新手从事公文写作应当注意哪些问题？

借问，公文写作貌似很高深，作为一名新人，在从事公文写作中应当注意哪些方面的问题？

公文是具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。

（一）公文的行文原则

1、依法行政的原则；

$ e* Q1 }+ e8 ?5 v& I; y2、职权相符的原则；

+ ^7 q9 K2 {" s( e' h3、党政分开的原则；

2 y& g% }7 e: z# O5 Y( }5 U4、请示一文一事一头的原则；
3 g) A& G5 K& v( f8 K* c6 w
3 l7 G: ^9 E( |5、逐级行文的原则。

（二）公文的文种

4 Z1 q9 k1 d$ {' c' O! i  }文种就是公文的种类，它是公文的名称。

- A- n! {% M. n. C9 l  A" S9 N1、请示与报告

& s3 t& Z+ _+ Y, l4 k1 N0 _! F“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。
' M; j. W6 ]' C3 Q0 x
: k: j. e4 I- R/ B9 t“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
% Y& l- x$ Q+ d3 a, t+ _# ~
+ t" M( o9 i) M3 d, h( V! K2、公告与通告

“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
: h3 p* q+ R) T) v
) }, `6 ?! l% w“通告”适用于公布社会各有关方面应遵守或者周知的事项。

& v1 S5 \  c- D# \8 S; ]+ e3、决定
( {  g! K0 i' d3 S8 B/ H0 C7 ?( M
“决定”适用于对重要事项或者行动做出安排，奖惩有关单位及个人，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
% `9 F! _/ Z  w. A5 k" w# Y; F
4、通知

“通知”适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知的事项，任免人员。
" }& U, \3 Z1 x, P" ?
5、通报
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5 Q0 Y( k; X0 |  ~+ {“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
5 _* }$ U; s6 t% j9 F" f
6、意见
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“意见”适用于对重要问题提出见解和处理方法。

( S$ ?! X  K/ O. C2 l& w7、批复

“批复”适用于答复下级机关的请示事项。

) U: z, S  l* s4 O/ E- f. e/ ?8、函

“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请批准和答复审批事项等。

1 s$ i* _' [* @4 N/ s) G9、会议纪要

5 r5 V& R$ F/ W+ q“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。
3 u% g/ n3 i. v) z! s2 K3 ~
（三）公文的格式
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公文格式是人们在长期实践中逐步形成的，并由权威机关以法规形式确立下来，它既是一种约定俗成，又是必须遵守的规范。
8 U0 @2 C( i6 b1 H, e
1、标题
5 q/ U' I2 U- y) x
公文标题有四种：
+ g- e0 v" K3 n+ U& h& @! i
⑴ 发文机关+事由（公文主题）+文种。如《中共中央关于整党的决定》。

⑵ 事由+文种。关于×××××××××的通知。

⑶ 发文机关+文种。如《中华人民共和国外交部公告》。

⑷ 文种。如公告。

* y$ R4 \! Z* x- w7 i草拟公文标题要注意的几种情况：

① 公文标题一般不用标点符号。
! o. O7 y7 W, ]: ~& r0 r4 F
② 防止“通知”接龙。如转发××××××通知的通知。

, s( I9 ]) T# ~" |/ m5 ^  ^③ 关于对×××××××××问题的批复。“关于”、“对”都是介词，不能重复使用。
7 {  Z7 T, I9 v5 {# b
" R8 d/ |: o% P# n; \6 l④ 标题要准确简要地概括公文的主要内容。
8 [4 W. o# n8 b, y
4 I/ C+ e! e7 z3 J⑤ 正确使用文种。
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# f) J4 _, C0 I+ B2、主题词
$ X$ M$ r! f9 A4 O. m# J
主题词是由于公文计算机管理的需要，根据公文的中心内容概括的规范化的名词或名词性词组，以便以后按公文的主题进行检索。
0 z9 p( P+ \% c( o5 `  K4 _6 b& L
标注主题词应注意：

- M# ]; y. R; d2 H1 L2 x! F  b⑴ 主题词应当准确地反映公文的内容特征和归属类别，不要与标题混同。
. q9 B% F( O* R- C' u
⑵ 标引次序应根据主题词的含义从大到小，从内容到形式，最多不超过7个词组。第一层是类别词，即明确属于哪个类别；第二层是类属词，是反映公文具体内容的词；第三层是文种，如通知、批复等。

⑶ 当词表中找不出准确反映文件内容的类属词时，可只标引类别词。

. f' j1 s' F1 t: o; h$ a% O⑷ 上报的公文，应标注上报机关主题词表所规定的主题词。

3、签发人

签发人是发文机关批准发文的人。

, l/ X5 y. ^, @0 K7 {4、成文时间
) ^+ N: I# t- D5 l" F/ Z- a: u
成文时间就是文件生效的时间（有的公文如法律、法规的执行时间另有规定），一般就是公文的签发日期，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。公文签发后因故没有及时印发，时间超过20天的，成文时间可由秘书部门确定。电报以发出日期为准。
5 Y! V! U' i! e$ S" z1 X
: f: M6 _1 ?6 o; s6 M行政机关公文的成文日期必须使用小写汉写，如二○○四年六月六日。党的机关公文用阿拉伯数字标注成文时间。

% u7 C: J, |2 J/ o5 E8 R5、抄送机关

抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。这里应注意几个问题：
& J  ^) `# p( K2 r0 B( f' A; W" h4 H
5 |& `, v& ?8 T0 Q. D( C  U  ?. r⑴ 特殊情况越级行文，应当抄送越过的上级机关。

⑵ 请示不得抄送下级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。

⑶ 抄送机关排列顺序为：党委部门、人大部门、政府部门、政协部门、军分区、法院、检察院、人民团体、事业单位、企业单位。

$ N% B0 m% [/ b9 ~7 b8 f2 J! p/ n- B⑷ 抄送机关不分上级或下级，一律用抄送，不分“抄报”、“抄送”。

⑸ 不要自己给自己行文。领导代表本机关签署发出文件，然后自己又成为接受者，这就是自己给自己行文。

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