常用公文的定义、特点及撰拟要点(九)
3 E! U, W2 I! x: x第四节 表格文件的设计与填制
$ {8 T3 E- b# O! e, [9 I# E) a. ^) }2 i& Z" _9 ^, G
一、表格的分类- C! u+ C% N/ h; b4 L1 T5 t4 ~$ `
) h4 ? K& ~0 p' S; F5 ?3 ^
文件的分类表格文件就是以线框与文字相结合方式记录信息的文件,它以线框表明字词的具体含义和组配关系,可以更加简明、直观、具体地表达信息。8 |- H; I m$ o* U. Z. n
* v' q0 }: t- O" o) F4 ~( O z- n 根据不同的标准,可对表格文件进行多种划分。5 v T1 Z; v9 m, V* d
5 u# ]( ], H( t; P
二、表格文件的结构格式* C1 s* h& X4 |( q
( D! F- [4 }) I( S: u3 _/ c. z 表格文件一般由标题(表名)、正表、说明组成。
& Q" x4 P3 ?0 |$ u! `
; a4 {: [! j+ c' D4 R) ^ 三、表格设计
& P- K, M# j" ?
* a* e4 j2 V0 A# R7 V; _* H [ 表格设计的内容包括:明确使用目的、要求与条件限制和具体处理方式;选择用纸,确定幅面规格;确定文件的图文区与白边区尺寸;确定文件数据构成;确定数据项目的名称;确定各项数据的位置与相互次序;确定各栏目的尺寸;选定字体字号,选定线条的型制;作出有关数据的定义或说明,形成填报说明书、术语表、计算公式等。
4 G" z* i! I. T$ t2 C8 v
5 p/ q! {( l1 H) @) b 表格设计规则是:实用、标准、通用、简便。
# |, ^& w+ q# ]9 ~) u. V+ d9 |4 D4 O1 [
四、表格的填制方法- w2 U, h: I; D% @5 t; g {
" p1 n3 k5 ^+ Z0 l1 S1 D, t7 U 填写表格文件时应注意:用语要高度精确,保证语意单一明确;字迹须工整、清晰;按规定的项目和内容填写,不得随意增减项目。 |