浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
$ ^9 n( s' ^5 r# S$ D$ S8 P
5 e6 `! \* J& V1 }* r- t% Z/ X　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
. J9 G% e5 ^, C. `- O+ r1 c2 W0 r
+ r8 x% X, Y9 {( n, Q9 R; R　　一、秘书的职能
  j+ \8 ]8 x. J　　1.辅助决策
' R# A7 M' T2 w2 g2 d# c
　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
5 a% S  d$ J6 m4 f7 a- Y' e
9 O# ^' M0 e; w　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
- }2 _: Z' j6 J2 Q" e
　　辅助内容的综合性

　　辅助时间的经常性

　　辅助环节的全过程性

- @$ g5 u& Q0 g　　（3）、辅助决策的原则
" \  O+ X  X! v
+ n4 J& l: a( F　　超前原则
0 i/ Q. l7 q2 i" j
　　定位原则
" p  Y" M  V$ I- S+ z( [/ y5 Q9 U
　　信息原则

: j( g1 C' F- j3 }+ }1 |　　谏诤原则
. W, j: U2 }2 N7 H- G+ n+ n+ V
　　（4）、辅助决策的过程

　　协助领导确定目标

! y8 N  l1 A" P& E, b8 Y　　协助领导设计方案

　　协助领导评优选优

　　协助领导实施反馈
% k' j7 a6 U' y0 R; V
! q: E4 k7 n$ M- L6 V　　2、协调关系

　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
' m. u0 R% r3 J: D( D$ Y
　　（2）、协调关系的特征

　　从属性

　　广泛性

' b8 `# G/ p* Y* }. m　　间接性

- c" v; z  r) Y( e# T6 ^4 j2 }　　（3）、协调关系的原则

　　政策指导
8 z) @5 o8 A& n3 d  ?, h* ]! C
( D9 v) |) z% a+ ]! W3 R& w　　客观公正

　　平等协商

　　注重整体
2 e$ u- Y' Y7 r. ]# V8 l9 ^% G
　　灵活适度

　　（4）、协调关系的过程

! L' D( A$ N& l% x$ ~" C; t　　摸清情况

　　找出症结
/ Y# g, q7 `% ~# ?
　　恰当协调

3 b( u# v, p0 \8 u: |* q　　督促落实
8 @) o4 `: m9 b) d
　　检查反馈

　　3、处理信息

　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
5 _, z& G) A4 k8 M! P4 F; J; S+ W
　　（2）、处理信息的原则

　　及时性原则

4 b3 }1 R7 v/ j, \0 t5 [1 t　　保真性原则

　　适用性原则

　　预测性原则

　　（3）、处理信息的内容
6 ^! l" w0 B7 z; ^
　　历史信息

- x1 d0 m% L8 c2 B0 |　　上级信息

　　内部信息

　　公众信息
1 }, v( u" ~0 C7 V
　　社会信息

　　（4）、处理信息的过程
: a: K8 P9 l: F  L
" ~5 o" F3 a) ?1 L! H　　信息的收集

　　信息的加工

　　信息的传递

　　信息的反馈
) f* G# M0 _$ W. D% X/ E
' k- Y' h/ s9 e4 B　　信息的储存
8 g9 `) q# ^5 k# s" J
　　4、办理事务

2 o8 o; d8 b- r7 x( a5 c　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

* ]0 j1 P% R2 T1 o4 M# e1 H　　（2）、办理事务的特征
* c5 i6 C; p3 Z5 t/ l) i2 P- r
　　综合性
' y& F" X- t& A. x5 C1 I2 ?& k2 Z
- F  I2 p% J! z: I/ U# C　　服务性

5 [- S: B; n" V9 M　　繁琐性

　　突击性
* f7 u- z0 b5 G% E2 R1 w( F2 f
　　（3）、办理事务的原则

. d0 [" f+ z' w, u6 O　　被动中求主动
6 n/ Q9 U5 V8 F/ |2 J
　　原则中求灵活
3 y' A& M' p* z! p, z
　　繁杂中求规范

1 D) U) t$ A/ g& i　　（4）、办理事务的程序
# b/ n+ x6 W; t2 k. s
　　自然程序
" _5 {" {- d. }
　　理论程序

0 V/ @* N! S1 K1 v) b　　指令程序

8 O3 Y! ^, ^. M3 F　　法定程序
6 ~7 W$ v9 O! o1 g5 q
  _9 e' Q7 p2 {8 S) u# f　　技术程序
$ M# P9 H: G* B: z
　　习惯程序

　　二、秘书的职责
6 S- q3 Y) L' L6 ^/ `% z　　大致也有以下11个方面：
( ?  d  M4 g. {! z- o/ P
　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
; A% ~/ I3 |: v2 z
; A  N7 }! E- q* D6 d( \% U: e; v　　接待事务（来访接待、安排服务等）

　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

　　行政事务
( L8 v& E3 L4 \" {; I" M
- V6 [3 C5 f# Y　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
+ C5 D- N5 S1 u. Z( \. B
　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
3 o# a" m- O$ f% P. l- [
　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
( a% T6 a3 ?3 E& b
　　写作事务（各种文体的写作）

( C* @# ?1 @: `; [8 b　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
" O0 n3 [3 t$ v' Y
+ j& N% q6 @9 F: p, _7 v1 u　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

- u  Q! m) ]' I# Z+ F- P/ s5 L　　其他领导临时交办的任务