记录是秘书最重要的日常工作之一。无论是日常工作、召开会议、领导讲话等，每时每刻都需要秘书进行记录。因此，秘书要把做好记录作为一项基本功。
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) \8 ?( w0 r6 N3 K一、记录方法与优劣) i6 ^! z/ I8 n: k8 m0 d& b/ j
8 N C: u! c" d记录的方法大概有脑记、笔记、录音三种，每种方法都有其优劣，各不相同。
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脑记——就是凭借大脑的记忆力进行记录。其优点是比较方便，除了脑子不需要做其他准备；在记住的情况下，可以随时随地用语言传递给他人，或者自己利用。但缺点是记录的信息量不全、可靠性差；而且只存在于自己的大脑中，只能用语言传递给他人，或者经文字加工后才能传递给他人；同时随着时间的推移，还会逐渐遗忘，不便永久保存。
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笔记——就是利用纸、笔书写或电脑录入等工具进行记录。其优点是由于使用纸张等物理存储介质，便于二次查阅使用、语言文字传递和永久保存。但缺点是记录过程费时费力费心，需要掌握一定的笔记技巧，有较强的记录能力。否则会造成信息量不够，存在遗漏现象，可靠性不够理想。
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& f* L6 [/ W& c6 U6 @) k6 ]5 g录音——就是采用录音设备进行语音记录。其优点是使用便捷，由于记录的是原始声音，所以信息量全、可靠性好，便于永久保存。但缺点是需要提前做好准备、设备可靠、操作无误，一旦出现失误则很难有好的办法弥补；同时录音需要借助设备才能向他人传递，需要转换成文字，后期工作费时费力、效率不高。+ S2 w' c: i* t9 n {/ C8 @
4 r9 K, {# r# ~三种方法的优劣见下表：
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; q* E2 K3 k8 R$ L* a9 p* J注：本表仅限于个人或者同一个人，具体情况因人而异。
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5 {6 D- i8 ?* v* ]6 m% ~3 L9 [二、记录方法的选择
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T9 g9 B! l- M' ^: V( K中国自古就有仓颉造字的传说。仓颉投身黄帝部落之初，是一名记事官，负责管理车马粮草各种事务。刚开始管理的事务少，他光凭聪明的脑子就能记住，样样管理得井井有条，从没出现过差错。黄帝非常满意。后来随着部落的强盛，管理的东西越来越多，光凭脑子再也记不完了，难免出错，黄帝就不满意了。仓颉日思夜想，先后发明了结绳记事法和刻贝记事法。黄帝看他这样能干，叫他管的事就越来越多，他又从动物的脚印受到启发，用了9999天造出了文字。可见文字的出现就是为了记事。* q' I7 \+ x* h! L6 c+ `5 A. J
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仓颉使用了脑记和笔记两种记录方法，如果他活到现在，也会使用录音记录。三种记录方法各有千秋，适宜于不同情况。对于比较简单的记录内容，适宜于脑记或笔记。对于比较复杂的记录内容，最好的方法是采用速录，就是由速录员使用专用速录机，一次性记录成文字，但需要掌握这门专业技能，或聘请专业人员进行。对一般人来讲，则适宜于“笔记＋录音”的方法。笔记发挥了文字记录的长处，减少了录音需要二次整理的麻烦；录音发挥了记录全面的长处，弥补了笔记记录不全的缺点，从而达到取长补短的效果。+ A" Q- S. ~5 p4 [ T& g T/ e0 M
$ n" t) i* l! s对每个人来说，三种记录方法是相互影响的。脑记需要超常的记忆能力，经常使用脑记的人，笔记的能力就会下降，甚至很难再形成笔记的习惯；经常使用笔记的人，脑记的能力也会下降，甚至对笔记产生依赖；经常使用录音的人，脑记、笔记的能力都会下降，对录音的依赖性也会更强。最好的记录方法，应该是“脑记＋笔记＋录音”，其中，笔记是不可少的记录方法，脑记和录音也是必要的辅助手段。只有当录音作为音频档案时，才能成为记录的主要方法。
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三、怎样做好笔记9 @* A- I9 m" c w# ^& N, m
/ V, [/ o% f4 A( p! I5 A: Q做好笔记需要集中精力、手脑并用，并形成一种习惯，但也需要掌握一定的技巧，还需要在实践中进行创新，使笔记的量变得较少，方法变得简单，还要容易识别，起码自己要看得明白。
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速记法——就是运用专门的速记方法进行记录。速记是一种专门的语言文字记录方法，也是一种特殊的技能。秘书应该掌握这种技能。但速记的记录的形式是一系列特殊的符号，需要经过艰苦的学习和训练才能掌握。另外，速记并不具有普遍认知性，不懂速记的人根本无法认知，且速记具有很强的个人特色，只有自己才能够认知，其他会速记的人也无法全部认知。速记比录音更具有局限性，只有本人才能进行二次整理。! u- [, g& P( r- b, i
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造字法——就是把比较长的固定词组改造为一个字，如“中国特色社会主义”可以记作“中义”，就是取词头和词尾的两个字，既可以看作两个字，也可以看作一个字；“社会主义市场经济”可以记作“礻齐”，“河南新地矿记作”可以记作“氵广”，都是取词头和词尾离的偏旁部首，造成一个新的字。' F% Z6 k& v* P0 P
7 Q: v5 |6 q0 H; U% B5 R1 Y, O代字法——就是把比较复杂的字用简单的字或符号代替。如“新疆”可以记作“新江”，即是用简单的字代替复杂的字；“西藏”可以记作“西Z”、即是用汉语拼音字母代替汉字；“三心二意”可以记作“3心2一”、“不管三七二十一”可以记作“不3721”，即是用阿拉伯数字代替汉字；如正方形用“□”代替、圆形用“○”代替、三角形用“△”代替，即是用符号代替汉字。( F8 r/ F; o' H1 A
% _5 {. T1 ~6 P) g$ U! L省略法——就是把自己脑子中记住的内容或者知道在哪儿可以查到的内容省去。如我局的职能定位是“找矿、服务、促发展”，已经记在脑子中记住了，就可以略记为“职能”；我局的发展战略是“以科学发展为主题，以改革创新为动力，以建设专业一流的地勘队伍、实力雄厚的现代企业、富裕和谐的幸福团队为主线，以实现跨越式发展为战略目标”，不一定记得住但很容易可以找到，就可以略记为“战略”。
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四、记录的整理. j$ Y, M9 R6 W6 ?' ?1 |
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记录整理是秘书的重要职责。日常工作中，如果记录只为个人所用，不需要进行整理；如果需要传达、存档，则必须进行整理。所谓整理，就是整齐、有条理的意思。以领导讲话整理为例。
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主要内容要完整。首先要作好记录，如果有讲稿，可以对照讲稿作好标记，同时作好录音；如果没有讲稿，必须做好笔记，同时作好录音。整理时要对照讲稿、笔记和录音，把主要内容整理完整。内容完整不是把领导讲话全部内容都整理出来，有时领导讲的题外之话可以省去。+ H0 ?' i [7 {$ F( J
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主题层次要清楚。领导讲话一般都有鲜明的主题和清晰的层次，但讲话时可能没有经过仔细琢磨，没有明确讲出主题，也没有准确地表达每层意思的小标题。整理时就需要秘书提练主题，给出一准确的大标题，同时理清层次给出准确的小标题。领导讲话如果出现前后穿插，要把相关内容归并入相应层次。如果没有鲜明的主题和清晰的层次，大标题可以用《╳╳╳同志在╳╳╳的讲话》，也可以不给小标题，但要在段落上把层次区别清楚。( n( u! J E* f- }$ M: l! D
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语言文字要精练。整理领导讲话，并不是把领导的话每字每句都原封不动地整理出来。否则就谈不上“整理”二字。要按照层次去掉重复的内容，把有关内容留在合适的层次；按照逻辑关系，把有关的内容和句子理顺；按照语法规则，把有关的句子表达完整；按照书面语言，把口语化表达方式改文字表达方式。
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