第三专题4 ~1 o( P) b5 k4 b* a ?5 @
" @1 X: R5 @3 n. H8 t' T) C3 K加强办公室建设与管理9 Y3 a1 Q. j5 s6 C- v
; x0 }- R% f9 @- ^) X7 V7 [2 T一、办公室人员岗位认知与基本职责
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! x5 n* x1 j& e4 e% U8 v# B- F1 r4 _二、加强办公室建设1 f6 @# R. y! R7 ^- j6 g1 M) W$ y) R
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三、办公室办会工作基本规范7 s+ [2 g# _- k9 L- W' p0 X- ?
, d& K& q. j. j. o四、加强办公室的日常管理
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- |6 p3 S. x5 o) t% b$ x一、办公室人员岗位认知与基本职责
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9 d* o; ]. h7 N, b（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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- B& v" ~6 h1 K6 y联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。, u1 b: O' ]+ f0 B
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职能定位：
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1 X+ B, _+ q) S6 O. Q行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。. A! h# P$ d/ u' N8 V+ e
# r0 y, e5 i1 q8 F0 W4 M6 c! [一、办公室人员岗位认知与基本职责& w3 c. F/ L8 G0 e% v! W
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：) X, G B1 C5 L' Y
* I9 S* X0 c9 |. F$ M$ E按性质分：# L |, ]3 D9 p) F1 i
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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2 R, b, }0 [+ h L按内容分：6 f. C7 j# Z* q7 c
l- `8 d" R5 C% C* x办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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/ k6 ~1 h1 [9 s+ l8 @综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（3 X- j8 Z4 w; \( I- ]: p% o
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三）办公室人员角色定位$ \! i/ G9 Y) d9 a4 P- W
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊( Z" r N r0 W! A
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（四）办公室工作对人员的要求* Q! w7 d- i& q' D
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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, S$ O% C. H6 f. j3 A& g) `$ k- e一、要讲事业心和责任感；, u: I2 ?" a8 Z; U
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二、要认真细致；+ N- b0 X5 p- r/ T& N. S* V
% Z6 `9 x2 E* Q, e6 ~三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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2 x p& b7 X+ V. ^" w四、要讲工作效率。5 E) W2 _! \6 O
, q) }; S5 J3 b+ E9 U7 Q4 M$ I（四）办公室工作对人员的要求2 c* q! Z: `4 X7 a
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1、思想素养2 l! [3 z; g1 D6 U
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。7 W0 x2 @ T; v& n ^( c) T
3 \; G- d( _4 D/ E0 G0 E- B) j9 P1 Z* r政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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" P1 _4 X2 O8 \$ P6 b踏实肯干。舍得为工作投入。3 z" U; N: q( E6 w% R( D2 t' D, k
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（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。/ b) ^: \- K. T5 i$ b: p
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。( k6 T; ?3 M! D: I# Q
# z7 ^. q' |2 K( T表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。5 O$ ~$ C6 x* N
( m* e& u3 m2 U: v1 e! N. S$ L（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
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/ w7 z0 n6 u8 ^( R2 {8 z心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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7 |& k9 A5 C7 M7 c0 z6 B# v注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。- A1 Y- X: X9 G5 d
$ z) ]4 u1 p4 r调控力(控制情绪的能力)。; I1 y" A' u" a5 @% a( u0 q
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意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求- ?2 y9 c* g; f9 Q! t
* O% J1 k$ S I$ T4 y( w4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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' m% a2 e+ p. B }5 k+ p全局意识
: T" b9 m& d0 Y0 ~
7 g9 D3 G6 Y7 h# |责任意识
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创新意识% S/ F0 x: s" @" e) b; V7 _
& W' K* I! ?- D8 H' H奉献意识
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信息意识
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程序意识
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! A3 H0 F* A' V3 |9 u) P7 Y; d学习意识
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; G" T& }' f9 H1 \8 v3 h/ G（五）领导对办公室人员的期待' I/ ]* `$ n7 Z# K2 z& b
3 v5 ^, Z! a+ K4 B, p8 S0 c. I领导测评办公室人员的20道题目7 n3 v* B6 v+ r y$ d$ _1 ?
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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' p1 L8 B& i+ Z" P他是否了解你的目标和意向?+ y1 {2 ?$ x" D7 Z, ^' g1 L
6 V2 p3 s+ k5 D; L5 R3 N1 j2 d# S# }他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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6 v! ?; g& R; ^# m2 X7 N/ G% o2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
+ v8 T1 N6 t0 X6 O, w! Q" }" {
* Z* X x% H$ U3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
0 F( G0 T6 \. Y/ F6 N( U" s6 N2 n% x, X! i% v
他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
0 }' m* Z. e+ M' r& w0 n9 ?0 P. M: a$ f
领导测评办公室人员的20道题目$ M7 v. j6 Y9 R$ V6 a$ H; {
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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. c) ]7 x) o" c/ u. s. H3 ~4 D能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?1 Q4 y5 I) U7 G2 K% |; w: V
5 |0 I7 l0 `" @" }4 z+ R1 f能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?- N- |; P% _$ v) v6 a% B
# J5 W$ |' r* \1 D
能否制订新的工作制度或工作程序?' _" ]. J! Q- Z0 Q
, E% J1 e- }" v& ?1 H他的工作有条理吗?5 V. Q9 m4 M( c, m1 A
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7．他是一个机智的人吗?" n" L$ L, j6 I- F# `) q, N* \
0 C( D5 ~* w9 g/ L2 g+ I0 ?: t能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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% T' |+ v4 L4 h( s8．他能否提高文件运转效率?) Z7 \+ E2 |! D+ o' U& _( x
6 O' e: p J' {
能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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" q4 C( C; U4 b H `' D+ H领导测评办公室人员的20道题目
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, y' ]/ k# S% ~- P- U9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?" p' l; `* X! E1 s, x* k
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10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?9 K% k" z2 P8 ]; z4 W O& z
) f" f2 K2 ~% S1 u0 D7 y11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?& z- g4 Z3 E1 C. _3 b+ Y
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
) r% [" L q$ g2 {' `6 ?$ g# e( T6 |# Z! Q* V4 w0 B! a7 u8 N, t
领导测评办公室人员的20道题目4 E; @, a( l+ Y! H( b( K
" g% { ~, u# N# W13．他是否成为本单位有价值的信息来源?0 f6 j3 k$ s" d; v8 P
+ i1 b8 J' V c" K& G$ R: q而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
3 g. g2 X1 G# Z" u5 G2 Z- r" _6 Y8 y: @% @2 ]" z2 I2 S) y
14．他是否有个人学习计划?; @7 p% K2 N- L6 J' Z
7 ] J: S. v | q% D! X是否学习管理方面的知识或参与管理活动?! O9 `2 f" {4 ~' p {9 M
; r0 @0 U( K* B) s3 W. U
是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?# u4 i; j# A5 E4 H
& G; R1 L* n h' V7 z5 m K3 a' F15．他语言表达是否清晰?5 C) |8 }% B# w$ M0 j6 N
4 S I& D1 w7 g- j
能否以书面或口头方式简要汇报情况?8 J1 S8 ^4 o" U
% O. I( a2 F2 l能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?$ x3 Q& x/ p: V4 R1 Q* m% n
% x" y5 T) z. `! k* C: g+ N S领导测评办公室人员的20道题目
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7 q: O5 R, R9 T! v% s17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?( G- S: t* ^/ M# v# Y+ W
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?% y* \( G; c( N5 R
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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0 l" q+ H, x- G2 B. L4 m) R" H' P20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?2 ^ V; W/ c# X
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启示……% ~" [# \0 p0 f
9 i) B, S8 Q: W9 Y5 Y- p# {! `
二、加强办公室建设3 L# G+ P; p' _0 g. `2 V1 h
! \* p( f5 X5 C7 E2 e+ Z4 Z（一）办公室建设方向
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# i4 b( j6 J$ g' p4 H& Q; w1、不断优化硬件和工作环境
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' C) L" h4 ?" c- n2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围
# e. s, E" a# x7 Z: m1 Y8 Q8 n: J2 j9 w4 q$ ?- p3 U( T! r
4、大力倡导团队精神0 T4 |7 U/ z1 y. z! c. X
6 ]1 U% }( U4 L& s+ a7 w（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规2 E% t) H2 B/ ]5 n3 \0 m q
5 p' n2 Y j! c1 p1 q; U! u良好的礼仪形象' Z q+ T9 g: w9 [) ]. a# e
4 f: _% T1 [6 s L9 ]3 S良好的电话形象1 f* D) _' _% W, s3 I7 A3 G
4 G$ _+ R, B4 r1 O7 X良好的文字形象2 N7 G R6 K. _7 C* B6 ]
& I4 }5 s6 [* h! m6 x) {: M* C
良好的语言形象
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4 T4 l7 T/ b X5 F% x5 F二、加强办公室建设4 U e0 q9 Z2 ] _6 e
/ r/ }4 K9 s$ W4 Z% \9 n5 E6 d
（三）人人争作办公室受欢迎的人员
7 n3 B+ Q4 U+ }. H
0 C& _0 P; c* S1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
0 Q3 |& O0 \& ^
% k; _. ?0 i3 M- g/ l; G3 V3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；9 R! ?2 R* V3 m! u+ L0 J3 z
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；1 N1 o1 x h7 P# A' m
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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0 j* f% y# m) j3 J& X& @8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范; r" B* ^/ A2 ^1 Q- U- I) i1 k! ^
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作3 D0 @( x. J" w8 |0 C2 r6 Q
9 O5 p6 C! i" i1、设立会议承办部门和服务机构9 v: F% L' l2 |7 o
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2、协助领导确定会议目标和议题- h6 F' z1 A$ h8 Q, [: d, Q: e# t
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（1）确定会议目标9 R4 P( f- I# K( b0 _/ r1 k' N
/ I) a( ~, }9 Y7 G5 x5 B8 t* P+ `（2）拟订会议议题
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* O! H1 l9 y+ F0 j- D. d3、拟订会议财务预算和会议方案
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: G! B" i1 g$ j! m; ]/ k9 a（1）拟订会议财务预算+ v. \+ M6 f: C2 \! a
/ A- V& }( s: [) b$ V0 D0 o3 }1 d
（2）拟定办会方案$ h7 ^2 n& Z7 ~+ ^
9 }; f. X c% L1 I% r3 x. ^3 d, k# i（一）会议服务的基本内容
u+ x: {8 V0 X3 ?4 W9 \- k) j# h8 \5 o* G v
会前准备工作
0 F ^* q- H& n
/ }3 P( K5 U/ V! c9 u( B' R4、确定会议的议程、日程和程序6 z& [" W( o( z) }' t% b8 ]
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5、分工撰写会议文件* N. p! M, M( P4 ~2 z
; P$ Y3 A `1 E3 U# f) x' \6、确定与会人员名单以及会议编组方案
% ]: X& J$ x* R# b
! G: q% p, u# @% b7、会场的布置工作
1 l2 Y9 ^; H; y; \4 A/ Y4 f% u. I8 i: F
衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
) `: G5 `4 b) P5 {+ b, w8 f X& c* v; C6 f) m
主讲：姬瑞环
, A+ O4 k [1 Y9 D |
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