|
4 b" [6 {6 ^$ p* }" V
mso-font-kerning:0pt">2012 8 y/ z/ c& L. |2 ]$ G. q9 E
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
' H! o; a) I9 L0 Q9 M% {* x; e; ?" O2 y+ T
4 A* P t B: e0 M2 K% z) p7 L, t2 I
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容% @2 f1 J4 `, r; y+ X: Lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
& z- M6 P$ v4 x _3 j% \2 ~
/ F+ P+ _( Q, L& E6 _& Y0 x; X; k" W: W% i1 P3 _) H r
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。, {/ T( q" O6 _. C- U0 K1 h3 F
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
3 z' U/ M8 I3 u5 k% E1 P( x3 Y3 @) N& r6 H) p! A1 q
2 \! x) R4 Y, k. S9 D k& J
mso-font-kerning:0pt">1. ; Y3 ]" X* ^8 Q! a/ g
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 / v0 d0 \1 V) S: B
; m' h# J4 S9 S9 a! s, z
: d" ~& I' f: w9 X( }! S; B
mso-font-kerning:0pt">2. - I6 {$ _3 N: o6 L2 S宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 - W. P' l3 j$ `0 I: L y
) o5 l+ ]3 C" S& ~" I1 K$ @1 D! h1 n2 hmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。3 ^! n D8 l9 V- C4 Ecolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
; P4 B. B* [0 E8 O$ M7 i+ i9 J" m
9 n: Q" i- u5 m! H# W; M+ n m! B, f2 P& nmso-font-kerning:0pt">1. " |' _$ O% W, s+ f宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 9 \% d; r5 v" C7 Z7 n
' e# l7 X1 p0 b$ k1 d& y0 j" b
2 D+ {0 q& q5 H: T5 [6 @
mso-font-kerning:0pt">2. ' a) o- }$ t3 }3 E宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 * ]4 }1 c0 j. X5 W. k; f4 {
! |* M4 V9 D4 }
( j" H# J" t# }. F2 g3 @ a1 e6 i
mso-font-kerning:0pt">3. ' J7 W1 J0 x3 q
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 # P5 q' H( @1 s6 p1 B) K
; Q6 a/ ~! i Z0 q* T5 c8 _6 D, |6 ]6 Efont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
; x) q' l" f5 }' M Mcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。1 m9 x s0 c' ?mso-font-kerning:0pt"> : N& w1 b0 O; D' L5 K1 X# k
$ K, x9 S2 u7 T1 x# A0 l7 O1 m x! V
) ~% J) j& s, z
mso-font-kerning:0pt">1. - y% v6 T4 \( U5 t% J' \& s宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
1 u: X% p5 m% o# {5 \4 I' R% W4 a
" h* b$ v6 l! Z& G1 u3 `# u! e! `% P- q3 @mso-font-kerning:0pt">2. * U$ U. k; d6 x) u
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
1 g' W! q% k5 J* ]" R! \4 s: O4 i- L3 e# L [1 U2 D
8 E/ \6 y, ~* A" N+ x
mso-font-kerning:0pt">3. $ p* _4 A9 O v6 D, F d- F
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
; P0 c$ k! c' d1 `3 `1 ~
7 a$ \9 B5 d$ ]4 ^* E5 z* g( ~# |, J! b% k1 j. P
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。6 C4 E2 B# j, \4 Y- U
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> % S+ F- W# p( M+ `
; w6 H9 _# S9 h0 V, z
6 r! S$ c' \; r7 E A( rmso-font-kerning:0pt">1. 5 T( ]& ^" j2 o k, p宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 3 }7 p1 j! Q, W2 W ?
( d+ Q5 Z- h% Q# k- B4 K$ O$ V3 [
5 i+ J. u$ k( o; ]* b/ o
mso-font-kerning:0pt">2. - w) l; _6 }& q宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 . G) M8 @) n R. {/ K y
* v6 E2 S8 d/ f. U$ W- t* l" Y7 Q( L* u8 d8 s# _6 qmso-font-kerning:0pt">3. : O& w3 L# w: y) P4 S% p宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
3 y$ H8 S+ J# B8 g; Q
- M. g7 K& x9 b; s, d: P- m v* J6 r) v4 Imso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。% O1 R) f1 |* B9 i$ I! @! `8 `color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> % d( `0 T9 o5 y5 m
3 [: O2 {! ]1 A% T% J$ H9 D/ c! Omso-font-kerning:0pt"> , Z( i7 b/ \, I9 d9 R7 O& x宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
9 N5 X, W% k( ~+ I2 \
# M6 v' {7 X% z6 z& O! Q2 v6 Y9 f7 u4 o& w$ A7 hfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考% j L6 R! I& {4 L
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
( t; t9 Q2 o, y" F2 [( i( o' W- ^
# m }- o* {$ v+ a& G- i
12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
2 B. }. ^0 y; T0 s0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
/ U1 r. ^1 i5 Z% M$ O, a2 e" {4 u1 E
9 |) B; o& K4 G( icolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:+ ^" [+ p2 a. G4 |4 J5 h& l
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 - V1 d+ d5 Z L
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
) H1 t7 W; ?6 p" F( T, `2 WAR-SA">） | 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
