公文不仅要文字通顺、条理清楚、方便阅读理解，而且要体现它特有的政治性、业务指导性、定向表达性、思维逻辑性和直书不曲、特定的体式要求等特点。由于表达特定内容的需要，经过人们反复运用和长期实践，久而久之就形成了公文比较稳固而鲜明的惯用语言模式。恰当地运用这些语言模式，不仅可以使内容表述准确、严谨，而且有利于表现 公文典雅、庄重的风格特征。: q# t- Q4 j6 W Y% H. O3 m4 q
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一、时间表达- M9 p d, K6 E. I% V6 d4 p6 t
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时间不仅记录事物的运动变化过程，而且是对受文者的行为施以强制性影响的一个重要方面。公文写作中的时间表达应该概念准确、明白清晰。) M8 I3 f: h1 v. Y9 l; o" R# Q
3 \1 u) C, S5 S9 B1.在下列几种情况下，表示时间概念必须使用汉字。; T L/ s' y' {- W, C6 c+ K/ j
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①行政公文中的成文日期，因其直接关系到公文的时效，因此需用小写汉字完整地写出年、月、日。
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- s5 s) o/ X/ d4 O②正文中涉及的农历（夏历）日期如“正月二十”、“腊月二十三”等，不能写为“正月20”、“腊月23”。3 T& a" @7 s& U+ U
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③星期几一律用汉字，如“星期三”不能写成“星期3”。
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④正文中涉及中国清代及以前的历史纪年，如“太平天国庚申十年九月二十四日”不能写为“太平天国庚申109年 月24日”。2.在下列几种情况下，表示时间概念应使用阿拉伯数字。( N! D5 `8 D1 M- y: w
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①公文标题中的年份。如《××省关于2002年预算执行情况和2003年预算草案的报告》。0 {5 M b( r- F' V
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②发文字号中的发文年度应当而且只能使用四位阿拉伯数字来表示。
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③正文中涉及时人物生卒年月日及公元以外其他纪年时，应当使用阿拉伯数 码书写。如“鲁迅（1881.9.25~1 936.10.19）”，“民国35年（1946年）”。
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二、专用名称的表达
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# U5 K4 a+ r$ M7 x! R0 y6 [/ u在公文写作中表述有关单位的名称及人物职务、岗位和姓名时，应注意以下几点：1.同一名称多次出现时，要保持前后一致。人员的职务、工作岗位常有变动，撰写公文时要细致地核查、校对，使之符合实际。6 m, n8 l4 Y, o
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2.单位名称第一次出现时，应用全称或规范性简称。) f: e" T' ?, I& h) g6 Y. c' P/ j' \
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3.当一个人担任多种职务时，只列出与文件内容有关的职务即可。本文由老秘网推荐，如××同志既是市政协常委又是市农业局的局长，在政协的文件中写”市政协常委×××带领政协委员10人对全市农民负担情况进行了调查“即可。- U3 t: l1 `$ U8 t
8 V9 o5 u2 {: t, f( n4.当一个人有两个或两个以上职务时，表述应先党内后党外，由大至小排序。如“县委副书记、县长××出席了会议，县委常委、公安局长××到会祝贺”。
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5.国外人士的姓名、职务应以新华社的标准表述为准，如无标准译名，应注意保持译名的一致性。如“布什”不能写成“布歇”、“里根”不能写成“雷根”、“国务卿”不能写成“国务大臣”、“外交大臣”不能写成“外交部长”等。
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- Y2 n* \4 X! c& e! X6.表述各种职务、姓名时要用全称，如“市总工会主席王宏生同志在会上讲了话”就不能写成“宏生主席在会上讲了话”。8 E* T* h D9 d8 z1 W4 C9 q4 P
/ u, b$ ^* J j2 a三、数量表达
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人类社会生活时时刻刻都与数量有关。公文中数量概念的表达有其特殊的规定和要求。0 p( x5 T& `% \+ M& ^; A
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1.表示数量、长度、重量等各种计量数据时应使用阿拉伯数字，如“58公里”、“32人”、“120万吨”。+ F! Y: u$ s' T$ e9 c+ r4 E
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2.表述事物的数量时一般“名词”在前、“量词”在后，如“公房58所”、“重大事故起”。
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3.当人或物数量较大时，通常还应列出一个代表者，如“教师24人”应写为“教师王鹏等24人”。
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4.百分比的表示应用阿拉伯数字，如“41%”。
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7 @( r+ _3 `; R- E- S) k5.除特殊情况下使用约数、概数外，公文中的数量概念应使用确数。
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2 M. j% s; q+ N; H3 m6.表示增加时用倍数或分数，表示减少时则只用分数而不用倍数。如可以说“增加了三倍”，却不能说“减少了三倍”。
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7.在用“以上”、“以下”表示数字分界时，为准确起见，应注明本数是否包含在内，如“十七岁以下（含十七岁）儿童不得入内”。- n. r |; N- E3 Q% W
+ X0 U. i0 }2 o8.“两”字不能作序数，但可以用来表示基数，要注意与“二”字的区别。如“五十二”不能说“五十两”，“二万五千里长征”则可以说成“两万五千里长征”。5 H2 g8 n5 s. }
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9.“增加、提高、增长、上升、扩大”或“减少、降低、缩小”等词语后面带“到、至、为”与带“了”或不带“了”字相比，语义差别很大，应注意区别。
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四、程度表达8 w* b3 ^3 B" J, {! @, d2 s0 h7 V
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4.句子中出现的表示范围的词语前后不能互相矛盾，如“凡现在生产岗位上的工人同志，不少是在解放初厂里条件十分艰难的情况下进厂的”。文/孙际垠 |
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