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秘书工作案例解析

摘要: 哪种行为好 新星公司张总经理突然收到一封非常无礼的来信,信是由一家平时交往很深的协作单位的厂长写来的。总经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室,让他记录自己口述的回信:“我实在没有料到会收到这样一封来信, ...
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哪种行为好

新星公司张总经理突然收到一封非常无礼的来信,信是由一家平时交往很深的协作单位的厂长写来的。总经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室,让他记录自己口述的回信:“我实在没有料到会收到这样一封来信,尽管我们之间已有那么长时间的往来,但事到如今,我不得不中止我们之间的往来,并且按照惯例,我要将此事公布于众。”总经理命令秘书立即将信抄写好寄出。

问题讨论:

对于这位总经理的命令,秘书可以采取三种行为:

1.“是,马上办理。”说完,秘书回到自己的办公室,立即将信抄好寄走。

2.秘书不仅没有退下去抄写,反而直言相劝:“总经理,请您三思,给对方回这样的信,后果将不堪设想。在这个问题上,难道我们自己没有需要反省的地方吗?”

3.当天下午快下班的时候,秘书将抄写好的信递给已心平气和的总经理,问:“总经理,这封信可以寄走吗?”

你认为哪种方法正确?

 

案例3

季市长与他的秘书

    与季市长接触过的中外朋友,没有一个不敬佩他学识渊博。和他见面后,文学艺术家会把他看做知己;工程技术专家把他看成同行;井下工人和他见面后说他是贴心人;种地的老农乐意与他扳着手指谈收成;就是那些有自己研究领域里人痴入迷的“怪人”,也会与季市长有共同语言。不少人称季市长是全才、天才。只有他的妻子知道,老季不过是个比别人勤奋些的凡人。这位出了名的、勤奋的凡人后面,还有一个不出名的、更勤奋的人——市长的秘书老许。

    季市长上任伊始,就发现办公厅秘书处老许学识渊博,功底深厚。俄罗斯曾派出一个宇航科技代表团来市里访问。市长要出面接待,许秘书为此准备好了谈话提纲。会谈中,季市长不仅对世界宇航领域的发展状况作了透彻的分析,而且展望了未来的发展,对人类共同开发宇宙资源提出了一些很有见解的看法。那些宇航专家一个个伸着大拇指赞口不绝,说季市长的见解精辟,有独到之处,对宇宙尖端科学了解如此深刻的政府官员是不多见的。后来,季市长又接见了一个考古代表团。季市长从许秘书准备的材料中,不仅掌握了本省本市的古文化遗产,而且对我国最新考古成果也了解得比较全面,特别对该考古代表团成员的成果都知晓得十分具体。有位专家私下问旁人,季市长是否是考古学者出身?当他得知市长原是搞建筑的专业人员时,他惊奇得目瞪口呆。

    一天,日本一个建筑代表团要来市访问。季市长认为自己是搞建筑出身,又当城建系统领导多年,对建筑行业的情况还是比较了解的。因为工作忙,所以没有去看许秘书为他准备的资料。结果,在会谈中客人问起中国园林建筑各流派的艺术风格时,季节长一时难说清楚。好在许秘书在坐,礼貌而自然地接过话题,既回答了客人提出的问题,也顾及了领导的威信。从那以后,市长每天下班总要看看办公桌上有没有许秘书留下的资料。如果有,他一定要带在身边。哪怕工作到深夜,他也要把许秘书留下的资料读完、记住。

    前不久,许秘书积劳成疾住院了。恰巧这时美国水生物代表团前来访问。市政府办公厅为了搞一份市长参考的资料,请来了高校和科研单位的水生物方面的专家,结果搞了两天因意见不统一而写不出一份材料来。明天就要与美国朋友会谈,市长下班时习惯地看看自己的办公桌,只见一份水生物研究方面的综合资料,照例放在那儿。许秘书病中还没有忘记自己的职责。第二天,那些专家们没写出综合材料,办公厅只得安排他们一起出席座谈,以便帮助领导回答专业性很强的问题。没想到市长谈吐自如,旁征博引,毫无外行窘态。不仅美国专家对市长的学识感到吃惊,连本市的学者也大为赞叹。

    老许与市长配合了四年,市长的书籍和资料增加了五倍。市长升任省长后,每晚睡觉前看第二天需要的资料的习惯没变。秘书已经退休了,但被他画着各种符合的各类资料,还经常在原任市长、现在的季省长的手中、枕下和书桌上。

问题讨论:

从四个案例中你得出领导需要怎样的秘书?

 

案例4

曹秘书应按哪位领导的意见办

    某商业公司的孙副经理与童副经理有点小隔阂。一天,该公司的曹秘书去向分管商品购销的孙副经理请示了一项业务处理意见后,在返回的路上碰到负责广告宣传的童副经理,于是,曹秘书又向这位副经理谈了这件事。童副经理听了以后也作出指示,结果,曹秘书左右为难,两位领导人矛盾加深。孙副经理责怪曹秘书多事,不按他的意见办,加之平时孙与童有些矛盾;孙又认为曹秘书与童关系亲近些,曾在一些事情上支持过童。这样,孙副经理意见更大,认为曹秘书有意与他作对,而童副经理则认为,此业务是他引介的,曹秘书应先同他通气。

问题讨论:

曹秘书有如下方案可供选择:

    1.按孙副经理意见办事,因为他是主管这项业务的。

    2.按童副经理意见处理,因为他是业务引介人。

    3.建议孙、童通气协商,形成统一意见后,再作处理。

    4.找主要决策人——总经理裁定后,按其意见处理,这是按组织原则办事。



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本文作者
2013-3-12 21:02
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