公文写作经典语录
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9 U2 `% A# F' [" V+ M' p) ]- D1、 公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系，如：通知、请示、批复、报告、函、决定、通报、意见等；专用公文是企业内部使用，一般不与外界有联系，如：会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。" R4 R5 i6 P! ^: I! N" Y, i
2、 一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报，譬如：以公司的名义上报报表省公司，一些事情需要请示省公司，公司下发一些管理办法，对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部，以部门的名义发文，一般不对外，包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿，部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。4 p# w& P) G6 l) Z: |* K2 H
3、 文件与电子函件的区别：电子函件用于工作历时较短，日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调，以分公司下发的管理办法一定要用一级文件，以部门下发的管理办法可以用部门文件，千万不要用电子函件。/ a+ a; ~, D. ?- t1 g5 B M! K$ @0 c
& L5 O D- z$ j0 C4 p; W4、 上行文与下行文与上级与下级的关系，这里所说的上下级关系，一种是组织系统关系，一种是业务系统关系。对上级用上行文，对下级用下行文，上行文如请示、报告等，下行文如通知、通报、决定、意见等，向同级部门或不相隶属关系的单位，则用函。8 \; C% T: l+ \9 c0 C
5、 用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源，应用请示。# s8 |2 {' F# T; [! ~. Y
9 b+ f+ I( a: ] c# h# C6、 用于向上级汇报工作、反映情况等，可用报告。9 X& D$ h2 m5 n/ l
' Y4 g; O* Q! m7、 用于向上级反映工作意见，请求给予支持，可用意见。
9 C: L: C' Y) O z% Q* K# h8、 部门发文不可以超越本部门职权范围事项，不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。, k" c- w8 E( Z5 e% `3 [
9、 公文的标题制作三要素：（发文单位）+关于+事由+文种; H" k# ^" f9 E R. J, k) J! M" N, l( o3 Z
例：（网络运营部）关于召开第三季网络运营分析会的通知% k: m5 x A- M! e2 R+ S5 _* O
注意：文字务必准确、简要，一般不用标点符号（法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号）% e; ~- L7 N9 j! V! x4 c) c! x8 T1 u( r W H: w+ k) z1 p
10、转发文标题制作四要素：转发（批转）+来文单位+转发文件题目+文种2 X1 M1 B- H2 S( l8 h- @( f5 q& x9 Y( p
例：转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》& l- x- R# \1 s+ q! k0 _5 _+ u/ @. M
注意：转发公文应避免使用重复用语和相同的文种，遇到多层转发的处理办法一是省略中途转发机关，取最先发文单位。 二是另拟标题，转发情况在正文中说明。0 J& a6 W0 G; ?
例：“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法（试行）〉的通知》的通知”6 q1 R' A/ S. I2 _/ h
压缩改为：转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法（试行）》的通知》! _! \) q/ G& D3 c
11、主送单位：受理单位、主办单位。抄送单位：主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理，二级文用抄报。
, l& I) c4 U! m 注意：无论主送单位还是抄送单位，应使用全称或规范简称，两个以上主送或抄送单位，应按行政区域、行政机关的排序，先大后小，先外后内。1 }; }) R! H( _: h5 F
12、公文内数字除了固定的词语或成语外，要用阿拉伯数字，但落款要用全称中文。: ~ e& I' z1 ^. ~, b" ]9 Z- M
13、句中较短的平级的词和短语用顿号，并列复句内部分句间用分号，在分号与句号之间，分号与分号之间至少有一个逗号，在提示语的前后，表示提示下文或总结上文的用冒号。
( F% Z8 W8 x4 E( B14、请示的标题：关于+事由+请示3 M- ` ?5 K6 \' p: P
: K5 q' J# N8 G) |& W 编写的守则：导言+主体+结尾7 }$ {6 j$ I5 [5 Q2 k G# b' E
导言：开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景，要求写得充分而又简单。例如成本支出请求，要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号，价格，购置或维修的原因，如果不购置或不维修会出现什么样的情况，有多严重。8 r) _6 _' \6 C u u
主体：内容突出，事项集中，条理清楚，要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示，要写哪个部门鉴定必需购买或维修，这笔费用的单价是多少，数量是多少，几时做预算，什么时候付现，是否有2套解决方案，如果有2套方案，你则重建议用哪一种，为什么？/ @; x, h: E" j s* n7 t) i. |4 G4 Q9 R
结尾：是一个固定的模式，妥否，请批示。当否，请批示。是否可行，请批示。以上请示，望予审批。% t( U( w* O, K5 W' o. O% ?' d; M6 z* X# m% c3 ?+ B. Y
注意：请示的主送单位一般只写一个，请示应事前请示，不越级请示，如提出2个以上方案，应有倾向性意见。, L6 f" |# |( h1 K3 k& S% R6 a7 ?& K% _' a+ _
15、批复的标题：关于+事由+批复
9 k& G, }4 r: ~, X4 l, r! R 编写的守则：开头+正文+结尾
% @, z0 v7 |" c3 \ 开头：你单位《关于XXX的请示》（XX[2009]XX号）已收悉，经XX部门审核，同意XXXX，现就相关事项批复如下。* g/ E! f: O: q8 i( W. {( T
正文：做出明确的答复，同意什么，不同意什么。
) Y5 S9 l# W, I+ w, o, [ 结尾：从上级单位的角度强调一些事项，可提出希望、要求、号召。8 T: A% h; H" U H& ~- v/ C1 d* @7 g3 P0 _
注意：在做批复公文时，要认真核实缘由的真实性，研究可行性，权衡利弊得失，有根据地表达意见。批复针对性要强，态度明朗，答复明确，措辞严谨，语句庄重。请示内容较多的，可分条列项地答复，对不同意的事项，应说明不同意的理由。$ Q/ j/ c2 {$ [: {/ C' q: C
) J& ^; j( |* r7 Q& y$ ]) a* W16、通知的标题：关于+事由+通知& ~+ v, y* q$ r% ]+ e/ B
1 d4 H4 x7 r- e% n: }1 s 编写的守则：导言+正文+结尾: V7 Q& N" n! U% g
导言：发通知的原因，就相关事项通知如下。( B% R% i1 P( X* U7 G
7 C( R5 [' O3 ^7 s. j正文：通知事项 R5 {/ u6 U6 r
结尾：以上通知，请遵照执行。! D9 H; z2 Z1 h- r2 O
$ i! [$ |: `9 G% C- X; P2 n9 H注意：通知适用于发布（印发）本单位的规章制度，批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，职务任免、岗位聘任等，因此，主送单位要准确、清楚，严忌错漏。导言简洁清晰，高度概括。正文明确具体，针对性和可行性要强。
0 m: X# M8 r' s- P. b* g0 L会议通知的模版：会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等
" w+ o: c; d2 ^$ n: y" R( c培训通知的模版：培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。8 K8 U: C4 Z: e) |0 s
& w! O1 s& J3 F17、报告的标题：关于+事由+报告3 I8 z1 \9 z1 C( |) I1 M+ ?3 p" A- M+ e l
编写守则（三段式）： 情况——做法——问题（意见）3 G) v, d" ~1 i6 R! Q* m5 b2 n
情况——问题——建议
4 v* B9 q& |2 Q. k3 ] （只选其中一种或两种写） 情况——原因——下步做法6 [' ` V+ H2 [! h# h# ]) B' i2 [3 k" {( N" k+ p! o
情况——原因——责任及处理意见. @; X3 I2 {. m) X
注意：报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此，在写的时候，要注重时效，情况真实，不弄虚作假，不文过饰非，有关事实和数据务必准备确无误。拟文时，要语言简洁，篇幅短小突出重点，层次分明，不要夹杂请示事项。如果重大事件报告，要同时准备好说明材料作为附件提交。! D5 g4 @" K$ W6 S/ d( p/ S) ?$ Y/ B q! _
报告与总结的区别：报告在表述方式上大量使用叙述，情况、事实点绝大部分文字，只是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示，对问题的认识。: O( S7 J+ Y" ?- m3 Y) J8 i/ K5 e% E1 c9 _
报告与请示的区别：两者都是上行文，对上级行文，但报告不要求上级批复，请示则要求上级批复，报告是事中或事后行文，请示是事前行文，报告的结尾用“特此报告”，请示则一般用“妥否，请批示。”
+ U2 }2 R$ B v0 W. ?18、函的标题：关于+事由+函" ?! C8 |9 x* S- ^, H- m# U( s2 d7 a u
编写守则：开头+正文+结尾
+ t. f& b: a. D4 [( n# y开头：简洁写明发函的缘由6 {: R% m7 V) D" c4 S4 T7 A# l; L7 _; a
正文：逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求7 J9 Z1 {' ?1 Q/ `& x
7 {' X8 z& k+ Z) S结尾：“特复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“请研究函复”等。
& y I* B) I* {; a& u( g注意：拟写函时要注意措辞，因为彼此的地位平等，语言要朴实谦恭，议论说理要适度。另外，撰写复函时，要就别人在函中提出的问题回复，不是函中提出的不问题，尽可能不要在复函中出现，不然就有画蛇添足的嫌疑。
& [1 ^$ J8 N# X& `% c19、决定的标题：关于+事由+决定
! n+ a, f* q! L _, l) o* Q编写的守则：导言+主文+结尾* D: y2 z1 `: ^7 ?* Q. i; [
3 m+ D1 ^. G4 f" ^2 k导言：写明决定的原因、目的、根据、意义，语言简洁、概括。' \/ a3 D7 k/ h/ Q7 R& e4 f4 j# j) r" v7 [- O" U8 V
主文：阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。
2 g3 \! `6 `# f! [3 H结尾：提出希望、号召、实施要求。9 q5 A% y# u. Z$ @$ Y5 _7 A' j! T% l* c, q* b/ v
20、通报的标题：关于+事由+通报' @4 s, k1 ?& w' T
2 O4 O+ n. S/ |% Y6 p* ~6 P编写的守则：导言+正文+结尾& }5 Y0 u+ n! ]0 p8 g/ w2 k
/ O" Q9 l( ^6 `5 J. h导言：介绍通报的事件或人物，将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。7 I2 D3 B! |2 n$ }4 ^
) w3 A! t0 r; C正文：分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。& g; `/ y& M& z3 A1 H q% z Q; L
7 x4 M8 |2 w% [8 e结尾：写明所做出的决定或指示性意见，及提出有关要求或发出号召。( I7 R6 y$ z N+ g% q m, ?- K/ i c S( z
注意：通报只适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性，因此，用词要严谨，注重写实，掌握分寸。7 r% h, O q. J/ |7 t' F' Y
21、会议纪要的标题：关于召开+会议名称+纪要' O% E* |* h& v& j0 G/ M
编写的守则：会议概况+会议内容+结束语6 E8 z& e! y4 |
会议概况：开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。 V. S$ b* I6 q, P- P8 L5 w" g7 n4 c( T% f
会议内容：会议的重要发言和决议。5 ^$ P5 a+ H7 A
, M2 r" n" @3 X8 c- G$ T结束语：希望与要求。) X0 s: f0 V" V& d, d s
2 F% `1 w1 }( K22、备忘录：和会议纪要非常相似，区别只在于会议纪要是决策性的事项，而备忘录是非决策性事项，只是相关部门共同约定的事项。# K3 ~( F% ` h( l$ b, a) k; r @
23、工作联系单：和函的撰写相似，是部门之间工作联系的一种公文，拟写时要语气平等、诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况，并在工作有调整时要及时告知。
0 ~1 S! W x9 n1 `1 S: r- z) l; J24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”，每份公文一般都只有一个中心思想，多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前，首先要确定中心，明确思路，然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来，而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写越难写，最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上，抓好三个基本点，或是“三部曲”。对下布置工作的公文，在一般情况下，一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项；三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文，一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”，二要写明“怎样做的”，三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”，多用于上级有布置，有要求的汇报，写这样的汇报，要少写或不写目的、意义和原因；“我们为什么要做”，则常常是自发地、创造性地开展工作，是主动地对上汇报或对下发动，这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上，若是综合性的，又是例行性，其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会，第二部曲为下一步的目标和任务，第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话，其“三部曲”一般为意义、目标和措施。 |
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