公文写作中的常见错误及对策

摘要：公文写作是办公室工作人员的基本功之一，要想写好公文并非易事，在写作中一不小心就可能出错。而常见的错误总结起来也有十几种之多。作为办公室人员，应在工作中不断总结，不断创新，努力提高公文写作水平。
! C1 q; ^1 `( Y+ H6 @+ K
' _3 h0 O2 X& G+ m: }0 x    关键词：公文写作；常见错误；对策

0 Q) ~1 Y8 n6 U( w    文秘工作是办公室工作的重要职能之一，公文是办公室参与政务、管理事务、搞好服务的重要载体，是文秘工作的重头戏。写好公文是文秘工作者必须具备的基本技能之一，它不仅要求写作者有扎实的文字功底，还需要掌握各种公文的特点和格式。

7 k, P) L; q# `( v& h! K    办公室每天都要接触大量的公文，如果所拟的公文不合格，势必影响流转的速度，并给主送单位平白增添许多麻烦。笔者所在的校长办公室经常遇到类似的情况。下面我努力把常见的错误放在一篇公文里，展示给各位同行共参：
+ d0 v( b7 W+ U4 c. z9 C0 y
关于邀请x校长、x书记参加“10356211”工程奠基仪式并致辞的请示报告
+ V0 J0 F  p( w8 |
' R/ I6 B! y  f" ?/ x校长办公室、党委办公室并呈x校长、x书记：

    根据“校长办公会议决”，我院成立了专门的“10356211”工程指挥小组，在校领导的指导和指挥小组的努力下，前期准备工作已经就绪。现定于十月二十一日举行工程奠基仪式，届时想请x校长、x书记参加仪式并致辞，请校长办公室提供方便。热切盼望x校长、x书记的到来！

    此致
. u. w3 j# O/ j  s. c3 C
* y: Y0 O5 S, Z; X5 [4 o6 l2 ?8 u            敬礼！

    附件一：讲话稿；

# o" F7 j& T# o, t- \) p& |    附件二：议程。
! E, c+ P( Q1 e3 w1 K& J
                                                         资环学院
- B8 _" T* c( g1 J9 J
                                                   2005年10月11日
- J: U) O  H. r7 q5 T+ r
% T* {  x* q6 F( |
9 y6 |: I" L* i# d
    一份完整的公文由文头、内文和文尾组成，内文是主体，上面展示出来的就是公文的内文部分，本文主要探究内文部分的常见错误和对策。

* N/ Z+ f9 X/ S( K3 \3 N2 ?    一、标题：标题应由“发文机关+关于+事由+文种”构成，对内发文可省略发文机关。就上文标题而言，似乎也符合这一要求，但这是最起码的格式要求，细究起来，这个标题仍存在着不少错误。
" {# g8 B2 o5 `2 x2 ~  K- ~
8 H# L% l8 \( D6 _' t    1、多用标点。标题中除书名号外一般不用标点，如：关于印发《华东师范大学公章管理办法》的通知。上文题目中的顿号、引号都是多余的，应该去掉。
# \( M3 j2 p& B* s- `, f# C
2 ]4 f! N6 ]* w2 F3 C    2、人物模糊不清，顺序排列不当。公文里所提到的人物应使用全名，不能只用姓氏加上职务，一个学校可能会有两个王校长，不用全名会引起不必要的麻烦。对外行文尤其要注意。“党先政后”的排列顺序在我国是约定俗成的，校长和书记同时出现时应把书记排在前面。

    3、项目不宜使用代号。公文应该是明晰的，应让阅读人一看便知。有些项目和工程有代号，而这些代号可能只有该领域的人知晓，一旦用代号代替项目具体内容出现在公文里，会给人一种不知所云的感觉。

* u0 B1 F0 z* M, {$ K; q2 [4 X# a    4、混用文种。根据国务院2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》，行政公文的种类主要有命令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等十三种。请示和报告为不同文种，不能混而为一，上文应属请示。文种不能错用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申请等都非公文文种。
4 l4 [4 a# u  s# f. h$ \( M
! O  R- I) ~% Y# Q' L9 z    二、主送机关：即受文对象，应根据公文内容选择相应的主送机关。上文中的主送机关也存在着错误。
0 {$ L" q  N; z1 L3 M
    1、多头请示。请示和报告一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的应采用抄送形式。上文应主送党委办公室，抄送校长办公室。
+ }2 V" U' l* K9 j
  w0 w! N( S9 y; ]- m& X0 x6 }    2、不能送个人。公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决问题的载体，它只针对单位，不针对个人，所以它一般不直接送给个人审阅。

9 y, \$ H3 g5 f    三、正文：文种不同，内容要求也有变化。请示的正文一般包括请示原因、目的和依据，应写明请示事项，并提出自己对解决问题的态度和意见。上文作为请示，虽然符合基本要求，但很多错误也是显而易见的。

    1、引文不全。引用的公文要写明：发文时间+发文机关+标题+公文编号，如：根据华师（2003）17号《关于进一步做好非典型肺炎预防工作的通知》精神。上文所提到的“校长办公会议决”缺少时间和议决题目。

    2、数字不规范。正文中除一些约定俗成的叫法外（如华东师范大学“十五”规划），数字应用阿拉伯数字，“十月二十一日”应为“10月21日”。

2 M- n( N  ]9 b6 L* }! V) ?    3、用词不当。公文讲究公事公办，不需要过度客气，行文应力求客观。“请校长办公室提供方便。热切盼望x校长、x书记的到来！”这些含有感情色彩的话尽量不用。
4 t* Y1 v& \7 G* P- G( y& |
  x- i& W  L! y" f% O    4、信息不准确。公文所涉及的时间、地点、人物应尽量做到准确具体，上文中举行奠基仪式的时间不够具体，地点也没说明，在公文写作中要注意避免。
) h. \/ B; n9 G
    5、结尾不当。公文有自己的结尾用词，请示一般用“以上请示，请予批复”结尾，而不用私人信件中常用的“此致敬礼”。
4 D; I8 a/ j' K3 ~$ _6 U* |: X. S4 X
    6、缺少联系人。请示一般应有联系人和联系电话，上文中少了这项内容。

, O4 o# \% m( U- @, }+ {6 y* h% x    四、附件：为了补充说明正文，公文往往要添加附件。上文的附件也存有错误之处。

    1、格式不对。附件的正确格式是：

    附件：1、xxxxxxxxxxxxxxxx
# s( e7 Q1 _; o. U
, W- o( E8 e6 P) u0 Y% \          2、xxxxxxxxxxxxxxxx

    附件名称后不加标点。

    2、附件名称过于简单。附件的名称在简洁的同时还要能概括出其具体内容，不能过分简单。上文的附件1应写明什么人在什么会议上的讲话稿，后面最好注明（代拟稿）字样。附件2应写明什么会议的议程。
! M2 M  ~: L6 h, l# i4 |
' z2 I4 b2 P! @# D! m! W2 n! @    五、落款与日期：正文后右下角要写上发文机关和发文日期，这看起来简单，但一不小心，可能也会像上文一样出错。
& N1 `  B& R3 E' n: U
3 x4 D  M( K7 q8 ?; @    1、发文单位不能用简称。其实在整个公文里，人名、地名、单位名称、文件名称、事物名称等都忌用简称。上文中的“资环学院”，应写全称：“资源与环境科学学院”。

    2、发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反，发文日期要用汉字，但0不能写成“零”，也不能用0，而使用插入中的符号“〇”。所以上文中的“2005年10月11日”已改为“二〇〇二年十月十一日”。
: H9 x, L+ B6 z2 O, ~& B1 T
    公文写作不需要小说家丰富的想象力，也不需要诗人华丽的词藻，公文要的是朴实、简洁和实用，但想写好公文却并非易事。公文对文字的要求可以说达到了“天然去雕饰”的至高境界，而公文种类繁多，每种公文的格式又各不相同，这都为写好公文增加了难度。但作为办公室工作人员，又必须度过这一难关。以上用一篇例文来说明公文写作中容易出现的错误是远远不够的，愿各位同行在工作中不断总结，不断创新，努力提高自己公文写作的能力和水平。（作者：霍九仓）

  h$ B6 y3 w8 v5 @4 t# Q; M