写作：浅谈如何写好公文

    （二）句法

    切实掌握公文写作中的常用句式及其特征是十分必要的，它不仅可以提高公文写作的时效性，而且可以把公文写得言简意赅、鲜明生动。公文句式的修辞，除遵守一般写作句式修辞规律外，还要按照公文写作的特殊要求，突出自身的句法特征。常用句法有以下几种：

    １、以“为”、“为了”做句首，以直接说明目的为特征的句式。为了把行文目的准确、简明的表达出来，便于受文方理解和掌握，常用以介词“为”、“为了”做句首，并切直接讲行文目的句式。说明上又分为两种方法：一是在“为”、“为了”的后面直接写出目的、对象、内容。二是先叙述所提出公务活动中的问题，尔后在“为”、“为了”的后面用“此”、“这一问题”以此说明为什么要行文。如“为此，特布告如下：”，“为了解决这一问题，特作如下通知。”这样做可以使文字简洁明快。

    ２、以“数词”为特征的浓缩句式。为了言简的需要，在公文写作中常对一些内容特定的长句，通过附以数词手法，进行高度浓缩，使之言简意赅。比如，把党的基本路线概括为“一个中心，两个基本点”；再如“两个转变”，“三改三加强”等。浓缩句式要借助于数词或数量词。采用这种修辞方法，应当注意切勿为浓缩而浓缩，使句意难懂，甚至带来歧义。

    ３、以“综合”为特征的综说句式。使用综说句可以使公文达到简洁、精干的修辞效果。所谓综说句，即把几个并列成分联结在一起，由句中的一个相同意思的成分综合成句的一种句式。这种句式一般分作两种情形：一是综合修辞在前，并列成份在后。如把“实现干部革命化，实现干部知识化，实现干部专业化，实现干部年轻化”，综合为“实现干部革命化、知识化、专业化、年轻化”。二是并列成份在前，综合修辞在后。这种用法前句多用虚拟语气，如“只要×××，只要×××，只要×××，就要×××”，可见不仅节省文字，而且铿锵有力。

    ４、以“将”为特征的宾提句式。一些批转、转发性通知及载运总结、计划、调查报告等非法定公文时所用的法定公文（即文件头），通常在开头起笔处采用这种句式。这种句式会使语言刚劲有力。比如：“现将《×××××××》发给你们，请认真办理。”“现将《××××××》送上，请审示。”

    ５、以“是”、“妥”为特征的重后句式。公文中请示的结语，基本上采用重后句式。所谓“重后”，是指一句话中两个截然不同的含意，一个为“虚”，一个为“实”，而且“虚意”位前，“实意”在后。例如“是否可行，请批示”、“当否，请批示”。前半句是“虚意”，是作者本心不愿看到的。后半句为“实意”，是作者的真正意图。请示的结尾采用重后修辞，不仅文字精炼，而且，体现了作者的肯定性要求与工作的严肃性。

    ６、以“强调语”为首做特征的祈使句式。下行文中常用的祈使句，主要有两类：一类是带有命令语气以示肯定的句式。如“必须×××”、“要×××”、“坚决×××”、“严格×××”等，其中处于句首的“必须”、“要”、“坚决”、“严格”均属强调性词语。另一类是带有禁止语气以示否定的句式，如“不准×××”、“严禁×××”、“禁止×××”、“打击×××”等，它们大都是冠以“禁止”、“制止”、“严禁”、“不准”、“不得”等强调意义词语，以示庄重、严格。一些强调词语在祈使句中运用，能进一步加强祈使句的强调语势，给人一种必须照办，不得有误的感觉，这与下行文“令行禁止”的风格与意境密切吻合。

    ７、以“了”为特征的陈述句式。公文中的陈述句有其运用特点，一般在一些类似于“解决”、“完成”、“锻炼”、“推动”、“开展”、“巩固”、“克服”、“取得”等动词的后面加助词“了”字，直接表示事情的完成时态，下面带宾语，形成一种完成了某一工作、任务，解决了某一问题、困难，取得了某一成绩、进展等时态的动宾句式。公文中采用以“了”为特征的陈述句式，有利于把话说的直接、简短、明快，这与公文写作“开门见山”、“直来直去”的意境是紧密相关的。

    （三）语气

    一般说来，日常所用语气种类繁多，但使用于机关公文的并不多，常见的有以下几种：命令语气、指教语气、定义语气、说明语气或称介绍语气、论述语气、陈述语气等等。行政公文的语法语气不同，给人的内在感受也大相径庭。

    １、祈使（命令）语气。这种语气是由上级或领导者对下提出一种不得违背、必须遵循执行的语言气势。这种语气更能够体现出权力的强制性和约束性。恰如其时其地用一些命令式语气，可以提高感召力，体现出政治权力的力量。但命令式语气使用不当，例如场合不当、层级不当、比例不当等，都容易在下级中产生一定的心理抵触因素。

    ２、指教语气。指教语气是老者对少年，上级对下级常用的一种启发教导式的言辞。这种语气有着启发人、教导人、引导人去做某些事情的鼓动力。有机关文字中用好指教语气能够充分体现出行政管理的层级和上级机关要谋求达到的行政管理目标。但指教语气的用场受讲授者和接受者的制约很大，用不好容易产生负作用。

    ３、定义语气。定义语气一般用于教科书中，之所以在此列出，是因为把某些概念和定义用在公文中常常起到强化人注意力作用，在一种比较客观平等的气氛中，引导人们的思路，向要表达的方向逻辑延伸。这种语气是一种学识多和经验多的表达形式，有一定的征服力，往往可以体现出讲话者处于较高的理论水平和实践层次，强化讲话者的威望。这种语气在理性表达时效果较好，但使用过多会让文章呆板。

    ４、说明语气。说明语气给人们的感受不是强制性的，但却有潜在的让人接受的作用，也就是在平静之中有着潜在的征服作用。它能让人在了解事物的真实情况的同时，不自觉地接受某些观点和看待问题的态度。同时，说明式语气也会给人谦虚的印象。

    ５、论述语气。论述语气在公文中，特别是在领导人的讲话中常常使用。这种语气看似是对某一论点进行全面的论述，但在机关公文中应用，目的是为了统一人们的思想认识，是为了行政沟通，因而论述式语气的用途往往是说服人，但论述语气过浓，会使文章呆板，没有灵气。

    ６、陈述语气。这种语气与说明式语气比较接近，但不带有对事物的看法，而只是叙述事情发生变化的经过。这种语气常常用于情况反映之类的文字材料中，主要对一个事物进行客观地讲叙，而不带有讲授者的观点。

    公文中要讲求语气的使用艺术，合理使用好语气非常重要。语气用得好，能使文字材料充分表达行文主题，达到良好的效果。但是在机关文字工作中，人们常常由于语气使用不合理，使公文达不到令人满意的效果。用好语法语气应注意以下几点。

    （１）确定语气基调。语气基调指整个文章语气基本特征。其方法：一是根据文种格式确定基调。二是根据对象确定基调。三是根据事物的重要程度确定基调。

    （２）注意语气搭配。语气的搭配是指在文章段落中各种语气的使用结构。一是根据表达的主题确定语气搭配。二是根据行文方向确定语气搭配。三是根据重要观点确定语气搭配。

    （３）把握语气变化。主要做到三个结合，一是强制与说服相结合，使读者（听者）达到自觉执行的效果。二是理性与感性相结合，给读者（听者）客观真实的感受效果。三是说理与启发相结合，给读者（听者）亲切可信的影响效果。另外，讲话稿要符合讲话人惯用的语气。要根据公文写作的需要和讲话人的思维习惯、讲话习惯、表达方式习惯去写作，去思考。