十年磨一剑:公安秘书工作之我见

公安秘书也称“内勤”，是公安机关中帮助领导处理日常政务事务，负责撰制文书、管理文档、完成领导交办事务，提供综合性服务的人员。往往公安内勤都是集各类秘书工作于一身，既要完成内部勤务工作，同时还要发挥参谋助手和智囊作用，参与和辅助领导进行决策，促进工作健康发展。如何做好公安内勤文秘工作，本人认为应从以下几个方面进行加强和提高。
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一、牢固树立一种精神。
! F, K) ~% Q0 r( r牢固树立“干一行，爱一行；钻一行，精一行”的无私奉献、爱岗敬业精神。
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2 [* ]/ r1 P/ t, X6 q9 W二、自觉提高两种素养。
0 P7 B& h- w; Y6 M9 F0 S$ }0 o) o一是政治道德素质。1、坚持正确的政治方向；2、树立正确的荣辱观；3、具有严明的法纪观念；4、实事求是的思想品德；5、廉洁奉公的自律意识；6、谦虚谨慎的工作态度；7、公而忘私的献身精神；8、细致保密的工作作风。

二是知识文化素养。1、基础知识，如：科学文化知识、马列理论、法规基础等；2、专业知识，如：秘书专业、公安业务等；3、相关知识，如：自然科学、社交礼仪、心理学、伦理道德、管理等；4、保持稳定、乐观、健康的心态。如：确定适度的抱负水平、博览群书开阔胸襟、培养广泛兴趣和爱好、学会调节心理压力、克服不良嗜好养成良好的生活习惯等。
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三、切实加强三个服务。
“三个服务”是内勤文秘工作和内勤文秘人员的指导思想。即： “为领导服务、为机关服务、为基层服务”。其中最主要、最直接的就是要加强和提高为本部门领导服务的工作水平，确保部门领导对内勤文秘工作的满意。
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四、努力实现四个转变。
% S! J' p+ V* ?( h) `8 I（一）从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋献策。办文办事是内勤文秘人员的日常工作和基本职能，包括文书处理、会务工作、资料保管、信访接待等，并要随时承办领导交办的其他工作和任务。这些工作琐碎而繁重，但又十分重要，必须办好。但是作为现代社会的内勤文秘人员，如果光会办事办文还不够，还要具有较高的思想水平、懂大局、勤思考、善观察，能为领导提供智力服务，出主意，想办法，提议案，为其出谋献策，充分发挥内勤文秘人员的参谋助手作用。

（二）从单纯收发传递信息转变为综合处理信息。内勤文秘人员是沟通上下左右的桥梁和纽带，每天获取的各类信息情况多而杂，有的是有用的、有的是无用的，如果一味地将这些获取的信息不加梳理和筛选就直接传递给领导机关的话，势必会造成领导机关对信息的错误研判和决策。这就要求内勤文秘人员要对收集到的信息进行分析研判后，去伪存真、去粗取精后做出初步意见上报领导，发挥参谋主动性，为领导决策提供更大便利。
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9 s8 O' k4 h# \9 o5 H  D( o（三）从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。现代社会需要的是现代化的高效率。现代化的高效率就是来自于科学化的管理。这就要求内勤文秘人员必须坚持克服平日工作中的随意性，改变单凭经验、习惯办事的思维模式。建立科学的管理模式和一整套规范化、程序化、系统化的工作流程和制度，并在技术手段上逐步实现办公设备的现代化。

（四）从被动服务转变为主动服务。内勤文秘工作的辅助性质决定了其工作的被动性，但是被动不能等同于消极对待。内勤文秘人员要克服那种只完成领导交办的任务，而领导没交办的就不去办、不去想的思想；要充分发挥其自身的主观能动性和创造积极性，根据领导意图和指示精神自觉主动地开展工作，同时不断提高内勤文秘工作的预见性和前瞻性，注意总结经验和探索工作规律。

五、始终坚持五项原则。
3 ~* f  [& J- s3 r$ p+ Y5 n（一）安全保密原则。公安部门是国家法律的执行部门和国家专政工具，其工作内容不但涉及国家机密，而且涉及各类重要的敌社情动态信息，公安工作直接关乎社会的稳定和百姓的安危。因此，作为一名从事公安工作的内勤文秘人员，肩头的责任更为重大，要始终保持高度的安全保密意识，自觉遵守安全保密纪律，并将其具体落实在工作中的每一个环节。如：平时对文件要保密，不能随手乱扔乱放；开会完后要对文件及时收回归档；平时说话要注意，分清“密”与“非密”的关系，不能随意泄露机密等。

（二）准确无误原则。内勤文秘人员的工作大都是具体的事务性工作，细节的准确性决定了工作的质量，如果出现大的差错将会给领导工作带来直接的后果。如：起草文书时格式、数据、事实要准确；接待来访人员时自身定位、措辞言语要准确，方法措施要恰当；向领导汇报工作时更要言简意赅，重点突出，做到准确无误。

（三）迅速及时原则。内勤文秘人员要有强烈的时间观念，做事要迅速，服务要及时，工作不能拖延滞缓。只有在收集信息、提供情况、辅助领导决策等方面实现了迅速及时，才能实现与整个公安监管工作的同步。反之小则误事、大则影响整体工作进展。如执行上级的指示精神要迅速，处理文书要迅速，为基层民警解决实际问题要迅速。

（四）细致周到的原则。内勤文秘人员做事要缜密，考虑问题要周全。不能顾此失彼，漏洞百出，以偏概全。如：领导安排部置召开一次会议，不仅要做好会前材料的筹备工作，还要做好会议期间的会务工作，更要做好会后的接待等工作。这些事情具体而又琐碎，如果内勤文秘人员在某一环节考虑不周或安排不妥的话就会给工作造成被动。
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# D2 B) z4 P# r5 G. M（五）实事求是的原则。内勤文秘人员要敢于讲真话，坚持原则，这是由公安工作的政治性质决定。如：对于领导的指示和意见，凡是符合实际情况和上级精神、国家法规的就要坚决贯彻执行，反之则不能服从，并要及时提醒，委婉规劝，表明态度，要求领导做出修改错误的决定。
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六、准确把握六性特点
1 y% S: {" L( X, r9 K$ R（一）事务性。内勤文秘人员的基本职责就是“既要参与政务，又要掌管事务”。每天都要面对大量的来文、情况、信息、材料、实际上，办事才是内勤文秘人员的最主要工作，也是最原始、最基本的职能。往往内勤文秘人员也是通过这些琐碎的、具体的事务性工作来实现协助领导工作目标的。
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( S% e4 s9 A: f! r6 w; K! e. s（二）中介性。内勤文秘人员往往都是通过自己的工作将来自上级的、下级的、外部的、内部的各种信息传输到它们应该上传下达的地方。这就说明了内勤文秘工作所起到的就是一个中介、桥梁的作用。
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3 z8 X* O/ T/ M! g) N7 H  l（三）、机密性。内勤文秘人员经常有机会参加各种会议和传阅管理各类文件材料，而公安工作性质的特殊性也决定了这些会议和文件内容的保密性，是不能随便泄漏出去的，所以这就需要做为公安内勤文秘人员的保密意识一定要强，嘴巴一定要严。
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0 ]" C. e) Q' G- [（四）、综合性。内勤文秘工作繁杂，涉及范围很广，除去日常基础工作如接打电话、传送文件、内务整理外，还要办理完成领导临时交办的事情。譬如一些性质界限不清楚，又无明确具体责任人的综合性事务，往往最终都是交由内勤文秘人员去办理完成。

5 v6 k6 M0 L+ a0 G( a) X5 e（五）被动性。内勤文秘人员往往除了自己份内的事情外，一般不能完全自主地安排工作。工作的内容和时间都要围绕着领导工作，以领导为中心，这就是工作的被动性。如临时组织召开会议，临时通知参会人员、安排会场、准备会议材料等。同时，作为领导助手的内勤文秘人员在职权范围内的工作中也要积极发挥主观能动性，主动向领导提建设性意见，及时提醒领导工作的失误，加强请示汇报工作等。

（六）隐匿性。无论部门和领导取得了多么显赫的功绩，背后都离不开内勤文秘人员的辛勤工作，但由于内勤文秘工作的辅助性特点决定了这些功绩都被冠了领导或集体的名字，而内勤文秘人员只能成为默默无闻的“幕后英雄”。如：1、工作过程的隐匿性。由于内勤文秘人员所做的工作都是在领导授意下进行的，是领导思想的具体实施者，不是个人行为，而是在替领导行事。2、工作结果的隐匿性。如撰写的工作总结、领导讲话稿、理论调研等材料，内勤文秘人员哪怕付出了大量的心血进行写作，但往往落款都是以部门或领导为署名。

七、充分发挥七大作用
（一）桥梁纽带作用。内勤文秘人员不但是领导的参谋助手，也是沟通上级和下级、领导与群众、机关内部和外部的一座桥梁和纽带。

（二）沟通协调作用。协调是内勤文秘工作的重要内容，也是对内勤文秘人员工作能力的具体体现。内勤文秘人员位处部门中枢，要经常注意了解各种动向，本着从整体大局出发，照顾具体情况的精神，密切各部门各人员间的关系，解决矛盾，消除误会，实现相互间的密切配合。
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0 g6 q. Y; H: h（三）参谋助手作用。内勤文秘人员由于特殊的身份和地位，决定了其在部门和领导进行决策时的参谋助手作用。如：在制定本地区本部门工作方案时提供建设性的工作意见和帮助领导完成某项具体的工作等。
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+ n7 s3 L3 V" R' {3 G( b（四）拾遗补缺作用。“人无完人”每一个领导都不是绝对正确、不会出错的，工作中难免会有疏漏和不足，对于这点作为领导身边的内勤文秘人员就要会察觉、会提醒、会补救，以弥补领导的工作不足和纠正工作错误，促进工作的健康开展。
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6 J+ q% G8 X- T9 V$ G/ ]（五）信息收集整理作用。任何一项领导决策的出台都是有信息作为支撑的，都是为了解决信息中所反映出的各类问题而进行决定的。因此信息的收集整理工作对于内勤文秘人员来说尤为重要。

（六）事务管理作用。办事永远是内勤文秘人员最主要的功能和特点。如基层部门的内勤文秘人员往往一人身兼数职，不当仅仅从事内勤文秘工作，同时还要兼任财会、管理、值班等工作。
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（七）督查控制作用。协助领导对管辖范围的工作进行监促检查和督导工作落实是内勤文秘人员应有的职责。如：对下发的工作方案进行情况落实，对领导交办的事项进行督促检查等。
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八、积极加强八种能力。 。

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