O A! K% k; C
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
' S) g5 C+ C" X; H! }& W& Q5 R 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 ! C. ^! G& J# X7 e) D8 X( T# n
32.必须将电话转移出会场。
' p5 R, |3 B) ]' n 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
2 D9 F& n- i. R5 z% c 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
. @, U. A7 L0 ^! ?6 W6 Y 35.要找个确保没有干扰的会场。
4 v$ p* R4 `5 I, ~ 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 6 l' i- a: s- [! W; m- h
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
) {9 a% A, u% O5 e* f1 H 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 , O5 w9 X! E& Q4 `* n2 {0 q
39.座位之间应有一臂长的间隔。
8 H) S, g; ^/ V/ _4 C3 {/ J 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 2 s4 ?2 J, d; M2 N) `
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 9 ~4 s. s' F1 ?; B. ]
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 ; T/ p+ ^* Z9 Z1 H- b( n/ p
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
4 e- } \+ P7 _1 T5 ~ 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
- p& S L$ A0 W. [$ f 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
0 w% A0 P7 \- J! I 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
' j. ]1 D4 z% b* I7 {+ c" U8 Y ●出席会议 : W' v: r+ ~3 A* h0 D% t
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
1 o1 t( V3 q# V& Y0 b+ ? 47.会前拟出自己的发言稿。 : m3 K; O* G" L& \1 E
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
6 {- o V. D8 r; @8 l+ d 49.要保持积极的脸部表情和音调。
9 e5 y! {5 R! X3 R; [ 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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- M8 ^+ ~/ R+ |/ G+ l 51.开始发言前先作深呼吸。 1 X4 q9 n$ ]. d" H
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 7 F6 I& Y; ?; t- ^
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 7 Z6 ?* |9 K- [; x: L
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
( b) H- w& O$ h( p$ ^) ~ 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 - |3 F' ?2 f' b' B5 Z
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
. M8 v& ]1 T- L5 w9 }0 M) V 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
, u9 d0 g- [4 S- ?. [2 @7 o8 y 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 9 `7 R$ p/ b1 B9 Z
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 ; U; Y& e4 z! Q: T* d5 x
60.必须按照议程顺序作会议记录。
2 G) D) Z8 f# ^( ~ 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
( O# w5 ~; G% G2 s$ [1 I" Z/ U5 D 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
) E5 U; J5 \/ O# J1 w/ n 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 1 U6 m9 k/ a1 M, B: R6 [: K7 s
●主持会议
3 Z5 O) Y4 T) o+ x5 j 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 / f( e6 b* q) h& h% E0 H
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 ( }8 t" g; [( R4 b+ U
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 ( m* ` o' i+ D
66.尽量于会前认识新来者。 $ M* o. {+ d7 f, u
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
, } ` ~2 B. {. J H: Z 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 4 i" z# U) @2 A) n' m8 c4 D. A
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
, u" n, J( E3 b u* c: G 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 " F) U" g; r1 S6 @% i+ ?
71.要制止支流辩论和私下交谈。 / X H& Q. N+ a- r! \$ M" b1 }
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 ! Q: w7 J% y, u5 d( D
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
" u% K; ^, p+ N( N! n 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 3 T8 O" k+ V3 w& W
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
( r. Z8 ~' C E* m& L3 S- _. ~ 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 - ^+ u- X( w' b9 }3 C# w6 C( x/ \
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
* y0 p" M- H( U( s. E 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
: v2 N8 q- b7 g6 Q0 s" e, q 79.必须清楚每次会议的规则。
! j9 I7 h4 g# o9 X( _' V3 T 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 4 J5 u+ W7 Q3 @% s* x# |6 b* G
81.要改变会议气氛，须先改变议题。 1 C# G& k7 r2 s! O7 s: X) F& x
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