邀请书的概念与结构

1、邀请书概念
7 u9 R! h- F9 y# C% R　　邀请书又叫请柬或请帖，是为了增进友谊、发展业务，邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出，邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动，也会使用邀请书，作出正式的邀请。
9 z! _% ~5 a8 k9 C6 Z% P5 U
　　2、邀请书的结构

　　邀请书的结构一般由五部分组成：标题、称谓、正文、结尾和落款。
+ o& o7 P& H* w
　　(1)标题
! ]$ r. j3 E  Z8 l* R2 f, m
/ G% E7 j) G% ^% {7 E! ^5 W　　第一行写标题“邀请书”三字，并要居中。
7 `; d8 U. m, @; M. }
　　(2)称谓
( b8 S2 j& _! p
/ O- z% r! x7 j- A3 @* E, D　　换行定格写被邀请者姓名或单位名称。
7 K1 p1 }: l; U& W( }8 K$ T
% [  G  ~! ~) {5 B# q! w8 p& x2 ~　　(3)正文
7 a6 y+ Q8 m) ^( Z* D8 B9 E
) K8 ?4 o+ `' q6 s3 G　　这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点，以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请，还需写明被邀对象和人数。

& ?1 b  ?: _) `5 w- e* z　　正文应特别注明的内容：

' V) G# c& v3 g4 K$ q: Q　　附券：如有参观、文艺活动，或有礼品赠送，应附上入场券，或者领取礼品的赠券。

! B- Y' z8 ]* p- q. i+ m- t　　宴请：如有宴请，应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样，并注明“席设”何处，以及入座时间。
4 F2 G- I$ s4 h# N% V. r
　　特别提示：如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船，应交代路线及有无专人接站等。

　　(4)结尾

　　结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意，一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。

1 Z( j" `4 @' T0 U5 H　　(5)落款
: x  n' t& U, d& [: y; c4 W
# x6 y7 o) C  k7 u$ y2 n8 s　　在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章，个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。

　　3、发信时间
+ z# f6 K" c9 h/ f
　　通常，它应当至少在一周之前到达对方手中，一边对方有所准备。“临阵磨枪”，打对方一个措手不及，不仅给对方以逼人就范的感觉，而且也是非常不尊重对方的。

; m# A, }( F; R0 }+ I) Q: S　　4、实例示析：（学校庆典活动的邀请书）

" \  S* c- |2 d1 P" @4 ^9 k　　邀请书

, ~4 W% w* v; _- b1 a- E　　××大学校长：
  p; o6 [1 m! c( T) u/ r- K) M
1 g* U/ V) V/ a. k6 T2 R- ^' F4 b　　    今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时，在我校大礼堂举行校庆庆典。

5 f9 u2 ?4 d0 l6 T1 q# @　　敬请光临
" S: x7 p$ L" a0 i
8 T2 R1 M$ I2 M, W5 j　　                                                 ××学校40周年校庆筹备组

　　                                                              ×年×月×日
; ?$ s( `4 \9 I8 A/ B* e
2 l& \- ~( ]$ d/ b! W. ^- K　　5、对邀请的回复

' r4 s' _/ n6 Y+ z. [　　对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后，无论接受与否，出于礼貌，都必须及时答复。通常，应当在接到邀约之后三日之内回复，而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁，无论是否应邀，语言都应十分热情。一般用第一人称，且必须签名。

6 S5 R, C  Y2 f6 ]　　基本内容包括:

; y1 O8 |, N# R8 V6 p6 z9 \　　（1）感谢对方的邀请。
! {3 B; {% P6 i- E+ s. p
　　（2）愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。

　　（3）表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。
  F% T' y+ L6 |3 U7 a" D
' m/ |& [1 A) w# U8 ]2 y! n　　如：
4 ~$ n' i$ r; n6 }
　　答复函

　　××先生夫妇:
& Z. z2 z. B7 Y5 o; F+ @
　　    非常感谢你们的邀请，我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。

. _+ M" ?- S+ k% r; n3 r　　此致
  \# N: R; M7 b* W2 Q, e- u
　　                               敬礼
# k; W/ |: j) }) y9 J, X
　　                                                       ×××

( w4 [9 K$ q5 D7 S　　                                                    ×年×月×日

$ x6 h3 y# i- ~, V, g