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办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

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办公室业务 发表于 2014-11-3 13:28:46 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

, z: q# A: C4 Z+ C4 r mso-font-kerning:0pt">2012 2 d1 V& I/ b3 X font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年16 日,中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年29日,为提高党政机关公文的规范化和标准化水平,又发布了《党政机关公文格式(GB/T97042012)》。所颁发的《条例》和《格式》,其目的就是要求统一公文格式,突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中,各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索,形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面,作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例,展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

6 g- E: r2 ?+ Z. M # N" ~/ T; \& o( P5 V( h# i

1 x5 \8 ]& O$ b; pfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容2 w K% H" p- g+ ~- P% ?- Vcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

2 h9 E# G- H% {# L8 F8 W) _/ u 5 P7 t( D& J% a. n

: F7 X2 w# m" f( a# R* l/ \& ]2 T mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(一)页面设置。( h2 p9 z. c& T W( J color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

. V" v. J% n) z. w4 M ' C& _' C; Z" r1 e* Z

/ C0 \9 d! X' {) t mso-font-kerning:0pt">1. 3 _4 M, |, m5 _; Y# v3 z* J 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档,单击“文件”→“页面设置”,打开“页面设置”对话框,选择“纸张”选项卡,把纸张大小设置为A4

# Y0 L6 |* [5 n/ c9 q9 S) w. n

3 z0 A2 b& y6 b$ \" P4 Fmso-font-kerning:0pt">2.  ~) I! c: h2 M. e9 N: L宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡,首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”,然后在“方向”设置栏中选择“纵向”,然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm,下3.5cm 2.8cm 2.6cm。最后点“确定”。计算公式为:标准A4 纸张297mm×210mm 版心高度297mm37mm-35mm=225mm 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下,布局满足三大条件:一是从垂直方向看,公文版心整体略处于纸面下部,给人以沉重感觉,符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间,便于公文处理。三是从水平方向看,订口略大于切口,便于装订阅读。

0 U( A: Z3 @5 J# V. [6 c3 ~5 Z7 w+ S* J0 A3 O; G

( Q- d5 [+ r/ `* x mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(二)制作发文机关标识。# x- }7 C6 R7 X: K6 i color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

1 s+ f6 s( V x2 M% S' N9 _ 7 ?9 T6 b2 X4 K

6 U @" z) Q: }/ E' W- {mso-font-kerning:0pt">1. 5 s, I0 T3 U# I* q% D/ `宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符,并把这个回车符的大小和行距(固定值) 都设置为99.5 磅,即35mm。或点击插入文本框,设置文本框高度(行)3.5cm,选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范,取消以往上行文与下行文差异距离设置,统一规定为35mm35mm亦是三行多的距离,正好可以标注份号、密级和保密期限,以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

# [* s6 Y. W' ^; L) y1 K; t9 y% s* f7 G7 y' A

3 a7 }1 J, t. `0 y6 I3 n3 A mso-font-kerning:0pt">2. ) g- U" m6 G+ l8 s* {# L Y 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”,并使之居中排列。选择这行字,对它进行格式设置:点击“格式”→“字体”,选择“字体”选项卡,在“中文字体”选择框中,选择“小标宋”(或用宋体代替),在“字形”选择框中选择“常规”,在“字号”选择框中直接输入“62,即单个字的宽和高都是62 磅,也就是22mm,在“字体颜色”选择框中选择红色;选择“字符间距”选项,在“缩放”选择框中选择“68% ,使单个字的宽度缩小为高度的68%,即15mm。点击“确定”,完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm,主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准,而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值,但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上,文字少的情况下要适当拉宽字间距,文字多的情况下尽量压缩字间距(或缩放比例),总体上要小于版心,做到醒目、美观、庄重。

* {' l3 R9 J% h. O: k- ^5 K* z 0 ]1 j: O" _. h1 H3 T3 h7 ?

; O9 K3 Z" j9 X4 \3 H' J- A mso-font-kerning:0pt">3. 4 a: u+ j0 w) |& ]5 o1 Z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行,把第二行的行距设置成固定值“62”,单击确定。

- p Y( \: U- I" N" G. c- \ & \' w# k1 H5 T/ ~( T

. `8 U) \6 E* Y4 J& ?3 o, O, sfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体; / @0 h7 l9 }+ w3 z8 D) Ocolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">   (三)确定并标识发文字号。1 K2 k, ~( D( O8 Z5 g8 W- U mso-font-kerning:0pt">

+ z; ]6 O/ q- Y! b) q1 x/ [) \ Z* e P4 H9 @

2 T! P5 n$ c' Tmso-font-kerning:0pt">1. / [! j- @- t5 e6 t/ m( J! x& M: ?: T" A 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为号仿宋字的回车符,并把这两行的行距都设置成“固定值”“16”,即号字的高度值,这样根据《格式》要求,发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

1 A y' H7 g o3 j- o 2 ]) K3 Y7 t2 k/ F4 E' H9 L

- N; w) P' ^. ymso-font-kerning:0pt">2. / v0 X+ W; d) N1 s' n* C% ^* _宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号,比如“XX 司〔2014号”或“XX厂〔2014号”, 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

2 P8 u4 Q! ?- G& W % A# J( G; D! v8 U( ]" [; D! Z

5 i+ p5 U, p: N3 T2 W; I( S* |9 L" O mso-font-kerning:0pt">3. + z" q$ P+ L! z+ A 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行,并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

# {, A: g% @2 P! ] 1 L. y) W4 _! f8 X7 E; a2 ?! V. c

+ e" A: @; o( P& o4 p4 }mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(四)红色分隔线。. `( _# _1 c7 m$ X i [# x, Y color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

+ U1 C% ^8 j* x* ~: k- B7 m% I. W' L: W* \& ]& s0 \5 R

. E0 [; g0 P+ ]; D% v mso-font-kerning:0pt">1. # K' V5 s# ^9 V% H F 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行,输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

, ?" U- p5 L. ]; U% j ) y u0 L) r* R5 o1 t# C% \

1 X. P3 ]* a# Zmso-font-kerning:0pt">2. 7 [' [) k( S) ^' r宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行,并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

' t& n* h! l) q 4 C8 ^3 R9 g3 a K% |

- B" v: I0 d& f$ Hmso-font-kerning:0pt">3. 1 ?: s' x5 E- I1 B" f 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”,打开“自选图形”工具栏,选择直线工具,在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线,打开“设置自选图形格式”对话框,选择“颜色与线条”选项卡,设置线条颜色为“红色”, 线条虚实为“实线”,线条粗细为“1.0-1.5 磅”,即0.35mm-0.5mm。单击“确定”,完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整,最大应不超过1mm,即“2.8”。

7 [& |/ ^1 `* l) l0 V8 ] ' ?% k' h& l. U' a" z6 X9 h

7 O% T8 v- M) V* S mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(五)设置标题。2 k9 _3 k) y4 C; U2 l! g1 _0 b. _& R color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

/ ?, X. g6 O4 S, M . ~+ r3 g* ~1 K# S) b% s9 z

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游客,如果您要查看本帖隐藏内容请回复

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9 i S6 Q/ V% l $ b7 r; D/ y4 N5 I

; |; D7 Y2 a N font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考% C" {7 r, Y V; R" hcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

2 V; R4 m' g/ J. R$ Y ? 7 A) z4 e) e) i" c1 O

7 }% F( g4 G/ y12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: 6 V- b) ^* Z4 `& F1 J0pt">笔者通过外出学习和参观交流,以及阅读上级及相关企事业单位公文,发现不同单位不同部门,甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同,千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方,更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解,也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

* S! z( C/ f, p6 g 7 S+ o$ T; G$ C7 a ; r/ u _ \7 f2 R/ V6 X3 Zcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:' D& E- y+ O; k: P: j- g AR-SA">(作者:中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 + a { m' u w% o* c- Q1 R color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: * M: F" F; T& g! i0 L6 H1 ~AR-SA">)

 

精彩评论4

正序浏览
tshli 发表于 2014-11-3 14:15:27 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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yqczqcz 发表于 2015-1-22 22:39:26 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
谢谢楼主,学习中,这是好东西!
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:30:33 | 显示全部楼层
 
专业写文章
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:32:58 | 显示全部楼层
 
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
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