办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责

二、加强办公室建设

" Q+ b; l% r/ e' B3 D! n7 p三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责

（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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( C) u0 q  a% o. D9 h  I* a职能定位：
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, e7 e8 m  F  p: w0 f6 @' z行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

) k' c3 c" y+ l, @. i4 a& d* _一、办公室人员岗位认知与基本职责

9 _7 s2 y" ^4 l9 z6 ^0 A（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：
( S- c& U) a0 [" F
程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：

* F3 ]+ a; z9 x8 T办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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% S1 s5 V5 l4 t3 Z' P/ {3 b' z综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（

) m, U5 \$ n$ p/ M* K3 C三）办公室人员角色定位

. ^  Y5 x& ?5 ~/ Q/ e办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
* Q/ T  S9 u0 v- X/ o9 l
（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

; G' [+ k. z: p% H' j6 v一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求
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0 f" y* Y' j1 F2 J; f1、思想素养

( F5 j& m, |# N9 H+ ]8 {5 `4 p热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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4 {4 F& r9 n) _3 Z6 h1 x& q责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。
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* V) Q( L( r* [' M( O) F（四）办公室工作对人员的要求
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% s5 D# ^9 w! n4 r3 |2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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6 b( t0 t5 [9 o调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。

  A( q. ^5 p( Z4 C+ O0 Z/ }表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

5 u3 m7 W8 h1 Y; C; F; Q（四）办公室工作对人员的要求

3 t' s2 l% R5 |% V1 ?7 m3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

1 K" `* b2 A" t& V9 o. Y: k4 b调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。

（四）办公室工作对人员的要求
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4、角色意识
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/ J# N; E9 V3 |8 f" @) p( r做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识
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- j9 l& i9 e8 c; V9 K* p0 Q: R责任意识

! W6 j3 o5 R8 n: [* S& p创新意识
" f: X( ?+ W. ]( J6 o: y
% [9 ]2 Y9 k3 d& b# K奉献意识

, t& }1 M6 c7 k- M; x  |' _信息意识

; M9 k4 n1 X4 d& u. D) S程序意识
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6 F& _2 }: m2 F! H: |7 a+ w1 ?4 J学习意识
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' y9 v# X$ X( O（五）领导对办公室人员的期待
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$ L8 F& x  h* H! h, l( A领导测评办公室人员的20道题目

! ?# M$ ?6 i+ C/ X8 m! D9 L1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?
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& B1 ?; B' |6 b! B( z4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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- |+ g3 e, W7 Z" A, v. c" m领导测评办公室人员的20道题目

$ G9 V( T9 B) J) r2 G4 ^) @& f5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

+ R+ L/ L% h+ C5 n% F能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?

0 K6 ~. X8 X. R1 L- |/ U; z他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?

能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?
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- D+ d; A/ }5 k0 {" H$ y( F能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

0 N9 g; o+ h- c6 k/ U领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?

1 u9 q/ R' m- [) W: j/ P) s是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目

13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

9 J0 @' q3 I% Z( p  A" {- y而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

4 z- j9 y" a" P6 B是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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4 m, x, z1 H' l% a" ?15．他语言表达是否清晰?
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6 M' X! q& |6 M能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?

# _: @: k1 t! p- [. Q" _+ l9 k; I1 M3 b% @能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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! f) |* |( l8 B: b16．他是否按时完成每天的工作?
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0 a3 ]/ E" I4 X& @/ [! u% f7 v是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

, I/ B5 z# h. `1 V18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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/ ^! S7 o% B9 q% l" f19．在调研工作中他是否称职?
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! h3 x& ]7 d' C- V6 j8 U能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

启示……
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二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向

9 _+ m# v" v/ N- k% a5 l7 u1 |' w1、不断优化硬件和工作环境
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3 v! _+ `6 J3 u$ w  e  U1 L2、积极推进建章立制工作

* h( G$ l+ x8 e# t: R; ~3、努力营造和谐人文氛围
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2 v( _6 l6 C9 D7 M! X/ I2 i4、大力倡导团队精神
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# e$ U/ Z1 R( W7 `& g( t（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象
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0 M4 {6 @. T4 }/ L! t良好的电话形象
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2 j! V- |# l- J良好的文字形象
9 N5 x% [) O: p; W4 O
5 t7 j8 ]% }' [! r+ V! }& z良好的语言形象
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二、加强办公室建设
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（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

% l; @* D: N5 T, e: Y+ S' p2 }: {3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

1 u8 |+ S; J0 p4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；
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3 z* X: e2 K$ G1 e6、尊重个人隐私，公私之间分明；

7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

5 M8 W3 t+ V4 h& X& _8、不居功自傲，有容人雅量。

. o( `- e& ^0 s5 {三、办公室办会工作基本规范

$ |' e2 k: c& H4 p0 W$ a0 w8 _, q（一）会议服务的基本内容会前准备工作

3 ?' u% A; p7 k: o1、设立会议承办部门和服务机构
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1 b$ r- a% l8 ]5 _- N) h( q+ G- a! o2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标
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6 Y& W3 |: ?5 D- ^( e* K1 \" e（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案
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4 g8 B2 ]. E! E5 a; V（1）拟订会议财务预算
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( H1 u  p* {7 S: v3 @（2）拟定办会方案
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) z  F% k. Q" Q6 i- b1 i0 |（一）会议服务的基本内容

( N1 G+ I0 l" M  o: R! H* e会前准备工作
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  g8 y  `+ `% q- |1 o* Z1 I4、确定会议的议程、日程和程序
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" R' A* v1 \1 v% v! N5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

" }  U. B" K( m. u% @% ~主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~