浅论提高办公室效率的几种途径

一、办公室的重要地位及其作用

    任何组织、单位都有一个常设机构——办公室。办公室是组织人们从事经济和社会活动的场所。它在职能部门中处于核心地位。它处于承上启下、联系左右、协调内外、沟通四方的枢纽地位，承担着大量的文稿起草、综合协调、会议筹备、信急反馈、督促检查、应酬接待等多项任务，是各单位、各部门的参谋部、协调部、后勤部。其特殊的地位是其他任何一个部门都不可替代的。

    办公室的特殊地位，决定了它在各单位、各部门的重要性。其作用主要表现在以下三个方面：

    综合协调作用。各单位部门之间的相互配合、和谐工作，在很大程度上是通过办公室的指挥、组织和协调来完成的，全局性的中心工作和重要活动，更要依赖办公室的合理安排和调度。办公室作为沟通上下、联系左右、协调内外的枢纽，其纵向、横向的关系错综复杂，只有处理好这些关系，才能保证整个机构的正常运转。

    参谋助手作用。办公室不单纯是办文办事，还必须帮助领导科学决策。要想领导之所想，更要想领导未想；要超前谋划，更要事后落实。

督促检查作用。督查工作就其实质来说，是实施决策、执行工作、办理事务、落实批示的一项后续保证手段，决策发出后，督促检查抓落实就显得尤为重要。办公室督查功能越来越受到领导的重视和关注，它已成为办公室服务于领导的一项重要内容。

二、影响制约办公室工作效率的因素

人员素质不理想。人是社会活动的主体，人的素质的高低，不但决定其本人的工作能力和水平，同时也影响一个单位或部门的整体工作水平。某些基层办公室领导者的自身素质、修养根本不是当领导的典范，平时老是忙于应酬，遇到麻烦或棘手的事经常是推给办公室的下属工作人员去做，自身缺少应有的领导风范和决策力，这种领导者又何以发挥其“亮点”，带领下属人员去提高办公室整体效益呢？此外，整个办公室的工作人员总体表现出：一是创新能力不够，二是综合素质不高，导致管理高耗低能。

管理制度缺监督。江泽民曾指出：“我们各级领导和机关长期以来存在一个比较薄弱的环节，就是布置多、检查少，或者说严重一点，就是有布置、无检查。我们应该下决心改变这种状况，做到布置一项工作就要把它落到实处，抓一件是一件。我看办公厅应该发挥这样的督促检查作用。如果这样，我们机关效率就会高很多”。这对我们办公室的管理具有指导意义，一项好的制度，在工作的开展中起着指导作用，但是制度的实施需要切实有力的监督体系来保障。但目前许多办公室空有一套完善的制度，却缺少落实、督查，再好的制度也只能是“空中楼阁”，对实际工作来说，起不了太多的作用。

机构设置不合理。健全合理的机构是整个单位得以正常运转的重要保障。一个合理优化的机构设置，对单位的整体效率提升起着至关重要的作用。办公室的机构设置当然也不例外，目前许多办公室的机构设置不尽合理，管理层次与管理人员的比例欠妥，有些办公室里主任一个、副主任两三个，但下属下作人员却只有一人，存在着头重脚轻的现象；也有的办公室主任只有一人，可下属下作人员有七八个，工作分得过细，造成“各人自扫门前雪，哪管他人瓦上霜”的局面，这些情况的出现都不利于办公室工作的顺利开展。

硬件设施欠缺、落后。一个国家的硬件设施状况，在一定程度上反映了这个国家的经济和科技实力。虽然我国大力发展科技，普及硬件水平，但当今在我国、我省，许多不发达地区，特别是偏僻、边远的乡镇政办公室连起码的办公桌椅都破烂不堪，更谈不上现代化的办公设备了，即使有些地方有，也是即将被淘汰的、落后的设备，总体面貌不容乐观。