职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 : G; o0 z- H$ Y6 q/ C
0 S' w4 M( w" p% G# S: B8 F 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 + ~, R# D( J+ C# \. q5 C# [2 y0 X$ j
! i' o! f X9 {
一、秘书的职能* \! f4 V/ R/ D9 o7 n
1.辅助决策 & m/ F1 R; B* q3 p( N/ S- ^ o! y* _
; d R! s" i$ J3 g! A v" o
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 + F& ~' Q$ A% O& P0 b8 g$ u" l
6 o) B& Z0 Q( v( X/ z/ h# t. F
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
~! F) G3 q, \ d T+ A
1 D% _3 q3 m$ D) S, u! n 辅助内容的综合性 $ D4 o y% z6 R z+ r
}' W, ^; c0 Z$ y
辅助时间的经常性 + V4 h$ s7 J4 \" [) t; R
2 Z1 y* O! T: Y: K* h0 a* B 辅助环节的全过程性
% _; Z$ v/ t0 H( V: z6 x' a# _# h9 K" m. [' ]5 n' F
（3）、辅助决策的原则
# j: W. O1 V) g$ H' U8 n @/ b& v$ v. F
超前原则
3 m% ~- U, m R* g2 H. M* l' _+ B
7 b! a- o- G7 g( Z 定位原则 + h, L8 I7 H: q2 ^6 t) X
6 a/ C; M; {0 {, A 信息原则
8 h- S! x9 R. Q- C3 N3 }: V1 e4 a# P: o' t
谏诤原则
% Q0 Z, f, \7 A: U" ?7 f: n! Q* t; \ @4 o5 a0 K$ F1 S
（4）、辅助决策的过程
/ D6 v& `# ~$ `5 S4 `* w1 x7 \
1 z3 r9 v- {' V p# W7 T+ U% Q- K- @! \ 协助领导确定目标
; G: Q6 w& T; z3 B' k: X( K/ q6 Y3 @% T, |, V. t' H; O- @
协助领导设计方案 / d( q9 k2 ^2 W u3 r3 E- M
: S6 K! n' o5 k- v 协助领导评优选优
! T$ q1 X) ]; }# |. w- k
4 Q) b3 M2 X1 s' W2 s 协助领导实施反馈
' t6 y0 U r* O. _- C$ P# q+ }7 J/ O5 m1 Z( j; d% [
2、协调关系
" r- Q# h t# w" S( N6 h
* u# f) R" s. m' @$ r2 ~ （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 4 _5 C' x; y' h$ n/ W2 q$ @3 g. I
" V6 F- M; @- S
（2）、协调关系的特征 # I. H/ |; K: Q" G! U1 `
$ V0 t( [6 [: } 从属性 ) `9 n5 `7 |, C: n- q& ^, T
$ a- n' y* @, R9 B+ o
广泛性
" [: {1 j5 a! d% |( L
7 I7 n- p! B& L, Q, U9 h 间接性 ) a; W( I6 J3 M' ~
" L0 S; l, j3 K
（3）、协调关系的原则 7 E5 U6 b0 ^( v; ~
6 Q* i8 C1 L3 ]6 f ^; c 政策指导 3 n( s# P# ~2 [( b9 n& l
0 d ^* e& I" p. j- Z! Z
客观公正
, K1 d: C3 m2 p$ i2 i2 Y& u, w5 R7 Q: n
平等协商
6 T$ R" d1 H! I( c% g9 W b$ p* y9 u3 q% i' z" a
注重整体 % @! f4 S2 l8 h- w9 z) t) E
7 O9 d3 v1 G u6 K
灵活适度 , }2 {+ H; \( o- y! A2 N
7 L& r: U0 b/ s$ m3 P" C （4）、协调关系的过程 * Q; ^4 ^8 o$ Q1 q% Z- B# h4 Z
. l$ D9 j5 |2 h! i- m% Y9 h9 R, z% D1 z
摸清情况 & }! u9 E) ?: `- `8 b5 U; [( V
9 G4 {4 F3 Z: j 找出症结
: x$ n( Q7 A* p- P/ B* d7 p# Z# b4 Y! v# A! ]6 I
恰当协调 c6 A" z0 B+ a
I/ ~4 x8 f0 q" R/ a. `
督促落实
: G( [8 G9 O L. n1 J5 k3 G6 n: I
检查反馈
' n$ U! _3 h0 Y R' U; p: }) M# w0 f: T: o$ o
3、处理信息 9 C; E9 I0 w: [' H2 I* d
+ N, U2 C5 h# C& C （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 : p7 P% G* z$ _7 Q
; P8 w7 K! f3 { o2 _ （2）、处理信息的原则
4 ^& B# D. w/ p- \+ ~$ |7 I
" X2 ]& l; L, k7 n6 _ V 及时性原则 % h/ i7 _; n. v; ~- d9 d
/ W8 l2 @- F: V u
保真性原则
2 o5 L: \& C/ @" X2 s% Q" O9 {+ v, X" D& F
适用性原则
& W# M4 r1 K* N* V& k6 l
# q/ N2 D9 R1 W( W' c6 a3 y4 }8 h5 v 预测性原则
1 A! O8 t, Q1 b7 N
2 R% O0 k/ H4 V2 V) d （3）、处理信息的内容 ; D$ k3 }/ O) Y- {$ e1 X4 c4 Y
" s7 E. x0 ?* Z1 t/ S' V) t' } 历史信息
9 [' P% w2 r9 A, }7 P! H. Z0 K, L0 E9 S7 i' t
上级信息 1 C$ M0 V1 U) J, i h& t, y8 m
/ I) ~- Y, {+ J4 z
内部信息
( q9 d7 o0 A0 N7 {( C& z2 c; t q8 Q+ f/ F, @0 \' ]
公众信息 - S9 }6 v, ^6 [2 S6 E; }
/ H# M# u1 K+ A6 a; G
社会信息
) y% i# z8 }, S3 C0 u) E: i& J! _4 @1 S$ p
（4）、处理信息的过程
( D; A5 x, y5 G2 v+ S. r+ B
: R# U# C0 l( ~+ ~ 信息的收集
1 B' K, P1 s" m7 `4 L* v) e, a- w6 l2 C( e6 g( F2 t8 u
信息的加工 5 q$ D5 ], O/ ^3 b: c3 A
& f4 [( u) `& x/ p/ v 信息的传递 [2 I! C1 P( e8 q8 s
5 p2 N: D. t0 \: w" F: e
信息的反馈 2 z. a. k. E! M: c' }9 w
0 D7 d! X; M R" C; D9 ~+ k/ Q 信息的储存 & S( D5 ]6 ?% z
% w+ H3 y/ Z$ g( @! Y R# a! S 4、办理事务
, Q0 C! L8 V( S; |
7 R" N j3 t4 m# f4 W9 x, G% C, Y （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 . t, f7 C t ]3 K
Z' I V- m: q. `
（2）、办理事务的特征
: S5 ^+ Y* V; H% r$ w
4 X: F. k% F5 B. a; l' E1 X$ @! E 综合性
* b; v, y- F# o3 c) L
" d3 \% J6 y& @( h. w8 v 服务性
0 L. l; f9 ~: A; \/ B$ N) K
, U7 n/ g9 w% e7 X2 g7 r$ v9 _ 繁琐性
! A. R% L$ ?; _1 k. L# i3 I" D& R5 b }
突击性
2 y- e: m1 o& x3 c
/ Q" P6 \" z* {3 T- F （3）、办理事务的原则
6 ]* l( C a9 Q# A: g, a I
( ]9 s2 C- v0 P8 g$ H; |. l2 @% l 被动中求主动
! F4 V% w5 h% r+ _5 w
1 H2 p0 z7 v* a! { p* S1 l0 Q8 N 原则中求灵活 ! A/ H N; z- p: V) }) v! J: @" o
" f6 a( R. a. `7 K) R8 z$ f- ~ 繁杂中求规范 . m" F% A: O7 Q5 o" o( `
0 d5 O9 X& @6 D4 F5 W: ?; M （4）、办理事务的程序 . n" z' S F' `0 E
; `# g" F) g F {6 l7 F, d$ v0 @ 自然程序
7 u- L7 F0 p2 V7 v5 }" j
. ^8 E( j" b% c- k 理论程序
* N$ b3 ^# J( d' M3 F* o! W6 G% Q! P" D. R
指令程序 9 U, q) }5 |# O: N
3 X; O, Z F* s
法定程序
7 H' n+ G. Z5 N, {" V. c s E5 Y' d) Q$ [: h; t; K. j
技术程序
; c1 h/ R7 g0 g5 o8 G' I1 E3 z
* O; C1 {: o# M2 H+ k4 I 习惯程序 $ T7 s# Z4 z# ?2 T" N1 L
; d$ p; b, z5 F2 w5 }9 U" b 二、秘书的职责
4 i9 ^- P& F2 `. q6 B" r 大致也有以下11个方面： . E! Q" q& f1 r
) v3 F* T, R( H
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） 2 Z+ h5 M6 D& u1 I0 l
. J* A7 o9 f* J# m! N2 w 接待事务（来访接待、安排服务等） ' z! M) u8 x( y' K
% S1 k2 J, L4 l 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
' A+ p+ ^1 P& R) R3 [: K
# N! U- x- k' T5 J0 t/ ] 行政事务 1 n T5 g& s+ G" [) v: b- b
7 P& c- `* r0 F# m5 p; P% @ 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） % o( ]" W) _* H, q
1 Z3 _. b; }. _0 B. ^: Q 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
/ \4 k* ^0 q. f0 `
$ A% o8 _8 V1 o ~/ ^6 y0 R2 F+ O 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） ! k" U- z$ `' d- \% A
6 k A! P8 l2 ^1 g: p0 L 写作事务（各种文体的写作）
/ l1 S: x& i% B/ G2 {, ?+ C+ j V- U/ R6 m$ A+ \: d0 Q& |# ^
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
/ u4 j5 q2 \- l/ F A4 X0 Y4 p. _+ r7 \9 |
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
" H) F5 u' {' }" P5 g( Q! A8 G( P$ ^7 }& {/ c
其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
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