九段秘书区别

一段：发通知
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议

; s. `! U* U% ?% d二段：抓落实
2 y6 }3 B' t9 C' l% }/ j. r8 D发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
0 H/ w5 E/ {* B4 N
" L7 E& P. G0 J6 E三段：重检查
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
5 e- _* S/ H$ i5 F; B9 T0 e
& K' |2 G- i- q1 Z四段：勤准备
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
: ~+ P3 u" D* M0 O
/ u* K- d: B3 ]! M# M3 L6 W: T五段：细准备
$ p. E: r" ^5 ^! a发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）

9 V. w5 s6 a. C4 F/ C; F  X0 h六段：做记录
2 x1 C* O) i1 `! S发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）

七段：发记录
: J+ \% k  m/ K7 s3 j3 S会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
) s% R/ ~1 J/ R  p( A
八段：定责任
; P8 y9 V( u. O将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理

九段：做流程
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
) P( y6 [) o  d; n- e