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众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。
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( E# Q9 G8 d P一、会议记录3要素 $ W, z1 L; P9 W* ?- b
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1、准备工作细致到位(前期)
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Y) N( }, |" i: _8 M 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议 6 k! w1 y4 g0 U$ W9 O! i
7 n2 Y& T1 Z2 g; M/ |, [4 J! d0 M决议等做到心中有数。 ! E& h2 Z! Z# }5 w% T1 _
3 \4 | |& f' Q4 o* K 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 8 |, x9 D, q* g. v
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记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。 / P0 K4 }2 h2 M/ x, ~4 f) r
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2、记录完整真实
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3 M) e3 h/ n# ]/ C' ?; S 完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。 - s/ t1 y; s5 P$ }7 {* P
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真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。
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3 G2 e* P8 ^" B 3、整理准确及时
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3 c! [' [! ~% B# f7 U1 T8 F# a会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 + a6 i: W+ A' l: i7 w7 B) B4 B
! h/ E5 a# e4 U) J- a+ p# [; ` 一是对记录内容查漏补缺; - i& n; C* i, G* y" J( r" h
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二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实;
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三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。 ' E& S" c0 H: ?/ \; o0 T
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) F% `3 [$ [# W( X9 d* V二、电子邮件4提示
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! ?% d! \6 g5 y1 a! x 1、信箱名称
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& j z/ ~) p( V首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。 ( a8 L; }0 v }& }) C1 I
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2、邮件标题
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$ a4 Q$ ?7 [9 e8 o5 f! G$ d1 ` 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。 7 C6 V M) N$ `5 G/ {1 h
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9 x3 H- K6 j& q9 B5 d2 O 3、邮件正文
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邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。
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行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。
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' q1 U% f- C8 D+ P0 ?4、邮件附件 - Y3 T' V0 {' r
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名称清晰规范,注意反复核查。 6 g* {1 [: z8 i% C8 [& K
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注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。 1 s) M0 x r A8 ?; J' ?
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2 \3 j q! p7 l6 }0 W提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。
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三、负分公文5宗罪
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为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。
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' ?% _) K( I( m/ l" g. j8 D1.文种选择错误 4 ` z/ I- I" A7 r+ z! u! K
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公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 , K0 h2 g$ H* w; p$ c" c: F
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1 L' @1 o. O3 ?1 z- h$ x+ V公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。
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. M N2 I7 k8 u- c% I! G (1)文种选择的重要性
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9 u; J7 B: h+ l( F在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。
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% Q- o, B! R9 d# C6 [+ \+ \; F公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。
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(2)常见错误例子
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a.错乱
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如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。
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) v+ N1 w/ ]* W4 a5 i' m; T) vb.缺失 : z/ ?* e$ b/ N7 w5 `( O* b6 F
( b% a3 t1 f7 e' Y: q$ c 公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。
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c.非法
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6 k9 e( I7 k4 I; K超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。
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d.重叠
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/ o% s" k' E9 k, j故意把多个文种重叠,让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外,比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 3 c1 o, N7 r- A( K+ A1 T
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- a( U; }+ X: g# ?2.重要信息重复或者失误
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“一轮红日映朝阳”,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。 0 _) Q7 D. E: b* c& t- L
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3.核心词汇使用混乱 ( k# G: K* W. N( K+ _+ Z; M
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( A' T/ L( v6 ]% \5 n; @4 a+ z ?蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
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3 f5 A; x! O: H4.内容冗长,关键信息严重滞后
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特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。
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5.修饰性词语贫乏单调
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一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑“用户友好”,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
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; D9 k1 N. k3 W5 l3 A四、结语
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5 d1 N, k) P0 Z( t7 I% ]希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up! % P- O' \- }( l* z) I
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