一段：发通知
1 Z7 Z# S% _/ u( Y" s, }用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议/ |* |7 M' F: Q) K( \4 _
9 }/ n6 y$ ?6 p2 p1 z# L+ ?二段：抓落实
2 C, W0 Z. _# G; ^发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到! c9 b* y3 D- W& w9 t/ ^
( o" v, K- S& T' G: ?三段：重检查
% [0 k! S. A, r+ {) m5 e+ _发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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四段：勤准备; K& V- j- Z6 u7 ?* x5 f
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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五段：细准备
$ W' N; n) Y/ J发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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六段：做记录" }/ C- e& Y3 b0 i) ^( p
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）" u' D0 h) j7 b: G# j
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七段：发记录& H* Q7 z8 B7 T5 D8 b! c) @4 N2 |' z8 h
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员& e' |# J8 J5 t& Y, ]
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八段：定责任" o5 x# E! ]2 r7 a4 q- p) }
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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九段：做流程5 e* J5 [& A- ~# p0 j
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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