谈谈行政机关的公文写作

   公文是行政机关依法行政和进行公务活动的重要工具，熟练掌握公文写作的基本知识和基本技能，是政府机关工作人员必须具备的基本功，也是领导干部应当具备的基本素质。我们毎一个机关工作人员特别是文秘人员，都要提高自己的公文写作能力，以及与之相关的认识能力、思维能力、依法办事能力、审核把关能力、沟通协调能力、调查研究能力、督促检查能力，等等。在一定意义上说，公文写作能力是上述各种能力的综合运用和具体体现。

    一、公文写作的一般方法

    公文写作有没有规律可循？回答应该是肯定的。世界上一切事物都有规律，公文写作作为一种政务活动也不例外。

    (一)公文写作“三步曲”。

    公文的写作过程，大致可以分为酝酿准备、草拟初稿和修改定稿3个阶段。

    1.写作前要做好充分准备工作。“凡事预则立，不预则废”，就像盖房子一样，公文写作在动笔之前，也要对其有一个完整、祥细的规划和准备。一是，要确立主旨。二是，要搜集和选择材料。三是，要谋篇布局。

    2.草拟初稿要一气呵成。准备工作好比是“十月怀胎”,起草初稿则是“一朝分娩”，初稿写作不顺利，就难于高效率地完成写作任务。初稿尽可能写得丰厚一些，尽可能把与主题有关的材料写进去，把语言展开一些，不一定求精求简，而应该力求表达周到。

    3.修改文稿要反复审核推敲。一是，要站在行文者的角度检验公文的准确性。二是，要站在受文者的角度检验公文的可行性。三是，要认真推敲文字。

    （二）公文的一般结构。

    1.开头部分。常见体式有如下4种：（1）根据式开头（2）叙述式开头。（3）结论式开头。（4）目的式开头。

    2.主体部分。

    主体部分主要是安排好层次和段落、过渡和照应。“层 次 ”是指文章思想内容的表现顺序，也叫“部分”；“段落”是指公文正文的基本构成单位，也叫“自然段”。“过渡”是指相邻层次、段落之间的衔接；“照应”是指不相邻的层次之间的呼应、联系。

    3.结尾部分。常见体式有如下4种：（1）总结式结尾（2）希望式结尾。（3）说明式结尾。（4）套语式结尾。

    （三）公文写作的基本要求。

    1.观点鲜明，情况确实。观点鲜明，就是公文的主题和为主题服务的各个观点要清楚、明白。公文的观点是从大量的材料中概括提练出来的，一篇好的公文，一定要概括提练出几句让人印象深刻的好话。情况确实，就是公文所使用的材料要具有真实性、客观性、典型性。公文的观点和材料要统一，观点要能够统帅材料，材料要能够说明观点。

    2.结构严谨，条理清楚。就是公文内容的安排层次要分明，条理要清楚。公文的开头、主体、结尾三部分要齐备，正文各个部分之间要有严密的逻辑关系，不能前后重复，不能前后互不相干，更不能前后互相矛盾。

    3.表述准确，字词规范。就是要正确使用语言文字，做到文到意到，文从字顺，符合文法，符合逻辑；正确使用叙述、议论、说明的公文表达方式。用词、用字要规范。

    4.直述不曲，力求简短。就是要开门见山，一落笔就直接指向要处理的事件或要解决的问题。公文的语言不能有言外之意、弦外之音。公文要尽量使用短句，不用或少用长句。要精简文字，竭力将可有可无的字、词、段、句删去，做到言简意赅，文约事丰，去一字不可，多一字冗余。

    5.符合法律，体现意图。就是公文内容必须符合党和国家的方针政策和有关法律法规，公文要依法而制。同时，起草公文要体现领导的意图，起草前，要准确把握公文要解决什么问题，领导有哪些具体想法和重要观点，都要一一搞清楚。

    二、公文写作要运用公文语言

    所谓公文语言，简言之，就是符合公文语体和公文规范要求的语言。公文语言是公文写作中一个极其重要的问题。一篇公文，无论它的主旨如何正确、鲜明、深刻，材料如何充分、详细、具体，结构如何巧妙、合理、得体，但如果没有完善规范的语言作载体，也不会取得令人满意的效果。

    (一)公文语言的特点。

    1.实用性。实用语言是相对于文学语言而言，公文语言的实用性是由公文的性质、功用、特点所决定的。实用语言和文学语言虽然在词汇、语法上没有太大的区别，表面看起来是一种语言，但它们完全是两种不同的语言。

    2.规范性。即按照公文的要求必须遵循的语言法则。公文语言可以说是一种循规蹈矩的语言。

    3.模式性。在公文写作中，沿用一些固定的模式化语句和词语的现象比较常见，有些公文用语甚至在关键之处必须使用。

    公文常用模式用语： 
(1)称谓用语，如：本(第一人称)、贵(第二人称)、该(第三人称)； 
(2)开端用语,如：根据、据、依据、按照、本着、兹因、鉴于、为了……特，等，主要说明发文缘由、根据或目的。 
(3)引叙用语，如：前接、顷接、近接、近悉、欣悉、惊悉、已悉、均悉，等，主要用于引导公文直接叙述事实和主张，使语言表达直截了当，开门见山。 
(4)经办用语，如：如经、业经、兹经、即经、拟，等，主要引出对有关事件办理过程的叙述和说明。 
(5)承启用语，如：为此、故此、就此、综上所述、总而言之、有鉴于此、由此可见，等，主要用于使公文从对事实的介绍述说转为对问题的阐发概括，从而起到过渡作用。 
(6)期请用语，如：拟请、恳请、谨请、务请、烦、务、务即、希予、盼、切盼、渴盼，等，主要用于向受文者表示请求或希望，是一种尊重对方语气和缓的公文礼貌用语。除法律公文外，大多数公文可以用这类词语。 
(7)表态用语，如：如应、理应、本应、确应、 即办理、拟予、缓拟，等，主要用于表示对事物的认识、态度、主张等。 
(8)结尾用语，如：此复、此令、此布、特此函复、为盼、为荷、自…..起实施，等，主要用于表示行文目的、要求，包括执行要求；或表示感激、盼望、训诫等方面的公务实用特色，同时也给阅文者以正文已结束的明确表示。 
(9)判断用语，如：系、确系、果系、纯系等，主要用于表达判断关系。 
(10)征询用语，如：妥否、当否、可否、是否可行、是否妥当、请予批转、当否，请批示等，主要用于体现公文的行文关系及高度的组织观念，同时也表示有礼貌地征求意见，带探询、商洽、请求的语气，表示对上级的尊重。 
(11)受事用语，如：蒙、承蒙、荷、是荷、为荷等，主要用于平行文和涉外文书，表示感激承受。 
(12)报送用语，如：呈请、呈报、呈文、呈上、迳报、送达等，主要用于表示公文或者有关资料上报过程、方式和要求。