老秘谈如何做好秘书工作

一、“秘书”概说

- ~" ]0 [+ N9 p    什么叫秘书？按照词典的解释，曰：“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。在现代社会，你会发现，“秘书”一词,其应用的范围十分广泛，在各种媒体上，这个词的出现率极高，可以说每日每时，随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟，东盟等设秘书处;一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处;许多政党也设有秘书处（有的称书记处）；国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘；各级政府领导有秘书，公司企业的领导有秘书，甚至许多私人也有“秘书”．．．。可以说，只要是个机构、组织，就会有秘书部门，尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围，也十分地广泛，许多性质并不相同的工作，却都以“秘书”称之。因此，对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义，反而变得困难了。

    然而，有关秘书的话题还是要讨论，这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处，秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构，它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”，每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来，找出自身特点并加以归纳，进而讨论一下如何做好我们的秘书工作，应该是有必要的。
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    秘书一词的来源

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1、一种职务的名称，即我们通常所讲的秘书工作。


5 p* v- m, L* y- f5 ]2、一种官名，中国自秦汉以来，历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职，掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。
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( ?" O- I  y2 C1 j/ p# \3、外交官员的一种，指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官，分为一秘、二秘、三秘。


3 V" d1 y  X1 R: {) }/ `4、宫廷里的藏书，尤指禁书。


5、宗教迷信里，指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。

+ J* G6 W8 b6 Z8 R    秘书的类别


1、从服务的对象上分：

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$ M5 S. a. I5 o1 e9 J+ b# V  k3 n. L, ?- s2、从所属部门来分


3、从具体的工作性质分

    （1）文字秘书

8 q  E" ]2 C& Z- ?    （2）机要秘书

% C% w  `8 h  ]    （3）通讯秘书
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    （4）信访秘书

! a' g+ g) ^* b* s7 t) m+ k+ f    （5）事务秘书

    （6）生活秘书

3 a; |5 u5 Q7 g: N    关于秘书机构

6 B7 Z4 K) {8 V9 s8 A) d    （一）各级秘书机构


7 O* y  c2 t6 w7 x, }# S6 U' @) P/ c1、中央机关的秘书机构
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2、省、市、县机关的秘书机构
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; C, J( q/ v* o0 K2 ~3、基层单位的秘书机构
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' e; r: \' T! f- Z    （二）各类秘书机构

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; j" r6 S: D& K0 ]; b" Q2 u5 \1、人民解放军系统的秘书机构
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# ]" ~- v" [6 o$ t- I+ b( y2、企事业单位秘书机构
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3、民主党派
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9 L5 n+ i$ }9 ]  \* W* J4、人民团体
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% u5 }' s* g( {9 k# q    此外，临时性的秘书机构，重大会议，如党代会、人代会、政协会等，我们也经常办会，设会务组，也属于临时性的秘书机构。此外，在重大活动中，也要设临时性秘书机构，如筹备一场体育运动会，一场文艺演出，也会有秘书处，有的叫会务组。
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" Q+ E8 b4 s; E. q2 h/ {$ y    二、秘书处的工作性质

" A: Q: g. ^5 g% {    我们的秘书处，我们的秘书工作，包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等，从性质上讲，都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点：

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/ Q' V) j3 T  {9 T1、法律性：此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作，经手着与法律有关的事物。


$ b2 Y' n. k: m/ o4 |2、涉外性：我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件，要经常与外国机构、外国当事人打交道，是对外开放的窗口。
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) V3 I- G4 A7 J6 [' Q  t$ \9 k3、管理性：秘书人员要协调各种关系，要管理案件程序，管理各种文档，管理财务等。从某种意义上讲，秘书人员也是管理人员。
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4、服务性：我们与行政机关、纯审判机关是不同的，属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别，但总体来说，属服务行业。我们通过接待当事人，提供咨询，解答问题，办理仲裁、调解案件等，都体现了工作的服务性质。
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5 I1 s2 F0 @! U8 ^" _. }6 o9 W    只有明确了我们的工作性质，明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置，才能正确掌握好工作方向，才能找到做好工作的途径和规律。

# W7 Y% L6 b% R: T9 R    谈到我们的工作性质，我想起了，北京青年报3月9日第15版，有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望，内容在这篇文章的右边，有一个“编辑点评”，题目为“从准衙门到社会中介关于我们法律部”
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8 G, Q# l; f& l( w! A+ O- E    三、秘书人员应具备的素质
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    （一）、基本素质


2 F6 l4 j7 W5 F1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个

! e* s* c$ o9 d5 ?; V4 h+ C( o    健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。


2 }, v4 R9 ^9 [( ]' p( C2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左
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+ D% u, W/ {) J# h  \# {5 L  X4 F    右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对

    社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
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( y' Y; p1 C+ W$ i9 f/ K3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一
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) u+ P# z9 b9 J- M    个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精

    神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。

    在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。。。。。。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！