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老秘谈如何写好会议记录

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有木有 发表于 2012-2-7 08:46:32 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
机关、企业、事业等单位召开的各种会议都离不开会议记录,因而,会议记录也成为人们经常使用的应用文体。: e/ X3 q2 _7 x8 N) X
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一、会议记录的定义  E; {9 x6 N9 I, i$ P1 K+ Y+ \" P

- E7 i) Q9 _% g会议记录是记录人员在开会时当场把会议基本情况和会议报告、讨论问题、发言、决议、议程以及各方面的意见等内容客观记录下来的书面文书,是会议情况的真实反映。一般用于比较重要和正式的会议。
6 w) F) p+ d+ Y# h3 A1 n: ?1 h
4 R9 M0 s) v1 |: h+ g3 R二、会议记录的类型" F5 B( }+ a5 ?# r* e% }( z3 _
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根据会议的类型、规模和要求的不同,可分为两种,即详细记录和简要记录。详细记录要求有言必录,简要记录则是择要点而记录。
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三、会议记录的作用和特点
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" m; g* Q$ J6 v; Q(1)重要依据。会议记录可作为研究和总结会议的重要依据。凡属大型会议,后期总要总结,有时“工作报告”和“讲话”等还要根据各组讨论的意见进行修改,这一切的重要依据,都是会议上的各种“记录”。同时,会议记录还可以作为日后分析、研究、处理有关问题时提供参照依据。
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6 q% w% j# l+ }9 \; q/ \(2)通报信息。会议记录有的可作为文件传达,以使有关人员贯彻会议精神和决议;有的可以向上级汇报,通报信息,使上级机关了解有关决议、指示的执行情况。
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8 _% X0 u$ b5 H+ c. H(3)参考资料。会议记录是编写会议纪要和会议简报的基础、重要的参考资料。  B' @* d( g& ?9 A, v% I% n

2 V$ q% G1 j9 A9 w(4)档案凭证。会议记录是重要的档案资料,在编史修志、查证组织沿革、干部考核使用以及落实政策、核实历史事实等方面,起着无可替代的凭证作用。. o& \& J& p$ |

0 F# M) R  W1 J2 _- B: x四、会议记录的格式和内容( m' i  m1 V- X

& d$ o+ W; m' k1 c0 X  E; \会议记录由两部分组成。, w8 T  f8 t4 `* s

: R9 j3 H9 w% k' N2 O$ z第一部分是会议组织情况,主要写明会议的名称、届次、时间、地点、议题、主持人、出席人、列席人、缺席人的姓名和职务。注明记录人员姓名。
& s# Q: \4 y! o7 `, Y% e' K0 `: J* z3 X, O1 [% j7 S* P: v4 R% N
第二部分,是记录会议的内容。它是会议记录的主要部分。主要有:主持人的发言、会议的报告或传达、与会者讨论发言、会议的决议等。内容的记录,有摘要和详细两种。一是摘要记录。一般会议只要求有重点地、扼要地记录与会者的讲话和发言,以及决议,不必“有闻必录”。所谓重点、要点,是指发言人的基本观点和主要事实、结论。对一般性的例行会议,只要概括地记录讨论内容和决议的要点,不必记录详细过程。二是详细记录。对特别重要的会议或者特别重要的发言,要作详细记录。详细记录要求尽可能记下每个人发言的原话,不管重要与否,最好还能记下发言时的语气、动作表情及与会者的反应。如果发言者是照稿子念的,可以把稿子收作附件,并记下稿子之外的插话、补充解释的部分。) g( V; c: C' |# }* X( t# ]

- k" S* g5 ]3 Z) O2 j会议记录应该突出的重点有:4 ]& G) [( E. L' M, v: h
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(1) 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;( r% w$ m- r( k% B
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(2) 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;
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(3) 权威人士或代表人物的言论;$ {" Z- ~4 B2 v) j# }5 |4 h
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六、作好会议记录要注意以下几个问题:
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1、准确写明会议名称(要写全称)、开会时间、地点、会议性质、会议主持人、出席会议的应到和实到人数.记录者姓名。  {, _0 o9 x# ?* \# _  i
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2、忠实记录会议上的发言和有关动态。作详细记录时要精力集中,一字一句也不放过。可采用速记,也可使用录音,会后根据录音整理成文;作简要记录时,要对发言内容作出迅速反映,从整体上加以把握,抓住要点且记录完整。
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2 n6 d1 G. \; Q: G' g3、会议结束后,要全面检查记录,改正错别漏字。对会上没有弄清或发言人没有表达清楚的地方,要及时找有关人员核对。
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4 q* G: @7 `7 w- l% G4、掌握作会议记录的技巧。概括说即掌握四个要领:快(记得快)、要(择要而记)、省(正确使用省略法)、代(用简便的写法代替复杂的写法)。文/樊光湘6 I4 r; J. l- r6 m
 

精彩评论27

正序浏览
wyx303 发表于 2012-2-15 17:37:53 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
经常写会议记录,只有实践,没有反思过,没有理论指导,这篇学习了,受益匪浅。
 
呱呱密友 发表于 2012-4-8 15:15:54 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
常与会议记录打交道,但如何完整而准确的记录,却让人头疼,希望看后有所启发!
 
cap306 发表于 2012-5-6 20:29:01 | 显示全部楼层
 
专业写文章
很实用,谢谢楼主。以后多请教
 
bbbbyby 发表于 2012-9-26 13:27:34 | 显示全部楼层
 
原来还有这么多要求,学习中
 
讨厌的橙子 发表于 2013-7-30 13:22:19 | 显示全部楼层
 
经常写,但总觉得不满意。
 
站在风中 发表于 2014-9-18 17:43:19 | 显示全部楼层
 
(一)文种释义。会议记录是指在会议进行过程中,记录人员把会议的基本情况如实记录下来的文字材料。会议记录记载了会议的全过程,反映了会议的全貌,是关于会议情况、会议内容的最原始的材料。它可以被立卷、归档,作为研究资料保存起来,以备查考;也可以作为第一手材料为领导部门制定政策、措施提供参考依据。 ! l; `4 N# f# K4 ^; a3 W+ B     (二)基本结构。会议记录的内容结构一般由标题、会议组织情况和会议内容和署名四部分组成。   \+ t; j7 }: N/ p( h     1、标题。由召开会议的机关或单位名称、会议名称和文种三个要素构成,例如《××市企业改革和发展工作会议记录》。5 g6 c1 ]5 H0 l' V2 G! Z1 W      2、会议组织情况。这部分要求写明下列内容:①会议名称。②会议时间。具体写明××年×月×日×时。③会议地点。④出席人员。一般而言,在出席人员不多的情况下应一一写出每个人的职务、姓名;如果出席人员较多,则只需写出人数。⑤列席人员。记录方法与出席人员相同。⑥缺席人员。写明缺席人姓名、职务、缺席原因。如果是大型会议,缺席人较多,则只需写缺席人数。⑦主持人。写明主持人的姓名和职务。⑧记录人。写明记录人的姓名和职务。      以上八项应各自单独成段。) L7 |- ^! d. V$ y      3、会议内容。这是会议记录的主体部分,主要包括:①会议议题。②会议发言。一般按发言的先后顺序记录,要求依次写明发言人的姓名及发言内容。③会议决议。有的会议形成决议,有的则没有。形成决议时要在会议内容下面另起段落,逐条写出决议内容。假如通过表决,还应记录表决情况,即有多少赞成票,多少反对票,多少弃权票。  会议结束,记录完毕应另提一行空两格写上“散会”二字。7 v4 n) r0 B# y& U 6 X2 O4 O6 x) F/ F6 ^     4、署名。在全文结尾的右下方,由主持人和记录人分别签名,并注明会议散会时间。" _+ ^( e% ?6 o; k. \4 l1 j      (三)写作要领2 C, @8 W. T$ d6 A      1、要写得清楚、正确。指会议记录内容一定要忠实原意,如实记录会议的基本情况、会议进程、发言人的发言以及议项等,不能违背发言人的意图,甚至曲解其观点。否则,将会给工作造成损失。; f& R! I. q+ q" ]; U/ l; j: z, I( O. @ : p4 ^1 ?8 l; g, e' C1 L7 I 本文隐藏的内容  2、注意力要集中、责任心要强。作会议记录时,一定要聚精会神,一丝不苟;要有高度的政治责任感和强烈的事业心,抓住发言要点,扼要地记录下来。      3、条理清晰,详细分明。会议记录虽然要忠实原意,但并非有言必录,而要在真实、准确的前提下抓住重点,如会议主持者与主要领导人发言的中心思想,决议结果等。与主题关系不大的话可以概括记录,或甚至不记。4 p' `' x4 L- E$ c" U; l      4、要讲求技巧,提高效率。要做到这一点,需在记录过程中使用简称、缩写及简化符号,其中速记起着非常重要的作用,对于较长的专用名词,可以使用通用的或约定俗成的简称,如中国共产党第十五届中央委员会第六次全体会议可简称为“中共十五届六中全会”;对于常用词语,可记其中主要词素,如“整顿党风”可写为“老秘网整党”;对生僻字词或一时想不起的字词,可用汉语拼音字母标注,会后补上;对于一些成语、俗语等,可省略一部分,如“路遥知马力……”(日久见人心)等;对于发言人使用引语时,可只用引语的首句和末句,中间用省略号,但需标明引语的出处、版次、卷次、页数等,会后及时查对补上。对于数字的书写,可用阿拉伯数字,既醒目又方便。对于某些专业或特殊词语,可用外语符号记录,如“办公自动化”可写成“OA”,“世界贸易组织”可写为“WTO”,“亚太经合组织”可写为“APEC”等。
 
赤坎秘书 发表于 2015-9-21 15:36:55 | 显示全部楼层
 
经常做会议记录,但感觉规范性不够,学习了。
 
王福贵 发表于 2015-9-23 09:36:18 | 显示全部楼层
 
谢谢楼主分享。楼主好人一生平安
 
延槊 发表于 2015-11-6 10:29:51 | 显示全部楼层
 
) 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见
 
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