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mso-font-kerning:0pt">2012 2 d1 V& I/ b3 X
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 6 g- E: r2 ?+ Z. M
# N" ~/ T; \& o( P5 V( h# i1 x5 \8 ]& O$ b; pfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容2 w K% H" p- g+ ~- P% ?- Vcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。( h2 p9 z. c& T W( J
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> . V" v. J% n) z. w4 M
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mso-font-kerning:0pt">1. 3 _4 M, |, m5 _; Y# v3 z* J
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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3 z0 A2 b& y6 b$ \" P4 Fmso-font-kerning:0pt">2. ~) I! c: h2 M. e9 N: L宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。# x- }7 C6 R7 X: K6 i
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 1 s+ f6 s( V x2 M% S' N9 _
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6 U @" z) Q: }/ E' W- {mso-font-kerning:0pt">1. 5 s, I0 T3 U# I* q% D/ `宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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mso-font-kerning:0pt">2. ) g- U" m6 G+ l8 s* {# L Y
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 * {' l3 R9 J% h. O: k- ^5 K* z
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mso-font-kerning:0pt">3. 4 a: u+ j0 w) |& ]5 o1 Z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 - p Y( \: U- I" N" G. c- \
& \' w# k1 H5 T/ ~( T. `8 U) \6 E* Y4 J& ?3 o, O, sfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
/ @0 h7 l9 }+ w3 z8 D) Ocolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。1 K2 k, ~( D( O8 Z5 g8 W- U
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2 T! P5 n$ c' Tmso-font-kerning:0pt">1. / [! j- @- t5 e6 t/ m( J! x& M: ?: T" A
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 1 A y' H7 g o3 j- o
2 ]) K3 Y7 t2 k/ F4 E' H9 L- N; w) P' ^. ymso-font-kerning:0pt">2. / v0 X+ W; d) N1 s' n* C% ^* _宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 2 P8 u4 Q! ?- G& W
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mso-font-kerning:0pt">3. + z" q$ P+ L! z+ A
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 # {, A: g% @2 P! ]
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+ e" A: @; o( P& o4 p4 }mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。. `( _# _1 c7 m$ X i [# x, Y
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 , ?" U- p5 L. ]; U% j
) y u0 L) r* R5 o1 t# C% \1 X. P3 ]* a# Zmso-font-kerning:0pt">2. 7 [' [) k( S) ^' r宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 ' t& n* h! l) q
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- B" v: I0 d& f$ Hmso-font-kerning:0pt">3. 1 ?: s' x5 E- I1 B" f
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 7 [& |/ ^1 `* l) l0 V8 ]
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。2 k9 _3 k) y4 C; U2 l! g1 _0 b. _& R
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> / ?, X. g6 O4 S, M
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0 ^ v; p! r2 N ~5 x1 e& Imso-font-kerning:0pt"> ' `& X& f2 R+ S6 J! ]5 X宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考% C" {7 r, Y V; R" hcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 2 V; R4 m' g/ J. R$ Y ?
7 A) z4 e) e) i" c1 O7 }% F( g4 G/ y12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
6 V- b) ^* Z4 `& F1 J0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 * S! z( C/ f, p6 g
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; r/ u _ \7 f2 R/ V6 X3 Zcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:' D& E- y+ O; k: P: j- g
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 + a { m' u w% o* c- Q1 R
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
* M: F" F; T& g! i0 L6 H1 ~AR-SA">） | 
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