第三专题
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加强办公室建设与管理
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; x& @3 D; R/ |一、办公室人员岗位认知与基本职责# U! ]* O1 p$ Y! t0 B
4 i- l$ W! f) @7 {' K二、加强办公室建设/ V. ?4 c! N5 a% \
2 A. D4 p, {0 H% j! L三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理
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9 q; l2 M: q8 ?. k/ v# K9 j# C Q一、办公室人员岗位认知与基本职责
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, |$ ~) k6 W! N2 \: a! G（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。# }) U: R; n0 G/ m, B! i
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：6 n% ~$ k& d Q% ~' s+ ?
" P! g. R8 V) }6 F- z3 `$ m$ w行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。* |9 A H5 t: Q' b8 j" k3 c
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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9 i2 ~: w5 x! _( R, Y+ _" i（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：5 p8 J8 c x- R) H
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。: r! ?1 N. ]/ @ J, m2 [" L
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按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：3 v8 H# v; A+ a" |
6 H6 v9 q; m( K/ |/ a综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（* G+ [! z2 W8 a5 z. L+ v1 F
0 W+ N* r% m9 s3 A, V7 Z: @( L& y三）办公室人员角色定位5 z% O7 d, ^# D2 l8 d) E
0 Q5 b0 K5 d" j$ ]6 A: g办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊. F# v/ b% D2 J
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（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：6 N6 C4 U/ U! B! M( G! D
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一、要讲事业心和责任感；9 m* g4 e" w1 P `5 r; d2 w6 F0 @: C
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二、要认真细致；
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0 @9 A! a- X8 _3 H; Y* s* i) y三、要讲究程序(不要打乱仗)；: y/ _" V9 l' s5 g
+ B" o0 f& G( w7 y2 k: O$ h四、要讲工作效率。
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3 B2 Y" l9 n, K: M（四）办公室工作对人员的要求
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4 ^6 ~# Z0 H2 ?! G; w1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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$ f( f# o/ w2 j政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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9 U& f" {6 ?; V; i1 D$ x" x1 @责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。+ i+ E& b) A4 L/ @" c) x
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踏实肯干。舍得为工作投入。
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/ {5 E1 h, @% ]% M, K( t（四）办公室工作对人员的要求* F& ~$ Z& X9 _1 ^5 Y, M
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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. X0 D/ I$ T4 Q, W! g$ Z5 l! t% o调研能力。善于通过调研掌握大量情况。7 i' {9 a9 j3 {! {% j' b; }8 ~
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。2 X5 @ G% ]" {+ G
! b5 j* z7 s' h4 m+ q# R( J表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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, h1 C7 X3 v* d! S% H, A2 t（四）办公室工作对人员的要求
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' D3 G( C- e7 H7 n3、心理素养3 y# `5 u* J: P2 F, u
v) Q+ ?- x& G( H; _' y心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。% I* p, h9 |) L2 {. p& o0 k
5 L3 J0 K2 B/ e' E% q& `注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。3 F9 M% h8 J/ r! R& C8 j! |8 J8 o
7 F. \9 o% l! ?) v# b0 Y调控力(控制情绪的能力)。; L- ^9 q; ]7 p6 e7 {
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意志力。9 O0 ~, x- q- ^+ J2 @9 H- B$ m7 w
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（四）办公室工作对人员的要求, q2 Q' _4 j8 w" f- I8 J
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4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识% e% d) h; ]( F
; w: L. y5 e& [5 p' Z! q0 r全局意识" \' R0 F: M0 j$ N, u
. O3 l' P' r5 S, `$ f责任意识6 ]- [3 r* Z$ y4 h6 c0 }
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创新意识+ q! L3 j) O& B. i% P
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奉献意识
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信息意识
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- D! U! c* B4 {6 p0 ?0 {程序意识. e9 x' S9 x3 Y: E
1 N+ t- ^0 o; v K: |7 r9 t: v学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待
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9 h, k5 r M; X+ ^. L% b领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?
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/ s3 Z# \1 z0 ^1 R1 e他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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+ G& a+ u D+ Y! e+ I& G3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?. L& j0 d) \+ t2 i/ T) a& ?4 U
8 {3 w/ C4 ^8 `- i$ [4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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- i, f& n' V* i B4 X' z# G领导测评办公室人员的20道题目
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?2 A5 X3 ~# F' ~! f
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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# P: A( R+ P% a' X- n& j6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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7 o* K/ I3 i7 [# ]0 E' J能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?) p: l1 C4 D3 [
8 _" ^- x* ?- X能否制订新的工作制度或工作程序?
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, l/ M" W$ t% ^" K" N他的工作有条理吗?3 Q1 x. O/ I7 [. L, E
, u; e8 \9 h. X4 P8 x' `7．他是一个机智的人吗?
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2 w$ D5 Y/ H( o$ ?- d, e2 B1 P( N; ?能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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% D" L, d5 u- {" \6 v0 \/ r8．他能否提高文件运转效率?! H" X3 {) W: H q, w" Q9 L: V! g" Y7 \
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?( E( w7 C; p8 i t
% U* z/ g- ^" {0 _能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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1 b" O: j+ F+ ]$ S; W" o领导测评办公室人员的20道题目
& Q" M" \& T" k# B: @( ^1 y. [6 L: y5 v9 c: M
9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?2 Z' [% t7 ?' p& V0 m
2 @' j' Q! U$ d! m) D$ H# {1 L/ m10．他在危急关头是否沉着冷静?
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5 c& _1 o- l( [* C; M当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?0 ]$ @( ? N5 ]. j; v2 x' Y0 P
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?% h$ D% b. R8 `8 b0 H& S
4 [+ }# v) c/ w! j! m: G6 b
12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目
0 s/ S) e, A. F, e { q( l4 w$ G& U; S; D# V+ t% D+ K0 x, ~: H- V
13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?$ l& [5 \0 Z0 D4 \# U8 j5 c2 Q B8 N; Q
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14．他是否有个人学习计划?( n8 W8 {+ m. _ Z8 ]7 d- G* r
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?6 ?# Y# D' I; F9 I% z- k
+ y$ r# u- P* d0 n0 m15．他语言表达是否清晰?$ P6 Q& q7 s- K0 M' m0 E- T }
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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4 T& ]/ x% g0 A4 g% u$ Q能否准确地传达你的指示?
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7 a I! H- ]7 e: w3 r! x. s1 {能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?7 G0 @/ I, {3 T9 V+ ?$ ~
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16．他是否按时完成每天的工作?
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. o9 ^8 Q% e# H; J3 Q是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目/ q d1 W- \0 Z" p' B. A
& t) V! z) N# {7 k17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?9 e9 v G v+ t, V
/ _$ j* ~" N* P: b5 t( b0 F19．在调研工作中他是否称职?
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' u" X& O# J/ h# N$ G& M能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?5 w. s( h! W2 Z/ O& ^
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启示……! ?: {4 U, W' t S3 m
: y7 e7 w0 B$ g" U" n2 W2 X3 i二、加强办公室建设2 [/ e9 ~" Y; D1 N
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（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境3 u/ p7 L: i" B. X% O
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2、积极推进建章立制工作* E O9 g/ l: R8 k; |" {' h
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3、努力营造和谐人文氛围5 M* B& n) b4 u! H
; e8 X: x6 r6 i* @$ S4、大力倡导团队精神
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7 K1 A2 G' l3 W/ w; m1 G（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象
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良好的电话形象
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良好的文字形象
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9 c. V4 {( M6 W4 g- x7 q良好的语言形象
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" W2 p6 X+ g7 R) \二、加强办公室建设0 O( o6 ~7 L8 a5 `
9 {# [9 p! {* {7 n0 I（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；# I0 p2 s n6 t
) g9 z5 y/ y2 m4 g. W: E5 b2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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* R. z* _$ A$ f- ]4 g3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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+ x) y; ^" a9 g4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；/ L" D2 ~/ @3 z
5 R# s& m* ^3 d, @. k* p; c6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；2 m# w1 i! s6 r! X! ^
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8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构7 b% Y" E- `, Y# k9 |) a( I/ k& f+ O
( T2 y z% | e8 M2、协助领导确定会议目标和议题
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7 l) r+ Z3 x) g% l（1）确定会议目标' D7 q& R7 ] i Y Z# R6 \
3 f5 [* y' n& S（2）拟订会议议题. A/ Z) n6 o9 P" `
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3、拟订会议财务预算和会议方案
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/ l# D; K8 y& C/ O5 Q9 I1 b（1）拟订会议财务预算
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6 a* `1 ~' Y2 ]0 `( o（2）拟定办会方案" x* D8 {5 k8 E! r
# p+ ~% _* G5 D9 N% X% H1 }（一）会议服务的基本内容( n) g" t4 M6 f8 P
* T0 Y$ t0 d( S( y会前准备工作3 T9 h! H: O5 y# ?9 l3 N6 h
" t# y# {8 X% @4、确定会议的议程、日程和程序
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5、分工撰写会议文件0 l6 H" e) I3 R* n, y1 a) o
- o z3 M% |! r7 V3 v* G6 d6、确定与会人员名单以及会议编组方案3 m5 Z9 B: @0 G6 j4 x0 W
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7、会场的布置工作
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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。. ?8 H8 q0 @2 I% J+ A) h
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主讲：姬瑞环+ i+ j4 C% [: s# N# }
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