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mso-font-kerning:0pt">2012 & Y' d Y1 h/ H3 qfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容3 Q0 L* d: g: k& E: O+ y
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 2 c. m7 M4 Y7 a* N. [. R" Y
% Y- a+ K$ H6 e# i! U$ S# r: w: X8 o7 [8 O1 k
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。" Z% H; r0 W. s: G \7 @, L/ ]& _
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
9 V+ p0 w R/ W0 I2 w- C! }0 \1 ~. {3 P5 B {
+ g5 ~# ?! ~7 p3 m1 L4 Z9 j" rmso-font-kerning:0pt">1. 7 S( |/ q# G6 v7 x
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 ; g: F$ O+ d: X4 s4 U) F
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mso-font-kerning:0pt">2. 5 p1 E% O' d% u; N7 F! M宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。# C6 _2 T' m2 L9 Ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. + J. l9 t/ {( x宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 % K1 u# j: a* f9 {
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mso-font-kerning:0pt">2. - z2 w0 a" T' [7 V宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 * p$ [/ X& j6 G* Y# A% A2 W% \
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mso-font-kerning:0pt">3. 8 [$ E& c. H& N" {% ] N [( L宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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0 v; v I: U* C6 n# F6 t; Qfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;7 a# j$ h. @" Z7 h
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。. Q5 U3 {0 s# L+ _+ e
mso-font-kerning:0pt"> 0 V3 ~/ y" P* e& _2 w% d
e9 n0 Z4 l/ z" L8 B3 q4 I, m0 |# d+ m/ s3 {2 Imso-font-kerning:0pt">1. : E% T/ N& k+ }' q, T. s& j宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 ' j# }' n' }% u+ H6 l
\% Z! [7 T p }( ^+ O4 @; C; j' t _' Wmso-font-kerning:0pt">2. * n& K7 A7 @: b; K9 o宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 2 u: M3 R$ H9 x9 D8 J
' d7 D4 X$ O. O' R6 s& o4 L6 K5 N E1 M) _( o& U9 g& vmso-font-kerning:0pt">3. " M4 N# J% z5 k# d! n3 _宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 7 B) Q$ p! _2 Q! A% k- C" X
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; t( t2 [" }6 {' B# P; Dmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。 S0 r% t( x+ _$ c: wcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! q% y9 i/ k$ r" x+ A2 R
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mso-font-kerning:0pt">1. . h' |/ W( d2 F# d, b宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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mso-font-kerning:0pt">2. 2 E. t, U- b' y! m6 Y
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 . X+ @9 l9 w" O' f4 T- H
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mso-font-kerning:0pt">3. % c1 `: S/ Y$ B/ [
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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1 l9 g# N, Q0 M4 T" bmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。 t5 W+ d3 d4 N& J, v% R% gcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ( \, O/ c! E; i! V! E9 Q" I+ d; B
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 6 {* `& c5 w8 N% V- Y0 p8 G k
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考! @( H) T) X) zcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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5 t: D w. h0 r12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
2 d( p) Z. b( c; a& [0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 $ a/ ?7 m4 \' @, r0 n$ ^
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
. B# W' p6 y, L5 |. u+ j3 xAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 7 E0 U: `" Y) V2 i6 G* K
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:' |$ F. D* h5 R% B9 K- Q7 j4 B) u
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