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九段秘书区别

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天下一秘 发表于 2013-8-7 09:15:49 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
一段:发通知
1 Z7 Z# S% _/ u( Y" s, }用电子邮件或在黑板上发个通知,然后准备相关会议用品,并参加会议/ |* |7 M' F: Q) K( \4 _

9 }/ n6 y$ ?6 p2 p1 z# L+ ?二段:抓落实
2 C, W0 Z. _# G; ^发通知之后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到! c9 b* y3 D- W& w9 t/ ^

( o" v, K- S& T' G: ?三段:重检查
% [0 k! S. A, r+ {) m5 e+ _发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
$ f2 ~& _+ }, x( _1 g- p( Z$ M7 C5 j( V* i: H- V4 q' b
四段:勤准备; K& V- j- Z6 u7 ?* x5 f
发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议
# m. h$ R& a8 \) ?; r" O( A8 x* X3 w" P; e- n
五段:细准备
$ W' N; n) Y/ J发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事,或者记不清的事争吵)
. M- a) z$ ~6 R" N/ A+ L5 h& B- D3 ~: y: k
六段:做记录" }/ C- e& Y3 b0 i) ^( p
发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份)" u' D0 h) j7 b: G# j
0 r, N8 _4 ?3 S* G! c
七段:发记录& H* Q7 z8 B7 T5 D8 b! c) @4 N2 |' z8 h
会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请示总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员& e' |# J8 J5 t& Y, ]
- M; @6 t; Y5 U& {2 P( g3 ^* ]
八段:定责任" o5 x# E! ]2 r7 a4 q- p) }
将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,并定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理
- R# F: q5 Z9 k( {  a, g9 ?' T! u1 J' G& J8 f0 p3 L
九段:做流程5 e* J5 [& A- ~# p0 j
把上述过程做成标准化的“会议”流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,把会议服务的结果做到九段,形成不依赖于任何人的会议服务体系
5 p: a+ ~0 X, E: l0 o6 Q* j( z/ s/ V
 
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